【OL女子必見】会議の質をぐっと上げる「最強メモ術」｜ライフデザインスキル
こんにちは。
ノートとメモで悩みを激減させる、
ライフデザイナーのchihiroです。
複業家の私は「メモ術」こそが、
会社に勤める誰しもが習得できて、
副業や独立をするときに
物凄く力を発揮するスキルだと思います。
なぜなら「メモ術」を鍛えることで、
以下のようなスキルを
自動的に磨くことができるからです。
☑️ 的を得た質問ができる（質問力強化）
☑️ 話を聞きながらまとめる練習ができる
☑️ 自分の考えをまとめられるようになる
☑️ 他人が考えをまとめる手伝いができる
日頃からノート講座をやる私ですが
以前、仕事のメモ術に特化して
Instagramでライブセミナーをした際に
とてもご好評だったので
今回はそのときの
【会議の質をぐっとあげる「メモ術」セミナー】
でご紹介した内容を記事としてまとめました。
・これから副業したい方
・思考を整理する力を高めたい方
には、特に「メモ術」はどんな局面においても
役に立つスキルだと確信しています。
少々長文ですが
ぜひお楽しみいただけたらうれしいです。
仕事の効率が上がってプライベートも充実♡
「どのようにメモを取るか」は重要ではない
さて、まずは少しだけ
私が「メモ術」を磨いたことで
お仕事としてご依頼をいただくようになった
「ファシリテーション」について
話をさせてください。
私は法人の経営会議やブレスト、
方針の言語化について、議論を深めながら
内容を文字や図にまとめていく
「ファシリテーション」という仕事を
よくしています。
私が言う「ファシリテーション」とは、
簡単にいうと会議の議事進行をし、
まとめるお仕事。
ですが、これは完全に
私がこれまで培ってきた
「メモ術」「メモスキル」があってこそ
実施できているお仕事だなと痛感しています。
先日は参加された方から
こんな有難いコメントをいただき、
本当に泣きそうになるほど感動しました！
メモ術は才能ではありません。
断言します。
なぜなら究極的には人が話していることを
わかりやすく紙にまとめるだけの技術なので
会社に勤めて会議に出る機会があったり
学校で授業を受けていたりする
誰もが磨けるスキルなのです。
では、どうやって磨いていけるのか？
徐々に本題に入りましょう。
まずはみなさんは日頃、
会議中にどうやってメモをとってますか？
紙とペン？
スマホとかメモ機能を使って？
それともiPadで？
Google Docs？Notion？
最初に私がお伝えしたいことは、
どのように・なにをつかってメモを取るか
ということは、
良いメモを作ることとはあまり関係ない
ということです。
なので使うものは、
ご自身がやりやすい物であれば
究極なんでもいいと思っています。
では、
会議の質がグッとあがる「メモ術」とは
いったいどういう仕組みなのか？
なにに注意を払えば
才能と呼ばれるほどの「メモ術」を
手に入れることができるのか？
これから先はこうしたお話をメインに
できる限り詳しくお伝えしていきます。
ポイントは
「何のためにメモをとってるいるのかを、きちんと意図できているか？」という視点
会議中の自分のキャラクターを（自分の内面の中だけでいいので）「アイドル」だと思う視点
このふたつです。
会議後のメモ（議事録）に必要な要素を心得る
まずはじめに、ビジネスの会議で「メモを取る」ときには、だいたい「書かなきゃいけないこと」が以下の３つと決まってます。
To-do（会議が終わった後のアクション）
決定事項（会議で決まったこと）
決定事項に至った経緯（なぜ決定事項が決まったか）
まずは、会議の後に何をすべきなのか。
いわゆる「To-do」です。
そもそもなぜ会議を開くのかというと
ほとんどの場合、会議をする前と後とで
何かしらの現実を変えたい
物事を前進させたい
と思って、会議を開くわけですよね？
なので、
物事を進めるために何が必要なのか、
「To-do」が参加者同士のあいだで
明らかになっていて、
会議が終わった直後から
それらを実行できるようになっておくことが、
最低でも必要になるわけです。
次に必要なのは、
その会議で決まった「決定事項」。
何を決めたのかを明確にすることで、
