「社員が結果を出せる」リモート時代のおすすめツール！ 秘訣は非マネジメント？
私たちジョイゾーは、10年前に創業以来ずっと「楽しく働くこと」を大きなテーマにしています。
リモートワークはコロナ以前から進めており、誰でもリモートワークOKとなっています。
ただ以前は、ほとんどの社員が出社することを選択していました。
2020年の春からは、代表である私を含めた役員の2人だけがたまに出社し、それ以外は基本的に全員がリモートワーク。お客様とのやり取りもリモートと対面の両方を用意していたため、現在はほぼリモートになっています。
今回は、私たちがリモートワークでも楽しく充実した仕事を進めるために導入しているツールや、取り入れている施策を紹介します。
社員を信じ、コントロールしようとしないこと
施策といっても、それほど仰々しいものではありません。
なぜなら、私は社員をプロとして信じていますし、責任をもってセルフマネジメントしてくれるものだと思っているからです。
リモートワークでは、目の前にいないからと分刻みでコントロールしようとする経営者もいるようですが、オフィスにいたとしてもそんな管理の仕方はしていないはず。
リモートワークになってもそれは同じです。
もちろん、結果は出してほしいので、そこに期待はしています。
ただ、やり方にまでは立ち入りません。
私が期待していることがあったとしても、本人がそこを目指したくないかもしれない。それを無理強いするのはどちらも幸せではないですよね。
ゴールさえ共有できていれば、やり方に対する期待値のズレが起きても何も問題ありません。
あまり管理しないことで、社員からは私の態度を少々冷たく感じてしまうかもしれません。
その分は、取締役である四宮琴絵（以下、琴絵さん）が社員の後押しをしたり、フォローしたりしてくれています。そうやって、経営陣としてバランスを取っているつもりです。
とはいえ、リモートワークに限っていうと、仕事の感覚はやってみないとわかりません。
一人暮らしであれば、下手をすると誰とも話さずにパソコンに向かうことになりかねない。
集中力のある人ほど、休憩や食事もとらずに暗くなるまで没頭してしまうこともあるでしょう。意識的にオンオフの切り替えをしないと、自分では気づかないうちに疲労やストレスが溜まっていきます。
そのため、会社である程度の取り決めや機会を設け、オンオフの切り替えや、セルフマネジメントがだれでもできるような工夫を取り入れています。
kintoneでどこでも仕事。日報が新入社員に効果的
そもそも、ジョイゾーの業務はクラウド上のkintoneで担っています。パソコンさえあればどこでも仕事ができる状況でした。
また、ちょうど緊急事態宣言の前に、請求書などをペーパーレス化しており、オフィスでしかできない仕事はほぼなくなっていたのです。
コロナ以降、技術職だけでなく総務のメンバーも完全リモートワークにしましたが、特に問題はありませんでした。
案件の管理やライセンス販売、契約情報や請求書の管理など、業務系のものはすべて自宅からkintoneを使うことでオフィスにいるのと遜色なく仕事ができます。
kintoneは基本的に業務がメインですが、コミュニケーションにも役立ちます。
私たちがリモートワークとともに取り入れたのは、毎日の日報です。
もともとは、私も琴絵さんも業務日報が大嫌いだったのですが（笑）、新卒の新入社員が入社と同時にリモートワークとなったため、仕事内容や困っていることを可視化できるのではないかと取り入れました。
不安を解消したり、それをフォローしたりする目的です。
スタートしてみると、意外な効果がありました。
日報は社員の誰でも見られるので、それに対してほかの社員がいろいろとコメントをしてくれるのです。
コメントがあると書いた本人もモチベーションが上がり、そこからさらに活発なコミュニケーションが生まれます。
本人が「言うほどでもないだろう」と思っていることも、フォローしなければいけない内容である可能性があります。
日報という毎日の発信だからこそそれが可視化され、こちらが気づくことができるわけです。
たとえば、ある社員が「机がないので座椅子とこたつで仕事をしています」と書いていたことがありました。すごく腰に悪いしストレスになるからと、環境をヒアリングして「椅子と机が置けないならゲーミング座椅子を経費で買おう」と提案ができたのです。
始業終業のあいさつと日々のやりとりはLINE WORKS
日々の細かいやり取りは、LINE WORKSを利用しています。
ビジネス版のLINEで、通常のLINEと同じように使えます。日本人にはなじみが深いUIなので、初めてでもすぐに使いこなせます。
kintone上でもコミュニケーションは取れますが、掲示板に近い感覚です。リアルタイム性がチャットと比べるとすこし落ちるため、すぐに返信が欲しい細かなやり取りはLINE WORKSを使うようにしています。
全社員にやってもらっているのは、始業と終業時に投稿すること。
