商社マンの宴会幹事TIPS

こんな内容でnoteを書くつもりもなかったのですが、
春の人事異動に伴い部で歓送迎会をすることになりました。

私はすでに若手の中でも中堅ですので
まあ2-3年目あたり頑張ってくれや」と呑気に構えていました。
が、課長から突然キラーパス。
「あ、宴会と言えばJamesだからsuperviseよろしく頼むわ」とのこと。

「いやおれって宴会キャラだっけ？(結婚してからは特に)最速で帰るキャラを定直させていたはずなんだけど…」と思いましたが「まあこれも巡り合わせか」と素直と引き受けることとしました。

さてここ数年で総合商社内での過ごし方は大きく変わっており、コロナに入ったことでその動きは加速しました。具体的に変わったのは宴会幹事の方法です。コンプライアンスの波と対面の飲み会がなくなったことにより商社マン得意の幹事業の技は継承されず、また忘年会で出し物をするといった文化も廃れてしまいました。

(こういうとおっさんっぽいのですが)私が新人の頃は日々部員の人事異動の度に送別・歓迎会のための幹事として奔走していました。

時にはコスプレ、時には手品、そして同期との漫才、
さらに多くの部員に囲まれた状態で1人でフォークダンスを踊るという離れ業を見せました。(ダンスに関しては当時の課長に気に入られ取引先との接待等で何度も踊らされました。)

私自体はホワイトな環境を求めており”自分も嫌だった”ので決して一発芸をしろであったり、終電過ぎるまでや、何軒目までも同僚との飲み会に付き合えというつもりは断じてないのですが、今でも引き継げるTipsはあるのかも(あれだけやって何も残らないのはもったいない)と思い自身の備忘も兼ねて以下内容纏めるつもりです。

何か参考にあることがあれば一つでもいいので持って帰ってください笑

主要メンバーを抑えろ

(まあこちらは書くかも迷った基本的内容ですが)まずは主要メンバー(主賓、部長、課長等)の決定&スケジュール確定を最優先します。このスケジュール確認の際に基本はスケジューラーを使うのですが、直接会話するタイミングがあれば同時に「挨拶お願いします」と乾杯などの挨拶を纏めてお願いしておくとよいです。とにかく無駄を省いて動きましょう。

次に場所を探しましょう。ざっと食べログなどのプラットフォームで条件に合いそうなお店を見つけ、先に決めておいたスケジュールをベースにそもそもお店が空いているのかを確認します(先にスケジュールを押さえるのはこのため)。次に候補とした店に下見へ行きます。

下見は結局した方がよい

「え、下見するの？めんどくさ！」と思われたかもしれないですが商社だと結構当たり前です。前に他業種の方々と飲む機会があったのですが下見に行くことを驚かれたことに逆に驚きました笑。ってくらい当たり前です。

しかしやはり下見の効用は高いです。

まずお店の使い勝手が分かるようになります。
幹事なのに「トイレどこだろ？」って聞かれて答えられないと恥ずかしいですよね。事前に把握しておくんです。

実際にご飯を食べて味はどうか？
飲み放題だと注文してから提供までの時間はどうか？
お会計で使えないカードはないか？そもそもカードは使えるか？
主賓が話す時、参加者を見渡せるようになっているか？
(柱などの遮蔽物がないか？)
会社からお店までの最短ルートはどこか？最寄駅は？
その他不便に感じることはないか？

前に参加した飲み会を例にあげると、客が飲み物をサーバーから注ぐ方式のお店だったのですがサーバーから飲み物が出ないというトラブルがありました(であるものの飲み放題の時間はしっかりカウントされる)。もちろんプライベートな飲み会だと笑って済ませられます。

しかし会社だと結構そういう下準備のところを参加者(特に上司)から見られてしますわけです。せっかく幹事をしているのですからもったいないことはさけましょう。

また意外とターゲットの街に足を運び散策することで隠れた名店や導線のいい２件目を見つけられたりします。「ここいいかも！」ってところにさっと飛び込んで「○月○日に〜人なんですけど使わせてもらえないですかね？」と聞けばOKです。

”下見だ”とあまり重大に考えず友達を飲みに行くついでくらいの感覚だと思えばハードルも下がっていいですよ！

幹事の色を出せ

ただのお店を探してお会計をするだけであると代替可能な幹事となってしまい面白くありません。したがって思い出話で「あー、あの宴会！」と言われるような印象付けられるものが欲しいです。