この会議の意味や意義が明らかになります。
最後に、「決定事項に至った経緯」。
これは一言一句全てを
書かなきゃいけないわけではなく、
議論の中で重要な情報や懸念事項、
不確定要素などを記録しておくためのものです。
これがあると、会議の後や次の会議で
深掘りしなければいけない要素のヒントを
参加者全員で把握しやくなります。
To-do
決定事項
決定事項に至った経緯
正直、これらの3つのポイントは
新卒の研修で習う基本の「キ」なので、
特段珍しいことでもないし、
むしろ一般常識と言ってもいいくらいかと
思います。
検索すればいくらでも出てくると思うので、
気になる方はぜひ調べてみてください。
基本的にこの3つのポイントが
会議の後に残っているメモの中で
明らかになってさえいれば、
参加している人や不参加だった人も認識でき
みんながハッピーになります。
なのでまずは、
会議の質をぐっと上げる「メモ術」では、
「この3つをメモする」ということを
確実に押さえる
という心構えをもってもらえたら嬉しいです。
では、ここからが本番です。
問題は、3つの要素が会議中にまとめられないこと
先ほどの内容を少し言い換えると
会議が終わった後に、
To-doが洗い出されていて、
決定事項が明らかになっていて、
その経緯まで共有できる状態に書き出す。
究極的にはこれさえできればいいのですが
問題はこの３つの点を多くの人が
会議中にまとめられないことにあります。
話は変わりますが、
そもそも「会議」とはなんでしょうか？
生物というか、
人間同士の対話による「ライブ」とも言える
活動なので
会議中はいろんなところに
紆余曲折話が行ってしまうものですよね。
この生き物のような波の中で、
３つの要素をちゃんとつまみ出す必要が
あるわけです。だから難しい、と。
難易度が高く聞こえるかもしれませんが
ここからはこのような状況で
「どうメモを取ったらいいのか」という点を
より深めていきましょう。
先に結論を言うと、
もっとも重要な点は
「メモの取り方」を知ることではなく、
会議が始まる前と、会議中の
「マインド」をチューニングしておくこと
会議の「前」から始まってるのです。
先日、Instagramのリールで
おすすめ文房具について紹介しましたが、
ぶっちゃけそういう「ハウツー」は、
先ほどの「何を使ってメモを取るか？」と
おなじくらい、どうでもよいのです。
そういう点にフォーカスするのではなく、
そもそも「何のためにメモをとるのか？」
根本的なところから考えることが重要です。
そうでなければ、アウトプットとしてまとめた
あなたのメモが、結局何の役にも立たない
ただの紙切れとなるだけだからです。
「何のために会議でメモとってるんですか？」
「何のために会議をしていますか？」
「会議のメモを取った後、どうなったら幸せ？」
これらの問いに即答できる方は、
この記事を読み終わるころには
何か具体的に明日から取り組めることが
わかっているんじゃないかと思います。
むしろそもそもすでに「メモ力」が
相当高い方かもしれません。
この問いに答えられるようになった状態で、
会議に臨み、メモを取る意識を持って
会議に参加すること。
これが、私がお伝えしたい
【会議の質をぐっと上げる「メモ術」】の
軸になります。
「メモ術」に惑わされて、本質を見失わないこと
そもそもなぜ「会議」を開くのか？
これについては前段で、
会議をする前と後とで
何かしらの現実を変えたい、
物事を前進させたいと思って、会議を開く
とご説明していましたね。
ここには議論の余地がないと思うので
その前提で話を進めていきます。
会議が始まる前と終わった後で、
何かしらの現実が変わってなくちゃいけない。
言い換えれば、会議が終わった後に、
全員が動き出せるような状況になっていること
が、会議においては重要なわけです。
なので、今回「メモ術セミナー」と
題していますが
「どんなふうにメモを取るか（ハウツー）」
よりも、最も重要な問題は
メモが完成したあとの現実で
「何を体験したいのか？
（どういう現実を体験したいのか）」という
ゴールを描くこと
になります。
いったいどれほどの人が、
会議に参加する前に
ゴールを描けた状態でいるのでしょうか。
