Gmailの新着メールをLINE WORKSにつぶやく (1.概要編)

どうも、イリエモンです。
いままでPTA活動をしたことがないのに、2023年度(令和5年度)のPTA会長を引き受けることになりました。
PTAのあれこれをこのnoteで報告します。

この記事はすこし技術寄りの内容です。

Gmailの新着メールをLINE WORKSにつぶやきたい

イリエモンのPTAでは、役員同士の普段のやり取りにLINE WORKSを使い、保護者やPTA外の方々との窓口としてGmailを使っています。(下の図の上側の絵をご覧ください)

LINE WORKSにもメール機能がありますが、有償プラン向けの機能のため予算の関係でGmailを利用することにしました。
PTA役員全員がGmailに届くメールをリアルタイムに見られるように、Gmailの新着メールをLINE WORKSのグループチャットにつぶやく機能を作りました。

PTA関係者のコミュニケーションの流れ(上側) と 新着メールをつぶやく機能の概要(下側)

GASを使ってAPI経由でBotにつぶやかせる

Gmailつぶやき機能は、上の図の下側の絵のように実装しています。
Googleではサービスの自動化や連携のためGoogle Apps Script (GAS)というプログラミング環境を提供しています。
Gmailつぶやき機能は、スタンドアロンスクリプトとしてGoogleドライブ上にGASのプログラムを置き、10分ごとに次の動作をさせてLINE WORKS上のBotがメールをつぶやいています。

1. Gmailの新着メールをチェックする
   ※スターが付いていないメールを新着メールとして扱う

2. 新着メールの内容をLINE WORKSのAPIへPOSTする
   ※つぶやく内容は、差出人アドレス、受信日時、題名、本文

3. POSTしたメールにスターを付与する

制限事項として、添付ファイルは見られません。つぶやく本文の長さを1,000文字までにしています。APIの仕様では全体で2,000文字までつぶやけますが、長いと見づらいので本文は1,000文字までとしました。
添付や長いメールはGmailの画面を直接参照する運用にします。

Google側の設定手順は下の記事をご覧ください。

LINE WORKSの設定はAPIとBot

LINE WORKS側にはAPIを受け取るための認可情報をアプリという単位で登録します。
また実際にユーザ側に見えるBotを作成してアプリと紐づけます。
LINE WORKSのAPIは現在バージョン1.0と2.0が提供されています。1.0は2023年4月30日で提供終了予定のため、今回は2.0に対応した実装としました。
Botは役員のみが参加するトークグループに所属しているので、メールの内容を役員がほぼリアルタイムに閲覧することができます。

LINE WORKS側の設定手順は下の記事をご覧ください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
では、またっ！