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NotionでCRM管理する仕組みを作った話

Jim Okada

これは、#カウシェ俳句deアドベントカレンダー の18日めの記事です✍️

https://adventar.org/calendars/9208

こんにちは、カウシェのフルスタックコーポレートことJimです。カウシェでは、経理と法務以外のコーポレート部分を担当しています。

今年のカウシェは #カウシェ俳句deアドベントカレンダー ということで、ここで一句。

Notionで
CRMも
できるのだ

ということを、ブログ形式で詳細をお伝えしたいと思います。

実は引っ越しました

突然のヨタ話ですが、オフィス移転しました。今までのシェアオフィスとは変わり占有会議室などがあり、管理面のセットアップや運用準備が多くあり、非常にチャレンジングなところが多くありました。（めちゃくちゃ勉強になった）

しれっと大事なお知らせを俳句に入れちゃう感じが好きです

引越し当日は、完全作業着な私と鍵原（写真左の二人）がビルの管理人に引越し業者と勘違いされ「いやこれから入居する会社の管理部の人間です…」と説明する羽目になったりしました。

物理引越しが終わり、バーチャル（？）引越しへ

引越しもひと段落つき、かねてから予定していたCRM管理ツールの構築に移りました。数ヶ月前からCRMツールを刷新する話があったのですが、紆余曲折あり実際の移行作業は4週間〜1ヶ月で進めることとなり、その流れをざっくりまとめつつ、最終的にどのような仕組みになったか書いてみたいと思います。

余談ですが、実は今年の初めにサンフランシスコへ出張に行きました。ダウンタウンSFのど真ん中には、世界最大のCRMツールを作るSalesforceの本社ビルがあります。CRMは儲かる奥が深い世界なので、そりゃぁサンフランシスコのど真ん中にビルごと本社を構えられるよなぁ、と感じていました。

写真はSalesforce Transit Parkから見上げるSalesforce本社ビル。
アメリカンサイズなMIYASHITA PARKと想像するとわかりやすい

SalesforceやHubspotは、AIやデータ分析の基盤が非常に優秀で使うメリットは非常にあるのですが、弊社の場合それらを社内ツール等でまかなっていることもあり、だとしたらドキュメンテーションツールとして全社的に導入しているNotionで代用できるのでは、という結論に至りました。
もちろん将来的にSalesforceやHubspotなどへ引っ越す可能性もあると思いますが、Try FirstでNotionを基盤とすることが決まりました。

データ設計

ご存知の通り、Notionの大きな強みはデータベースのリレーションです。
このメリットは別のnoteでも書いているので、ぜひ読んでみてください。

カウシェは、ECプラットフォームであるため、さまざまなEC事業者様へカウシェに出店いただけるように営業活動を行っています。いわゆる「リード」（見込み顧客）と「アカウント」（カウシェに出店済みの事業者様）の2種類に分けることが多いと思いますが、弊社の場合はそれぞれ持つべき付随情報は異なります。そこで、情報の整理整頓を行うため、付随情報は別のデータベースに置き、リレーションとしてリンクしています。
こうすることで、その時の営業活動に必要な情報が見れるように整理しました。

データベースリレーションのざっくり全体像。同じチームのYoshikoさんが大部分を整理し、プロパティ策定も行いました。その間、私は物理引っ越しに駆られていました

データ設計が完了しデータベースの下準備が終わってから、元データのインポートを行いました。ここが、今回のプロジェクトで一番時間がかかりました。
かなりのデータ量があったのと、中には重複するレコードが存在していたりと、色々と楽しい感じになっていました。
これらは全てApps Scriptで処理して、条件を設定した上でNotionにインポートする仕組みを作りました。（これについてはそのうち別のnoteを書こうと思います）

なお、社内のデータ連携を行うために手動で複数の情報を紐づける作業が必要だったのですが、Notionのデータベースに移行することでその手間がなくなりました。
弊社の場合は、すべての情報をNotionに寄せているので、Notionに集約したことで情報管理がしやすくなったのではないかと考えています。
ただ、実はまだ運用を始めて1週間経っていない部分もあり、これから課題が見つかることもあると思います。その改善も含めて、まだまだこれからもNotionを勉強しつつ活用していきたいと思います。

なんだか取り止めのない話になってしまいましたが、伝えたいことは

Notionで
CRMも
できるのだ

ということです。どんな設計にしたいか、どう使うかなどの要件は会社によって異なるので具体例はあまり出しませんが、Notionのテンプレートにも活用できるものはたくさんあると思います。

気になる方はぜひ眺めてみてください。


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