会議の質を上げるためには、
会議中の「メモの取り方をマスターすべき」
なのではなくて、
メモを取った後に
「どんなふうになってたいのか」をみれば、
自ずと会議中にいい質問ができ、
いい議論につながり、
結果的に良いメモが作れるようになるのです。
（これはもう、経験上強くそう感じています）
話をまとめます。
質の高い「メモ術」をマスターするためには、
以下の2つのマインドを持って
会議に臨むことが必須です。
１：会議が始まる前の段階で、今回の会議でどういう内容を詰めなきゃいけないのか（基本的には「To-do」と「決定事項」）を、事前に会議が始まる前に考えておくこと
２：会議が終わった後、どうなってたらいいのかをイメージして、そういう方向になるように会議中に意図すること。
これらに付随する考え方を、
より詳しくここからご紹介していきますね！
会議は、奇跡的に共有できる大切な時間（＝命）
ちょっと話が飛躍してしまうのですが、
私は人生の中で「またね」というのは
基本的にない前提で
生きているところがあります。
誰かと「また」会える保証も、
1度会ったその人と
「また」会話ができる確約も、
基本的には存在しないからです。
なので、
会議に参加するすべての人たちが、
大事な命を削って
生身の人間として集まることができ
開催されるのが「会議」という場
と捉えるならば、
会議が終わった後のイメージを
意図するときには
「貴重な時間をみんなで共有するんだ」
という感覚を持っておくことが、
ひとつ重要なポイントになると思います。
この、貴重な時間を無駄にしないために、
私はどう貢献できるんだろう？
私を含めた参加する人全員が
「今日の会議は良かった」と感じるには、
どんな風に時間を作ったらいいのか？
どういう風にメモを取るかよりも、
このようなことを考えて臨む方が
はるかに会議の質が上がります。
会議に参加してる皆さんと
せっかくなにかのご縁で集まっていて、
それぞれが自分の命を削って会議に参加してる。
どんなふうに時間を一緒に過ごしたいかを見て、
意図しながら会議を進めていく。
その辺をあんまり意図したり、
重要視しないで会議に参加してる人って、
結構多い気がします。
だから日本には無駄な会議と呼ばれる時間が
たくさんあるのかな、なんて感じたりもします。
会議の時間、参加者全員が集まれた奇跡を、
無駄にしないためにできることを、
メモ係が率先して誘っていく。掘り下げていく。
そういう意識でいると、
すでに「メモ術」からは逸脱していますが、
もうすこし違った感覚にもなっていくので、
のちほどご紹介しますね。
メモ係りは、自分のスキルを磨ける「おいしいポジション」
会議に参加するすべての人と
共有する時間に対して、
奇跡とも呼べるほど大切な時間だと
感じられるようになったら、
単に「会議をまとめるために
（ある意味効率よく）メモを取る」視点から、
ぐーんと視座が上がることに
気づくかと思います。
なぜなら、会議に参加する人全員にとって、
会議の時間が有意義なものと感じられるには
どうしたらいいか、という広い視点に
切り替わるからです。
「会議をまとめたい」という
自分だけに閉じたハッピーを超えて、
会議に参加する人たちにとっての
拓かれたハッピーも見えるようになるわけです。
こんなふうに
視座が広がったり上がったりすることで
副業や独立に必要な思考力を底上げしたり、
チームで仕事をする際に
自分独自の唯一無二な貢献する力を
高めたりすることができます。
具体的には、
以下のようなスキルを磨くことができます。
①的を得た質問をする練習ができる（質問力強化）
②話を聞きながらまとめる練習ができる
③議論に対して自分の考えをまとめられる
④議論がまとまっていない人に対する質問力が養われる
最終的に3つの要素をまとめるという
メモ係としてのミッションのもと、
会議を充実したものにしていくので、
あっちこっち行きながら
時間が経過する会議の中で、
自分のスキルを上げる工夫を
凝らすことができるようになっていきます。
当然、人によってこういう「修行」や
「鍛錬」っぽいことが好きな人と、
そうでない人がいるので、
一概には言えないと思うのですが、
私は「メモ係り」って、
