仕事を劇的に変える40の習慣
概要
仕事の成果を正当に評価してもらっている人がいる一方、がんばっているのに結果を評価されない人も少なくありません。
べつにサボっているわけではなく、本人は精一杯の努力をしているのに、「そういうモノを期待していたわけではない」と否定されたり、「あの人の仕事にはミスがあるかも」と偏見を持って捉えられたり、という場面を数えきれないくらい見てきました。同じ努力、結果を出しているはずなのに、他の人よりも低い評価を受けてしまう「報われない人」が存在するのはなぜでしょうか？
その答えを知るために、過去の経験／世間一般で知られている仕事術を全てリスト化し、その有用性を自身で確認して、効果の高いものを体系整理したのがこの図解です。
あらゆる仕事は、 “仕事の中身”と“仕事の流れ”に分かれます。中身（コンテンツ）と、段取りや調整（ロジスティクス）の話はまったく性質が異なるからです。さらに、 “自分向け”と“相手向け”にも分かれます。自分に向けた仕事のやり方と、相手に向けた仕事のやり方はやはり性質が異なるからです。
これらを軸にすると、①相手の話を正確に「聴く」、②情報を分かりやすく「伝える」、③効率的に仕事を「段取る」、④働きかけて相手を「動かす」、の4つに整理され、仕事のやり方を体系的に意識できます。４つの基本的な考え方は別途解説するとして、この記事では40の習慣について解説スライドを以下に掲載していきます。
習慣①まずは言い分をすべて受け入れる
伝えたいことを気兼ねなく言える関係を構築することは、「聴く」ための第一歩です。
相手が腹を割って話してくれない理由は、あなたとの間の信頼関係が十分なレベルではないからです。自分の評価を貶めるかもしれないことに協力する人はいません。あなたが最初にすべき「聴く」ための努力は、相手との信頼関係を高めることです。これは「アクティブリスニング」の「承認」と呼ばれるテクニックです。こちらからは意見を伝えずに相手が伝えたいと思っていることを存分に言わせ、ヒアリング相手と同じ側に立っていると認識させて、悩みを共有してもらえます。
習慣②うなづき、繰り返し、言い換える
あいづちを重ねて共感を示すと、話しやすい雰囲気を相手に与えます。
“うなづき”、“繰り返し”、“言い換え”を会話に交えることで、ヒアリング相手と自分の距離感を縮めます。こまめに“繰り返し”のあいづちを会話に挟むことで、相手の方から認識齟齬を修正してくれます。
習慣③誘導質問を避ける
早く結論を得ようと回答を急かすと、本心を喋らなくなる人もいます。
相手から意見を引き出すことと、自分の思い込みに当てはまる意見を引き出すことは異なります。相手が言い淀んでしまっても、当人が次の言葉を続けるまではじっと我慢して、ありのままの発言を引き出すことを心がけて下さい。後日確認することを前提として、会議中の質問を切り上げてしまうのも一つの手です。
習慣④話を最後まで聞く
最後まで話を聞いてもらえなかった相手は、フラストレーションを抱え込みます。割り込んできた相手と心理的な距離があるほど、その思いは強まります。それが転じて、相手に対するネガティブな気持ちが生まれ、その積み重ねが非協力的な態度や消極的な姿勢につながります。
相手の意見を遮って意見を述べず、間違った方向に議論が進んでいると思ったら、話の前提を確認し、必ず認識を合わせます。
習慣⑤いつもメモを取れる態勢でいる
上司から「ちょっといい？」と声を掛けられたとき、なにも準備せずに話を聞き始めて、後から「メモ取っとけばよかったな」と思ったことはありませんか？
オフィスや会議室の対面コミュニケーションだけでなく、オンラインのチャットでも、相手との対話を始める前に、手元にメモを取る準備をしておきましょう。対面ならノートとペン、オンラインならメモ用ツール（OneNoteなど）をすぐに使える状態にしておきます。
何もかも1冊のノートに時系列で書き加えるようにすると、昔のメモも見つけやすいです。日付／時間／主旨を最初に明記し、あとは自由に書きこみます。誰かの発言であれば人名を添え、決定事項／ToDoにあたるものは、当該個所にマークをつけると見返すときに一目で分かります。デジタルツールも基本は一緒ですが、案件ごとに新しいページを作って、対話後に分類整理するとさらに使いやすいです。
残りの習慣について
この記事は今後、残りの40の習慣について解説を加えていきます。ぜひこの記事に「スキ」をして後から参照できるようにしてみてください。
参考書籍
これらの仕事術は下記の本の中で解説しています。自分自身が納得できる仕事術の本に出会えなかったことをこの本にまとめました。肩の力を抜いて気軽に読める内容にしているので、仕事術のカタログとして用いると使いやすいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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