面倒くさがりが考えた業務改善ご提案

人の振り見て我が振り直せ？

こんにちは、はじめまして。
とある金融系の企業で事務をしています。
日々雑務に追われていますが、『社員の仕事はルーチン作業をこなすことではなく、「業務改善をすること」である』とエライ人から教えられ、雑務をこなしながら（気持ちは）常に業務のムダに目を光らせています。

そんな感じで、社内のペーパーレス化はかなり進んでおり、アナログな紙や押印の作業はほぼ無いと言っていいほどです。そのため、今はいかにストレスなく仕事が効率的にできるか、が社内でも重要になっています。

私はかなりの面倒くさがり屋でこの性格が原因で仕事が非効率になることが多々ありますのでその原因と解決策を探っていきたいと思います。

課題①：面倒くさがりあるある？ファイル探しに時間がかかる

What（どのような課題か）

作成した資料や、受領したデータをついデスクトップやダウンロードフォルダに保存してしまい、結果、後から必要なデータを探す際にパソコンとにらめっこする時間が発生する。
また、定期的にデスクトップ上のフォルダを整理する時間が発生する。

Who（誰の課題か）

基本的に、自分だけが影響を受ける課題です。
ただ、場合によっては、データを待っている方をお待たせし、その人の業務も滞るかもしれません。

When（いつ起こる？）

資料を編集したいと思った際や資料を提出するためにメールやシステムに添付する際に発生します。

Where（どこで起こる？）

仕事中はいつでも発生します。
資料提出の締切り時間直前にファイルが見つからないと特に焦ります。

Why（なぜ解決されていないのか？）

「保存先を指定」→「新しいフォルダを作成」→「名前をつける」→「新しく作ったフォルダを保存先に指定」→「ファイルに名前をつけて保存」
この工程がとにかく煩わしいと感じてしまい、会社のパソコンが重い日は特にデスクトップに保存という楽な道に逃げてしまいます。
また、保存ルールもなく、ファイル名に日付を付ける程度なので、探しにくさを助長させます。

★How（どのように解決するか？）

面倒くさがりな自分はルールを決めても３日坊主で終わることがほとんどです。このマインドを変えることが必要とわかりつつも、己を信用ができないのでRPAに機械的に処理してもらいたいと思います。

①保存ルールを決める
　例）業務名_名前_日付
②保存ルールに従い毎朝RPAにフォルダを整理させる

課題1.5　社内ファイル管理の見直し

　課題①を発展して、当社は社内のファイル管理にboxを使用していますが、統一ルールでフォルダ整理がされていないため使用したいファイルがすぐに取り出せないという課題①に類似した事象が発生しています。

・What（どのような課題か）
　全社で3年以上boxを使用しているため、格納されたファイル数が多いだけでなく、全体的にフォルダの構造が複雑化しており必要なデータがすぐに取り出せない状態になっています。ファイルを探す際は過去の経験に基づいて、このあたりに格納されているだろうと予測しながらフォルダを何度もクリックして探しています。
・Who（誰の課題か）
　フォルダ管理はフォルダを作成した部署で整理しなければなりません。
・When（いつ起こる？）
　申請時のデータフォーマットや過去の議事録の閲覧など、ファイルを探す際に発生します。これは課題①と同様です。
・Where（どこで起こる？）
　仕事中はいつでも発生します。
・Why（なぜ解決されていないのか？）
　課題①と同様に、やはり全社で統一的な保存ルールがなく各部で自由な管理が行われています。
★How（どのように解決するか？）
　-課題①の解決法を１部署で導入し、効果的であれば全社展開する
　-6階層より深いフォルダ構造にしない

(参考)フォルダ構造のベストプラクティス

課題②：忘れてた！３日前にされた依頼

What（どのような課題か）

日々の業務の中で手数のかかる面倒な依頼を人からされること、ありませんか？今やってる作業があるから後で、お昼休憩をとってリフレッシュした後で、でそのまま忘却の彼方へ行き、３日後に「まだですか？」と言われ冷や汗をかいた経験が私はあります。

Who（誰の課題か）

これは、自分のみです。
忘れることによって依頼者に迷惑をかけます。

When（いつ起こる？）

依頼された瞬間に「後にしよう」と思ったら、終わりです。

Where（どこで起こる？）

仕事中はどこでも発生しますね。

Why（なぜ解決されていないのか？）

パソコンの付箋やメモ帳にTODOをリストアップすることを試しましたが、タスクを記載し忘れたり、付箋やメモ帳を閉じてしまい、結局対応が漏れることがありました。課題①もそうですが、手間をかけて失敗を防ぐということが面倒くさがりにはハードルが高いため、機械的に処理しなければ解決しないと考えます。。

★How（どのように解決するか？）

手作業でTODOリストを作るのは手間ですのでLINE Botの力を借ります。
LINEは音声入力もできるので忙しい時でも楽に入力できます。

①LINE Botに受付したTODOと期日を入力します
②LINE Botはスプレッドシートにタスクを保存します。
③LINE Botは定時でタスクを通知します。
④完了したタスクはLINE BotにIDで連携し次回から通知を除外します。

または、人に依頼する際はメールや電話でお願いして終わるのではなく、依頼者側がLINE Botを通じてTO DOに掲載するのも良いかもしれません。

課題③：信用問題に発展！？ベンダー管理（入退室編）

What（どのような課題か）

社内常駐ベンダーなど、自社以外の所属社員は入退室権限が数か月を上限に設定されており、期限が切れる前に延長申請をコンプライアンス担当にしなければ当日入室できないということが発生してしまいます。
常駐開始のタイミングが人によって異なるため、この延長申請を忘れて当日執務室に入れない、ということが発生することがあります。

Who　（誰の課題か）

延長申請は自社の社員が行わなければならないため、対象は自社社員です。

When（いつ起こる？）

毎月月末までには延長申請の承認が完了していなければならないので、余裕をもって申請しなければなりません。

Where（どこで起こる？）

仕事中はどこでも発生しますね。

Why（なぜ解決されていないのか？）

先述しておりますが、常駐開始のタイミングによって期限が異なるためリスト管理が必須です。ただ、管理する人数が多かったり、離任・着任が頻繁に発生するプロジェクトの場合、リスト管理が煩雑になり申請漏れにつながることがあります。

★How　どのように解決するか？

課題①と課題②の「How」の合わせ技で解決したいと思います。
①LINE Botに延長申請に必要な情報を入力します。
②LINE Botはスプレッドシートに情報を入力します。
③RPAは最終週の月曜にスプレッドシートを読み込み、期限延長対象者の申請書を作成します。
④離任が発生した場合はLINE BotにIDで連携しスプレッドシートから削除します。

おわりに

ほんの一部ですが、身の周りのちょっとした課題と解決策を5Ｗ1Ｈで検討してみました。いずれの解決策も無料でできるのが利点です。
まずは自分の仕事の進め方を最適化し、次の業務改善につなげたいと思います。