【GAS】会議のリマインドメール自動送信するコードを紹介【コピペOK!!】

”会議開催○営業日前にリマインドメールを送る”

こんな仕事はありませんか？

特に定期的な会議だと、
毎月のことだから地味に面倒です。

送り忘れたときは「リマインドが遅くなり申し訳ありません」と付け加えなくてはならないのでさらにメンドウ。

そんな悩みを解決するリマインドメールを送るGASを紹介します。

スプレッドシートの作成

まずはスプレッドシートを作成していきます。

シート名を”会議日程”として以下のようなスプレッドシートを作成してください。

• A列：ID（なくてもOK）

• B列：開催日

• C列：開始時間

• D列：終了時間

• E列：参加可否〆切

• F列：会議名

• G列：会議室

• H列：議論内容

• I列：送信予約日

• J列：メール送信

I列には関数が入っています。
=WORKDAY.INTL(B2,-7,1,'祝日'!B2:B)

↑B2のところは同じ行の一致させてください。

B列の日数の7営業日前を計算する関数です。

-7は”7営業日前”を表しているので、
5営業日前がいい場合は-5となります。

このままだと日本の祝日が考慮されないので、さらに”祝日”のシートを追加しておきます。

以上がスプレッドシートの準備です。

GASコードの紹介

ツールバーの”拡張機能”→”Apps Script”を開いて、以下のGASコードを貼り付けます。

function sendMail() {
  //アクティブなスプレッドシートの取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  //シートの指定
  const sheet = ss.getSheetByName('会議日程');

  //シートの内容を取得
  const items = getItems(sheet);

  //当日の日付を取得する。
  const today = new Date();
  today.setHours(0, 0, 0, 0);

  for (i = 0; i < items.length; i++) {

    //todayとメール送信日が一致し、
    //かつ、メール送信列に送信済みと書いていない。
    if (items[i]['送信予約日'].getTime() === today.getTime()
      && items[i]['メール送信'] != '送信済み') {

      items[i]['開催日'] = changeJpDate(items[i]['開催日']);
      items[i]['参加可否〆切'] = changeJpDate(items[i]['参加可否〆切']);
      items[i]['開始時間'] = changeJpTime(items[i]['開始時間']);
      items[i]['終了時間'] = changeJpTime(items[i]['終了時間']);

      //送信先のアドレスを取得する。
      let to = getAddress();

      //メールタイトルを決める。
      let subject = `【${items[i]['開催日']}開催】${items[i]['開催日']}${items[i]['会議名']}に関して`;

      //本文を取得する。
      let body = getBody(items[i]);

      //下書き作成
      //createDraft→sendEmailに変更するとメール送信
      GmailApp.createDraft(to, subject, body);

      //”送信済み”と書き込む。
      let targetCol = sheet.getRange('1:1').createTextFinder('メール送信').matchEntireCell(true).findNext().getColumn();
      sheet.getRange(items[i]['行数'], targetCol).setValue('送信済み');
    }
  }
}

//0000年00月00日（〇）の形に変える。
function changeJpDate(date) {
  const jpnWeekday = ["日", "月", "火", "水", "木", "金", "土"];
  const jpnNotation = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyy年M月d日');
  const changedDate = jpnNotation + '（' + jpnWeekday[date.getDay()] + '）';

  return changedDate;
}

//00:00の形に変える。
function changeJpTime(time) {
  const jpnNotation = Utilities.formatDate(time, 'JST', 'HH:mm');

  return jpnNotation;
}

/*
  送信先のメールアドレスを取得する。
  メンテナンスしやすいように独立させている。
  改行するときは,（カンマ）をつけ、最後は不要。
*/
function getAddress(){
  const address = [
    '★★★@example.co.jp',
    '▲▲▲@example.co.jp',
    '●●●@example.co.jp'
  ];

  return address;
}

/*
  本文を取得する。
  メンテナンスしやすいように独立させている。
*/
function getBody(items) {
  const body = `関係者各位

お疲れ様です。
${items['会議名']}の開催が近づいてまいりました。

会議名：${items['会議名']}
開催日程：${items['開催日']}　${items['開始時間']}～${items['終了時間']}
場所：${items['会議室']}
内容：${items['議論内容']}

お忙しいところ恐縮ですが、${items['参加可否〆切']}までに
参加の可否をご連絡いただけると幸いです。

よろしくお願いします。
  `

  return body;
}

//スプレッドシートの内容と、
//取得した行数を追加情報として取得する。
function getItems(sheet) {
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values.shift();
  const items = [];

  for (const [index, value] of values.entries()) {
    const item = {};
    item['行数'] = index + 2;
    headers.forEach((header, index) => {
      item[header] = value[index];
    });
    items.push(item);
  };

  return items;
}

あとはトリガー設定を設定していきます。

1. トリガーを追加

2. 実行する関数を選択：sendMail
   実行するデプロイを選択：Head
   イベントのソースを選択：時間主導型
   時間ベースのトリガーのタイプを選択：日付ベースのタイマー
   時刻を選択：（お好きな時間帯に設定してください。おすすめは10～11時）
   エラー通知設定：今すぐ受け取る（送れなかったときのために）

3. 保存する

4. （初回のみ）Googleから許可を求められるので、すべて許可する。

これで送信予定日になったら、配信者に自動的にメールが送られるGASコードの完成です。

トリガーについては、ときどきGoogle側のエラーで動かないことがあるので、1日2回動くようにしておくと、さらに安心です。

私は10～11時と14～15時の2つのトリガーをセットしています。

10～11時で動けば”送信済み”と記入されるので、14～15時に同じメールが届くことはありません。

さぁ、面倒なリマインドメールを送る仕事から解放されて、あなたの自由時間を増やしましょう。

本職に集中するもよし、思い切って休みを取るもよし。

以上、参考になれば幸いです。