Asanaのデータを定期的にGoogle Driveにバックアップする「ProBackup」

今回もお気に入りのワークマネジメントツールAsana関連のお話。AsanaのデータをGoogle DriveにバックアップするアプリProBackupについて。

Asanaを活用していて、データが全部消失してしまったらどうしよう、と心配している人はほとんどいないと思います。ベンチャー企業のサービスとは言え、いまや上場企業。セキュリティ認証 ISO 27001も取得しているし、何重にもデータバックアップがされているはずだし。短時間のサービスダウンのトラブルはあるかもしれないけど（あるんですね!）、データが消えてなくなってしまうような致命的なトラブルはないんじゃない？　と考えるのが普通。いや本当、その通りだと思います。

一方、タスクやチャットのデータをSpread Sheetにぶっこ抜きして分析したい、添付ファイルをまとめて定期的にフォルダ保存したい、という方向でのデータバックアップに対するニーズはかなりあるんじゃないかと思います。

ProBackupはそうしたニーズに応えてくれるサービスです。

ProBackupのサービス概要

↑ProBackupのトップ画面（記事作成時点でのメニューは英語のみです）

ProBackupはAsana同様、Webから利用可能なSaaSです。ブラウザがあってGoogle Driveを利用していれば使えます。ProbackupはAsana専用のサービスというわけではなく、Airtable、ClickUp、Monday、Podio、WrikeなどのSaaSにも対応しています。

それぞれのサービス利用ごとに課金するシステムになっていて、Asanaで利用する場合は以下の3プランから選択できます。バックアップする対象やタイミングで$15〜$79（年間契約時の月額金額）の幅があります。

↑ProBackupのAsanaでの利用プラン（2021年6月6日時点）

14日間の無料トライアル（Completeプラン）ができるので、わたしも利用してみました。Asanaワークスペース管理者権限でアクセスすると、およそ24時間かけて最初のバックアップをGoogle Driveに作成します。

↑バックアップが完了すると、ワークスペース全体でのタスク数やプロジェクト数、コメント数などを表示してくれます。

バックアップファイルは、Google Driveにワークスペースの名を冠した共有フォルダが作成され、その中にプロジェクト別に作成されます。（プロジェクト名のフォルダが作成されます）

プロジェクトフォルダの中には、添付ファイルのバックアップフォルダ、アーカイブ（過去のバックアップ）フォルダのほか、タスク、カスタムフィールド、コメントのバックアップスプレッドシートが入っています。

Tasksというスプレッドシートを開くと、タスクがスプレッドシートにバックアップされていることがわかります。

フィールド名は以下の通りでした。CSVインポートやエクスポート時の名前と同じですね（バックアップだから当たり前）

ID
Deleted
Name
Section
Completed
Subtask of
Due at
Assignee
Notes
Tags Approval
Attachments
Created At
Modified At
Completed At
Blocked by
Blocking
future asignee

コメントのバックアップスプレッドシートのフィールドリストは以下の通り。作成者別のコメント文字数の集計なんかすぐできそうです。

ID
Task ID
Text
Created At
Created By (Name)
Created By (ID)

いずれもバックアップされたデータはBackUpという鍵マーク付きのシートにまとめられています（鍵マークの付いたシートは内容を編集はできません）。

ピボットテーブルとチャート作成用のシートがそれぞれ自動的に追加されていて、このシートの中では自由に編集できます。ピボットテーブルの分析結果を呼び出して利用することができますね。

バックアップの履歴は、Google Sheetの変更履歴として残ってゆくようになっているようです。Google Sheetの右側の「履歴」タブから変更履歴を確認できます（そして任意時点のファイルに復元できるというわけ）。毎日自動でバックアップされるとして、Google Drive内に大量のファイル群が濫造されるわけでない、というのはいいですね。

Google Sheetデータ化できればノーコードで活用できる

AsanaはAPIでデータを呼び出すこともできるので技術のある企業であれば自社のBIツールなどとの連携にも利用しやすいでしょう。

しかしAPIの仕様を知らなくても、ProBackupを使えばGoogle DriveにGoogle Sheetとしてデータを書き出してくれます（しかも定期的に！）。Google DriveやGoogle Sheetへの定期的なデータバックアップは、ノーコードサービスでのデータ活用への魔法の扉のようなもの。いちどGoogle Sheetにデータが吐き出されてしてしまえば、ノーコードツールの連携で様々なデータ活用が可能です。

たとえば、Zapierなどのノーコードでアプリ連携ワークフロー作成のサービスを利用して「自動的に昨日のコメント数チャンピオン」を表彰するメールを作成するようなワークフローも作れそうです。

わたしもこれから使い方もうちょっと考えたいと思います。まずは触ってみてからですかね。。

→　ProBackupとAsanaとの連携ページ