社内会議におけるファシリテーションの工夫
こんにちは。コネヒトという会社で家族向けのサービスをつくっている@itoshoです。
少し前に社内でファシリテーションをテーマにLTをしたので、そのときの資料を公開します。と言っても発表用のメモ書き程度なので、行間やニュアンスは伝わらないかもですが…。それでも、普段ファシリテーションに課題を感じている方の取っ掛かりになったり、この記事をきっかけに他の方の工夫も知れたりすると嬉しいです。
というわけで、以下は社内資料のディレクター'sカット版です。
社内会議の特徴
心理的安全性をつくる難易度は社外会議などに比べると相対的に低い
会社の文化によっては難しい場合もあるかもしれないが、少なくともコネヒトの場合それで悩むことは少ない
結果的にチームビルディングや発散系のファシリテーションは何とかなることが多い
発散系はHowやツールを知っていることが大切かも
議論や意思決定（収束）をするような会議のほうがファシリテーション難易度が高い
特に会議のオーナーとファシリテーターが同一の場合、難易度が高い
この記事では主にこのあたりの会議が中心
参加者の解像度が高い
初対面の人がいることは少なく、参加者のことをよく知っているケースが多いので、事前のシュミレーションが組み立てやすい
準備編
僕は当日のアドリブが得意ではないので、準備が9割だと思っている
会議設計で意識していること
会議の湯上がり感 ♨
会議が終わった後、どうなっていれば会議は成功なのかを言語化する
つまり、会議の目的とゴールを明確にする
そこから逆算して会議を設計していく
特に以下を精緻に決めておく
話さない / 決めなくていいこと
タイムライン
あとは、実際脳内で会議のシュミレーションをしてみることが大事
あの人がこういうことを言いそうだなetc
誰かを憑依させると会議の解像度が上がりやすい
必要に応じて、素案をつくる（誰かに頼んでもOK）
素案があると議論の足場ができる
"素案をつくったやつが一番えらい"
バッファは絶対必要
時間通りに終わらない
当日編
議論中に意識していること
冒頭5〜10分が勝負
参加者をその会議に適したモードにしていくことが重要
そのために…
チェックインしたり
アジェンダを事前に展開したり
といったことが重要
時間軸を意識して、問いかける
同じテーマで話していても、時間軸によって議論がブレることはよくある
例: 四半期のスコープの話なのか、1年間のスコープの話なのか
行ったり来たりすることも大事だが、いまはどの時間軸で話すかを問いかけながら進める
意見と発言者を切り離す
コトにフォーカスしやすくなる
付箋つかったり、ホワイトボード（オンラインの場合はMiroなど）つかったり、議事録映したり
どこのレベル（階層）を話してるか？を整理する
時間内に着地させるぞという強い意志
タイムイズマネーなので、時間ギリギリだったら、どんどん進めちゃう
0点より70点を狙いに行く
席の配置などの空間も気にする
立ってもらう、円形にする、完全な対面は避ける、オープンスペースでやるetc
Next Actionなどを最後に確認する
発散系の会議だと良かったね〜で終わりがち
その他
そもそも、その会議は必要か？
会議はコストが高い
例: 参加者10人×時給2500円×2時間の会議=5万円
コストに見合うだけの価値があるかは最初に考えてもよさそう
もちろん、気軽な会議も必要
ファシリテーターは会議の主役ではない
参加者がお客さまにならないように
事前準備も大切だが、ファシリテーターの意のままに会議が進む＝良い会議ではない
会議（複数人で議論 / 対話すること）の意義や醍醐味は、自分のアイディアや意見を通すことではなく、それをみんなで磨くことだと思う
参考文献
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