メールのかきかた

仕事でメールを読む&書く機会が爆増したので、良い書き方とはなんだろうみたいなことを普段から考えるようになりました。送られてくるメールたちを眺めていると、読みやすいメールや目的が明確なメールがあって、同じように、読むのに疲れるメールだったり意図を汲むのに時間がかかるメールがあったりします。

というわけで、最近メールを書くときに心がけていることを書いておこうと思います。後から見返したらなんか気づくことがあるかもですしね。

「表題の件、」 を書かない

「表題の件」ってあるじゃないですか。メールの件名に書いてあることについて語ろうとするときにつけるやつですね。ぼくあれ好きじゃないんですよね。なぜなら件名を見に行かなきゃいけないからです。ぼくは件名を見ずにいきなり本文を読みにいくので「表題の件、」で話題の説明を終えられるといい気分がしないです。そもそも件名は本文の内容を要約するものであって、本文の補助にするものではないと思うんですよね。なので自分が書く時はこんな感じにします。

件名：A業務

本文：
〇〇さん
こんにちは。△△です。
A業務について連絡します。

例1

ちなみに「標題」ではなく「表題」です。

文字数を極力へらそうぜ

パスカルが送った手紙に「今日は時間がなかったから長文になってしまった」と書いてあった…みたいな逸話があるんですが、この考え方がすごく好きなんですよね。だから自分はメール文をできるだけ（まじで）削って短くしてから送信するようにしています。日本語はそれができる言語です。

そもそも長いメールって損じゃないですか。CCにたくさん人がいたら、チームとしては読んで理解する時間×読む人数分の工数が失われるわけですよね。長文メールは自分の頭と時間を使わずに連絡することができるので楽なんですけど、読まれる回数（自分が読み返すことも含めて）が多くなるほどデメリットが大きいんですね。ちなみにこの文章はあまり読まれないのでだらだら書いています。

箇条書きのつもりで

メールで送りたいのは情報です。ぶっちゃけ伝わって欲しいことが伝わればなんでもいいわけですね。極端な話、全文を箇条書きにしてもいいんじゃないかとおもっています。こんな感じですね。

・〜〜をしてください。
・〜〜という背景があるからです。
・〜〜と思われるかもしれませんが、〜〜です。
・〜〜の場合は、〜〜でお願いします。

例2

こうして書くと、短くて意味を持つ文章になりますよね。このままでは送らないですが…

そして、いちばん言いたいことをいちばん最初に書くのが大事ですね。何かをしてほしいのか、ただただ確認して欲しいのか、そういうのがわからないと、その後の文章を読むときの心構えが変わってきます。受け手がメールを読む意味を最初に与えてあげましょう。なのでこんなのは好ましくないです。

〜〜の件です。
〜〜をしたところ、〜〜でした。
〜〜だと考えましたが、〜〜だったため
〜〜を教えていただけますでしょうか。

例3

こう書きたいですね。

〜〜の件で、〜〜を教えてください。

背景
〜〜をしたところ、〜〜でした。
〜〜だと考えましたが、〜〜だったため質問いたします。

例4

いいフォントをつかおうぜ

番外編です。いいフォントをつかいましょう。個人の好みもありますが、ぼくはMSPゴシックとかメイリオとかが好きです。明朝は好きじゃないです。PC画面で可読性の高いフォントを使っていきましょう。潰れたりして読みづらいフォントは読むの疲れますからね。

こんなところでしょうか。
「個人の好みや主観ばかりじゃないか！」あるいは「こんなの聞いたことあるものばかりじゃないか！」と思われるかもしれませんね。ペーペーなので許して欲しいです。そしてもっといいやり方があれば教えてください。

メールはよいツールです。場所や時間を合わせなくても連絡が取れて、全部がそのまま記録として残ります。人が文字を読むスピードは聞くスピードより速いですから、情報取得においては最速です。文字列は検索も容易ですし、残れば残るほど意味を持ってきます。

難点は、書くのが大変なことです。それはつまり、早く短く明らかに書けるようになることで、ぼくたちは最強になれるということです。いっしょに最強になりましょう。