だからと言って一発芸や出し物はハードルが高いのは分かります。
(これが出来ればより良いのですが笑)

そこで提案なのですが
”自分では当たり前に出来ることで他の人はしないこと”が
案外ウケるのでやってみて欲しいです。

例えばですがかつて自分でやって良かったなと思ったのが一本締めです。
これがただの一本締めではなくて私の地元では東京でやるものと少しリズムが違うのです。

上京し、会社に入社し初めての歓迎会にて最後に一本締めがあったのですがこれまで自分が当たり前にしてきた一本締めが東京(というか全国一般のもの)とは違うということに気づいて適応した経験があります。

そこで逆に東京の人からすると自分の当たり前が珍しく思われるのでは？と考え自分の慣れている一本締めを幹事の時に紹介→みんなで練習することで盛り上がり、当時の課長に良かったよと褒められたのを覚えています。

人との差異を活かすことで幹事の色を出せます。
参考にしてください！

ハラスメントポリスとなれ

このご時世になってもやはりいちゃうんですね。
セクハラ・アルハラ等々ハラスメントをやっちゃう人が。

これはハラスメントをしている本人以外を盛り下がっちゃうので
会場全体を見渡せている幹事が止めてあげましょう。

止めると言っても「部長それはセクハラです！やめてください！」
なんて言っちゃうと自分の立場が終わってしまうので「部長、いつもお疲れ様です！」くらいの一言で場の流れを変えるだけでいいんです。

善人ならそれで少し客観的になり止めてくれるでしょうし
立場が上の人と自分が会話できることになり一石二鳥。

それでもやめない悪人でハラスメントを続けるのであればスマホで録音しておくなどして社内のコンプラ委員に通報しましょう笑

どうであってもハラスメントを受けている人から感謝されることは間違いないです。ただの参加者として飲み会に没頭するのではなく視野を会場全体に広げ注意深く観察しましょう。

席を考えずに縦横無尽、ハラスメントポリス関係なしに
たくさんの参加者と自由に話すことができるというのは幹事の特権です！

撤退時の忘れ物を逃すな

主賓からのお言葉ももらって宴会も終わりました。
「はい終わり！解放だ！」じゃないですよ。最後まで油断しないように。

終わりの時間が来たお店からの追い出しをするのは当然ですが
同時に各席を回って忘れ物チェックをしましょう。

万が一忘れ物があって忘れた人が取りに行くのは本当に面倒。
最悪のケースあの幹事の飲み会のせいだとなりかねません。

そんな中で忘れ物に幹事が気づくことができれば一躍ヒーローです。
また忘れ物チェックする時間を稼ぐためにコースであれば金額は決まっているので宴会の前に会計を済ませておくこともオススメです！

準幹事を従えよ

幹事だからと言って何でも自分1人でやらなくていいです。
幹事をすることが決まった時、事前に同期や歳の近い方にサポートを依頼して準幹事になってもらいましょう。

例えば幹事だと1次会後に２次会への誘導をしないといけないですが
一方上記「撤退時の忘れ物を逃すな」をしろと言われると体が足りません。

そんな時に準幹事の存在は必須です。
1人でできることできないことを見極めて必要に応じて助けを求めましょう。

精算は翌日午前中以内に発信せよ

”精算までが宴会”です。よく覚えておきましょう。
事前にどの比率で傾斜をかけるのか(部長10：課長8など)を決めておき
Excelで式をいれてサッと計算してしまいましょう。
(もし1次会だけでコースだけなら宴会前からExcel作れますね)

作ったあとは一番傾斜が高い人に問題ないかを確認します。
(新人で自信がないころは歳の近い先輩に確認してました)

そしてお礼の言葉を添えてメール展開。このメールにはいくつかの決済方法(銀行口座、PayPayなど)を載せておくとよいです。

ここまでを翌日午前中にどれだけ二日酔いだったとしても終えましょう。
これで任務完了です。

まとめ

最後までお読み頂き有難うございました！

いかがでしたでしょうか？普段は発信しない内容ですが、かつての幹事業を誰にも継承出来ないというのは寂しいという思い書いていくと意外と分量が増えてしまいました笑

上記内容が一つでも幹事で困っている方の参考になれば幸いです。
また読んでよかった方はLikeと周りの方へオススメ頂けると幸いです！

今後ともよろしくお願いします！