【アジャイル・仕事】やりすぎちゃった問題

カイゼンするために色々アクションしたら大変になっちゃった…

ふりかえってカイゼンアクション！

また自分のやっている講師の話で恐縮ですが、自分が研修のメイン講師を受け持つようになってから、ワークショップが終わったらその日のうちに「反省会」という名のふりかえりの場を設けて、よかったところや改善した方が良いところなどをアシスタントメンバと一緒に挙げるようにしました。

ふりかえりで挙がった内容は、研修で使う資料に反映したり、進め方を変更したりしていました。また、リモート会議サービスのブレイクアウト機能でグループワークで分かれてワークを行うタイミングがあり、そのときには私もアシスタントもそれぞれのルームに入っていくため、各人が気をつけないといけないこととしてファシリテーションTIPsにまとめて私や他のアシスタントメンバが配慮しないといけないことやコツをまとめています。

このふりかえりをやって、カイゼン点を挙げて、実際にアクションしていくという動きを毎度やってみたところ、少しずつですがワークショップがうまく回っている印象を持っていました。

カイゼンアクションが盛り盛りになってきた…

ふりかえりの場はいつも時間オーバーするくらい盛り上がり、たくさんのカイゼンアクションが挙がります。これを可能な限り採用していきました。

研修の資料に反映するものやTIPsに入れ込むものではなく、実際の研修のメインの流れに組み込むもの、特にグループワークがブレイクアウトルームで分かれるため、自主的に参加者に動いてもらうために事前に参加者にアナウンスしたり教えておかないといけないことがあるのですが、そこがカイゼンポイントを踏まえて盛り盛りになってきました。

盛り盛りになった結果起きたこととして、まずメインの流れで喋る私自身の負担が大きく増え、しかも言い忘れないようにしないといけないというプレッシャーが増えました。

しかもカイゼンアクションにしたことを新たに実施すると、それまで普通に言っていた内容が飛んだり抜けたりすることもあったりしました。

この辺は私が言い忘れたりしても、他のアシスタントがタイミングを見計らって追加で喋ることでカバーをしてくれるので、何とか一定のクオリティは保つことができています。

カイゼンアクションを増やした結果、起きた一番の問題は研修の時間が押すようになったということです。これも言わなきゃあれも言わなきゃと喋る時間が増えた結果、15〜20分押すようになってしまいました。
これも適宜途中を質を落とさないレベルで飛ばして、なんとかもらっている時間内に収めていました。

改めて感じた「やめること」の大事さ

以前noteでもこんなことを書いていました。

自分で書いておいてもなかなかできてないのが「やめること」でした。
どうしてもカイゼンアクションが出てくると盛り込みたくなってしまいます。
盛り込めば盛り込むほど、負担も増えてきます。

よって、カイゼンアクションがあってもそれを本当に取り入れていくのか？もし取り入れるなら今持っている時間や人などのリソースで賄えるのか？もしリソースが足りないなら何を止められるか？もしくは今は新しいアクションをやることは保留するのか？をちゃんと考えてカイゼンをしていかないといけないな、と改めて思いました。