会議は無駄か？

こんにちは。キャリアコンサルタントの橋本です。

日本は「会議」が好きな国です。しかし、「会議が多すぎる」、「長すぎる」、「出る必要がない」などという声が聞こえてきます。
「働き方改革」が叫ばれてずいぶん経ちますが、効率的に仕事をしなければならないのに、無駄な会議が多いという声が多々あります。

どうしてそんな声が多いのでしょう。こんな声が聞こえてきます。
1. 忙しいのに、なぜ出席しなければいけないのか意味が分からない。
2. みんなの貴重な時間を使って、説明しなければならないのか分からない。たとえば、問題・課題の気づきのない現況報告。
3. きちんと質問事項を取らず、意見を聞く気がないように思える。あるいは、事前に上層部が了解しており、形だけの意見聴取の会議になっている。
4. 議事録が作成されず、振り返りができなく、改善できない。

無駄と言われる会議がなぜ行われるのだろうか。原因は、会議の主催者と出席者の意識の違いにあるのではないだろうか。
会議の主催者(上層部、管理層)は、波風たてることなく、円滑に終了する(安全運転)ことを第一に考える。

たとえば
1. 参加者から外して、呼ばれなかったと非難されたくなく、多目に参加させるのが無難だと考える。
2. 要点を整理せず、説明するので長く、分かりづらい。当然参加者は聞いてくれていると思っている。
3. 会議中に沈黙の時間を作りたくなく、質問時間を設けない。あるいは、積極的に答えにくい質問が出ないようにするため、質問時間を設けない。
4. 後で、批判がでないよう議事録を作成しない。

一方、参加者(下層部、担当者)は自己保身に走ります。
1. 参加者に指定されると断り難く、話に関心が無くても、我慢して聞いている。
2. 不用意に議事に関心を示すと、仕事が回ってくる。
3. 会議で決まったことを、実行しなければならない。

会議の目的はなんでしょう。組織内に合意を形成して、事業を円滑に進めることだと思う。そう考えれば、会議には、いろいろなメリットがあると考えられる。

次回は、会議のメリットについて考え、効果的な会議の方法についてお話します。

さて、あなたは、どんな気持ちで、会議に出席されていますか。あなたが、会議に出席したいと思うのはどんな時でしょう。
あなたの気持ちをお聞かせください。出席したくなる会議を目指しましょう。キャリアコンサルタントがお話しをお聴きします。

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