朝は「おはようございます」というあいさつとともに、今日のタスクを書きます。それを全員が見るので、「打ち合わせが多くて忙しそうだから手伝いましょうか」「○○の会議に同席してもいいですか」といったコミュニケーションが生まれます。
また、本人が今日やることを整理して認識するのも意味があるでしょう。
仕事を終えるときにも、「これで終わります」「おつかれさまでした」などと、一言投稿してもらう。そうすることで、仕事モードをOFFにするきっかけにもなります。
人知れず働きすぎている社員などをケアすることができます。
Zoom会議は録画。議事録とともにシェア
会議にはZoomを利用しています。これはもう、説明不要でしょう。
フルリモートワークになる前は、リアルに参加する人と、Zoomでつなぐ人に分かれていました。
フルリモートワークになってから全員がZoom経由になり、全体会議や定例会議など、主要な会議は録画をするようにしました。
月に1回の全体会議や、週1回のSIチームの振り返り会などを定例で開催していますが、どうしても都合が悪く出られない人がいる。
議事録だけではつかめない表現や雰囲気などをあとから確認できるようになり、伝わる情報量が格段に上がったと思っています。
以前も今も議事録は取っているので、さらっと確認したいときには議事録を見ればいい。
どちらか適切なほうを選べることに大きなメリットがあります。
oViceでオフィスにいるように雑談する
最近導入したのは、oViceというツール。バーチャルオフィスのサービスです。
私たちはもともと雑談が多く、それによって会社の雰囲気が良くなり、仕事がスムーズに進められていた側面がありました。
oViceでは、ジョイゾーのオフィスに近いレイアウトが画面上に現れ、その上にそれぞれのアイコンが並びます。
誰がどこにいるのかが全員から見える状態で、会議や雑談ができるのです。
「ここでAさんとBさんが打ち合わせをしている」ということが見えて、自分のアイコンを近づけていくと、話している内容が聞こえる。
話すときにはZoomのようにビデオをONにして話したり、画面共有したりできます。
実際には離れた場所にいても同じ場所にいるような感覚になれますし、ちょっと様子を見たり、「15分だけいいですか」と話しかけたり、といったことがしやすくなるのです。
さらに、朝の9時半から10時までを雑談タイムとして設けることにしました。
仕事のオンオフを切り替えるのがひとりでは難しい人も、少しだけ雑談して「さあ、仕事しようか」とお互いに言い合うことでメリハリがつけやすくなります。
もちろん強制ではなく、気が向かない人は入らなくてもOK。一人ひとりが判断してもらえればよいと考えています。
雑談タイムは、もちろん業務時間内です。
1日8時間も、ずっと集中して働けるものではないでしょう。
やることをやってくれれば、ちょっとした時間に雑談をしたりニュースやSNSを見たりするのは、生産性を上げるために必要な行為だと思います。
リアルとリモートのかけ合わせ
ほとんどの社員はリモートワークで問題ないと考えていますが、これから社会に出る新卒の社員は何も知らないまっさらな状態。
身につけなくてはならないことが多岐にわたるので、リモートワークだけでは本人が受けれる情報量が少ないと考えています。
社内の業務の流れやSIビジネスの基本、kintone開発の基本といったベースとなる部分は、対面でひざをつけ合わせながら学んでもらい、その後にリモートワークに移行することで、最短で一人前としての土台ができるのではないかと考えています。
そのため、今後はコロナの状況を見てにはなりますが、入社後半月から1カ月ほどはほかの社員とともに出社してもらい、その後にリモートワークへ移行することを考えています。
それくらいの期間であれば、遠方に住む人も一時的に東京へ来ることも可能でしょう。
一定期間リアルに交流をしていれば、その後リモートでやりとをしても印象を補完することができ、よりスムーズなコミュニケーションが取れるでしょう。
こんなふうにして、ジョイゾーでは、最適なリモートワークの形を日々アップデートしています。
＊注……ジョイゾーメンバー間のやりとりを公開した画像はすべて、本人にも了解を得て掲載しています。
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ジョイゾーは、エンジニアリングで新しい波を広げます
ジョイゾーは、サイボウズ社の「kintone」（キントーン）を専門にコンサルティングやシステム開発を行うSIerです。すべての人生を楽しくするために、SIerとしてエンジニアリングの可能性を追求しています。
（株）ジョイゾー代表取締役社長・四宮靖隆。サイボウズのkintoneビジネスにコミットし、Mr.kintoneとの呼び名も。SIを再定義し、仕事も人生も「楽しい」世界を実践中。
編集協力／コルクラボギルド（取材構成・栃尾江美、編集・平山ゆりの）
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