社内で広報発信ネタを集める最適な方法

広報活動は情報の鮮度が命です。リリースのタイミングが遅れて時期に見合わない発信をすると、メディアから興味を持ってもらえないばかりか、古臭い情報を平気で発信する会社、などのようにネガティブな印象をもたれかねません。(ただし、創業から間も無く、広報を始めたばかりの企業はまずは発信することが大事なので、あんまりネタの鮮度などにとらわれずにどんどん発信しましょう)
タイムリーな情報発信をするにあたって必要不可欠となってくる社内からのネタ集め。多くの広報がやっている広報ネタ集めのためのMTGも、ある程度工夫をしないと「なんとなく集まって、雑談ベースの会話。結局発信内容も決まらないうちにタイムオーバー」とか「みんな上司の顔色ばかり伺って活発な意見交換ができない」など、ネタ会議として機能しない場となってしまいます。どのような点に注意していくべきか、まとめました。

3つのポイントごとに私なりにまとめて参ります。
1：メンバー
2：会議の内容
3：開催頻度

1：メンバー
・各部の”情報通”を参加させる
大事なのは、MTGのメンバー一人ひとりがいかに良質な情報を持ってこられるか、です。よく広報MTGを開催するとマネージャー以上限定で召集されてしまったりすることもありますが、本当にその人が適任かどうかよく見極めることが大事です。公私共に社内外の人とたくさんパイプを持っていて、ちょっとしたSeedsも結構知っていたり、SNSやメディアなどを頻繁にチェックしていて今のトレンドや話題がいつもアップデートされている人などが適任です。

・同等±1程度の職位のメンバーが集まる場に
まずは活発な議論をしていかなくてはいけませんので、できる限りメンバーは同等クラスのメンバーに限りましょう。入社5年目くらいまでの若いチームに、いきなり部長クラスや役員クラスの人が混ざることを考えてみてください。自分の職位が上の場合気付きにくいですが、職位というのは思っている以上に議論を不自由にします。色々首を突っ込みたくなる、口を挟みたくなる、「混ぜて！」と交流したくなるのはわかりますが、メンバーを信頼してまずは同職位どうしで活発に議論をしましょう。

・人数はMAX5人程度に抑える
どんなに気心のしれたメンバー構成でも、人数が6人を超えると人は発言には慎重になります。「うっかり変な発言をしたら恥ずかしい」とか、「あの部署よりもイケてる発言しないと」などなど、様々な雑念が湧いてくるものです。大企業などで、各部のメンバーを集めるとどうしても大人数になってしまう時は日程を分けて開催したり、各部集める人を絞ったりするなどして工夫しましょう。

2：会議の内容
・基準を設けて議論
別の記事で詳しく述べますが、一般的にメディアに情報発信をする上で大事だと言われている8つのポイント
・新規性
・話題性
・意外性
・地域性
・季節性
・社会性
・人間性
・独自性
これらに相当するか、チェックしながら議論をすると、議論があちこちに飛んでしまうことなく進められます。
上記8つのポイントの詳細については別記事で構成しております。よろしければご覧ください！
メディアにウケる情報とは？　こだわるべき8つのポイント

・ネクストアクションまで決める
情報共有だけでなく、次のアクションまで具体的に落とし込めると、その後の動きがスムーズになります。
・リリースをするのか/しないのか
・誰に決裁を取りに行くのか
・リリースの目玉はどのポイントか
・どんな記者（メディア名や部署名、場合によってはバイネームで記者名）にアプローチするのか
まで具体的に落とし込むことを目標にしましょう

3：開催頻度
開催の頻度のお勧めは週1です。
大企業からスタートアップまであまり規模は関係なく、1週間あれば何かしら新しい情報がアップデートされているものです。

もし仮に何も更新ネタがない場合は、上記で紹介した8つのポイント(新規性・話題性・意外性・地域性・季節性・社会性・人間性・独自性)に照らし合わせて「何かある？」と確認してみてください。もし、それでもなければ早々にその週の広報MTGはお開きとしましょう。
その際、できれば次週への宿題として各部署ミニマム2つはネタを持ってきてくださいね、などと伝えてみると意外と皆さん律儀に持ってきてくださいます。

1：メンバー
・各部の”情報通”を参加させる
・同等±1程度の職位のメンバーが集まる場に
・人数はMAX5人程度に抑える
2：会議の内容
・基準を設けて議論
・ネクストアクションまで決める
3：開催頻度
開催の頻度のお勧めは週1

ということで、広報ネタを情報収集するためのTipsをお伝えしました。
様々な規模の企業さんに当てはまる汎用的な内容になっていると思いますので、参考にしていただければ幸いです。

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