【PTA】1万数千枚のチラシ仕分け作業
どうも、イリエモンです。
PTA活動未経験から都内の公立中学校のPTA会長になり2年目に入りました。
PTAのアレコレをこのnoteに書いています。
自治体内の全公立中学生へチラシを配布
イリエモンは今年度も自校のPTA会長以外に、自治体の中学校のPTA連合(P連)の役員として運営に携わっています。
今年度のP連の活動として、中学生と保護者を対象としたイベントを企画しました。
イベントの対象者は、P連の加盟・非加盟を問わず「自治体内の中学校に通うすべての生徒と保護者」としましたので、周知のためにチラシを配ることにしました。
各校への配布枚数を求める
まずは、各校のチラシの配布数を求めました。
生徒数は自治体のホームページから見られるのですが、教職員の配布部数が分かりません。
教育委員会の方に聴いてみたところ、教職員は様々な雇用形態があり学校によって配布物をどこまで配っているかは分からないとのこと。
しかたがないので、何校かの会長に「PTAから教職員分として渡している印刷物の枚数」をヒアリングしました。教職員分の枚数はその学校の全生徒数の5.5%～10.7%の範囲でした。
このばらつきは配布の範囲の違いで、管理職と担任を持っている先生のみの最低限に配る学校と、事務職員や施設管理の方々を含めた教職員へ広範囲に配る学校など各校の方針によるようです。
この結果から、各校の配布枚数として「各校の生徒数＋教職員用に生徒数の10%＋予備20部程度」を求め、仕分けしやすいように1の位を切り上げて10単位にした値を使いました。
チラシの配布後も足りないという声は上がっていないので、各校の配布枚数は「生徒数×110%＋α」があれば大丈夫そうです。
100枚の束づくりが肝
仕分け作業は、平日の夜に自治体の会議室を借り、10名程度が集まって作業しました。
ネット印刷の業者から届いたチラシは段ボール6箱分です。
イリエモンの自治体は比較的公立中学校の生徒が多いので、チラシの枚数もそれなりの数になります。
仕分け作業は、まずチラシを100枚単位の束にするところから始めました。
チラシを10枚単位に分け、それを10部作って基準になる100枚の束を作ります。
作業に参加してくれた方々が試行錯誤し、基準の束の横に同じ厚みになるようにチラシを並べたり、秤で重さを量るなどして100枚の束を量産しました。
今回のチラシを90kgの光沢紙で発注したところ、しっかりとした紙でしたので、1枚1枚数えなくても厚みや重さを使って1枚程度の誤差で束を作ることができました。数枚の誤差は問題ないとしています。
着荷連絡の仕組みも
100枚の束がある程度できたら、学校別の束を作っていきます。
あらかじめ学校名と配布枚数を書いたA4の紙を全校分つくっておきましたので、学校の配布枚数の紙の前にそれぞれの束を作ります。せっかく100枚単位で分けていたので間にA4の色紙を挟みました。学校側でクラス別に仕分けしやすいようにしています。
学校単位の束ができたら案内文を一番上に入れて、ビニール袋でぴっちりと包みます。
案内文にはQRコードを付けて、学校に届いた際に着荷連絡をお願いしました。
QRコードはGoogleフォームにリンクしており、学校側の操作は校名をプルダウンから選んで送信ボタンを押すだけです。
これは、アイディアマンの庶務さんの発案です。
最後に各校のチラシの厚みに合わせて、レターパックのような厚紙封筒、マチ付きの宅配袋、段ボール箱などに梱包して各校へ発送しました。
作業はテキパキと進捗
今回は我々P連としても初めて経験する作業でしたが、参加者がテキパキと作業を進めてくださり、準備も含めて1時間半ほどで終わりました。
ご参加いただいた方々に感謝しています。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
では、またっ！