忙しいを言い訳にして仕事を増やすタイプ

「忙しい」を言い訳にして忙しくなるタイプの事務員です。

「忙しい」から余裕がなくて急ぐものだけ先にして急がないものは後回しにする日々。
そこには常に「業務量が多い」という自分を正当化する理由がありました。

しかし作業をしていてふと気づく。いややっと気づく。
「思い出すだけで時間を使っている」ことに。

忙しいから●●した結果

他にも「忙しい」から
整理整頓を後回し→「探す時間」に費やす
マクロなど自動化→「専門外の知識を知ること」に費やす
報告が遅れる→「謝罪や言い訳の文章思案」に費やす

出るわ出るわ自分が作った無駄な時間。
忙しいから●●した結果、業務がどんどん非効率化していたのです。

そして、きっとこれはごく当たり前の常識で、私はその常識が全く備わっていないのだと気づきました。
ただ、無駄な時間に気づく前から業務効率化に無関心だったわけではありません。

業務効率化は大好きなのに残業が減らない理由

私は管理職でも何でもないですが、一人でいくつもの「絶対に落としてはいけない締め切り業務」を抱えているので、常に一人プレーでも見落とさない方法、締め切りを落とさない方法を模索して業務効率化を進めてきました。

「自動化」や「ツール」大好き、「関数」だらけの表計算で、仕事が楽になるならなんでも試すという感じです。

実際に自動化などの効果は絶大で様々な業務が8分の1〜4分の1には短縮できたと思います。
しかし絶望的なことが一つ。
そう、肝心の残業がなくなりませんでした。

自動化などを進めると確かに便利になります。
けれど前述のように「忙しい」から後回しするなどの行為は便利になっただけでは解消せず、それどころか時間に余裕ができればできるほど後回し癖や変なことをし始めて、残業に至ってました。

私の効率化は「業務を変える視点」ばかりに集中し「自分を変える視点」に乏しかったと言えます。
業務効率化の前に自分効率化！でしょうか。

下手に自動化などに手をつけているから努力してる感だけはあって余計に自分へと目がいっていなかったのかもしれません。

自分効率化への一歩は、まず自分が悪いわけではないことを噛み締める

さてここまで気づけば後は「自分を変えるだけ」なわけですがここで注意しなくてはいけないのが、自分を変える必要があるからと言って「自分のせい」と思いすぎないことだと思います。

私は不足分を増員してもらえなかったことと、自分の欠点に気付いた際自分だけで改善しようとしてしまったため、例えば改めて強く増員を望んだり周りに協力を求めても、私の業務方法を責められるのでは？と思い込むことが多くなりました。
趣味などに無気力になり休みの日にも仕事のことがよぎる始末。
自分が悪いんだから仕方ないと言う気持ちと、でも自動化などは進めて便利になっているという自負が争い合って結果「改善策を考える」より手っ取り早く「辞めたい」と言う気持ちに行き着く日々でした。

そして実感したことは、この「辞めたい」気持ちに支配されると本当に辞めない限り仕事は遅くなるばかりだということでした。

確かに後回し癖は自分で作ってしまったものです。ですが後回しを止めるためにはある程度イレギュラー業務を差し込める余裕がないと無理なわけです。

別に人や会社のせいにしろと言う話ではなく、そうやって私自身の落ち度だけではないことを再認識してメンタルを整えないことには辞めたいループに入るだけなので、適度に何かのせいにしておいた方がいいと言う話です。
そうすると思考が開け少しずつ少しずつ自分を見つめ直し、実際に残業が減っていきました。

本を読んで人の残業体験を聞くべし

私はあまり本を読んでこなかったのですが、メンタルを整える際「人のせいにする」だけでなく「本を読んで誰かの残業体験記・改善策を知る」ことがとても有効でした。

業務効率化の本はもちろんですが、その中でも残業する人、しない人の習慣や行動が書かれたものが効果的でした。

自身の欠点と同じようなことが書かれていると、他の人もするんだ！その上で乗り越えてるんだ！と安心しますし、やはりこの欠点が残業を増やしてるのかと自信を持って改善に取り組めます。

少しずつ定時退社の日が増えたが

先述の通り自分を効率化する目線で取り組むと徐々に残業削減できるようになってきました。

ですが業務が減っていると言うよりは仕事を切り上げて定時付近に帰るリズムができたと言うところでしょうか。

仕事は積まれていくので、やはり業務を改善する目線、人員を増やしてもらう気持ちも大切ですね。

まずはメンタルを整えて自分の効率化を改善し、会社にもしっかり要望して残業なくしていきたいと思います。