大変おいしいポジションだと思うんですよね。
なぜなら、私は個人事業主なので、
打ち合わせさえも自ら率先してしようと
自ら働きかけないと、
させてもらえる機会に巡り会えないからです。
ですが、会社に勤めていらっしゃる方は、
一度このような「会議のプロ」とも
言えるようなメモ術をマスターできたら、
いろんな会議に呼んでもらえるチャンスが
たくさんあるんじゃないかと感じています。
なので、独立や副業を考えている
会社勤務のビジネスパーソンにこそ、
メモ係を会議で買って出て欲しいなと思います。
会議中に動かすのは「手」よりも「頭」と心得る
さて、これまでずっと
メモ術よりも、
会議にどう臨むかという
マインドがすべて
というようなことをお伝えしてきました。
ですが、そうは言っても
「会議中に良いメモをとる方法を知りたい」
という方もいると思うので、
私がやっていることをご紹介します。
それは
会議中には、話していることのほどんどを
文字としてメモに記録しない
です。
びっくりする方も多いと思うのですが、
メモ玄人ともなると基本的には先ほどの
「会議後にまとめる3つのポイント」を
頭に入れた状態で、
会議中には何も書かないというのが
通常のスタイルになります。
経緯や決定事項、To-do…
メモしないと忘れちゃうじゃん！
そう思う方もいらっしゃるでしょう。
確かにそれはごもっとも。
ですが、
会議中に何を話していたかを
メモに残すことに意識を集中してしまうと、
結局PCでのタイピングばかりに
気を取られてしまいます。
これでは本来、会議を開いた目的にも直結する、
大事な「To-do」や「決定事項」を
洗い出すための質問や、
深掘りすることを意図した言葉かけが
できなくなってしまいます。
タイピングに気を取られていては
貴重な肉体と人生を使って、
会議に参加している意味がありません。
動かすべきは「手」ではなく、「頭」
最終的に必要事項を
きちんと洗い出し切ることが重要なので、
最悪会議を録音しておいて、
あとから音声解析アプリなどで
文字起こしすればいいのです。
手より頭を使う。
これは鉄則です。
会議中のメモは、みんなで「認識を合わせるために」書く
では、まったくなにも会議中に書かないのか？
と言われると、そうでもありません。
たとえば、議論しているなかで
この案件を進めるには
いろいろ他にも考えなきゃいけないことがある
と、誰かが言ったとします。
このときに
いろいろ他にも考えなきゃいけないこと
という言葉を聞いて、
参加者の中には「そうだよね」という空気が
流れたとしましょう。
ですが、このときに各々が考えている
「考えなきゃいけないこと」は、
点でバラバラであるケースがほとんどです。
なので、「いろいろ他にも」と言った
その内容の解像度を上げて、
全員の認識が合わせられるように、
誰かが言ったことや
その場で議題になっているメインテーマを
図解して
今の話ってこういうことですか？
と、図解を見せながら
確認することはよくあります。
このように口語（口で伝えられた言葉）だけで
会議を進めるのではなく、
議論を可視化しながら進めていくことで
議論の解像度をあげて
認識がずれないようにすることができます。
質が高い会議は、会議が終わった後に、
会議が始まる前とは全く違う「景色」が
見えていることでしたよね。
新しく動き出すための具体的なTo-doや、
会議で決めたことが明らかになり
次のフェーズに移行できることが
最低条件になるわけです。
そのためには、
会議の参加者が建設的な議論をしていないと、
話が堂々巡りで進まなくなってしまいます。
議論している内容の解像度を上げて
認識が合わさっていたら、
自ずと質の良い議論ができるようになり、
この堂々巡りを防げるわけです。
会議中、図解したものの横に
「決定事項」や「To-do」を書けたら、
「決定事項に至った経緯」は、
おまけ程度に箇条書きで書けばいい。
むしろ1時間会議した内容が、
1枚の図解にまとまることだってあります。
やってみたいなと思った方はぜひ意識して
「言葉を図にする」練習を
メモ係として会議の中でしてみてください。
「会議中はアイドル」で存在を価値にする
さて、最後にもうひとつ重要なポイントを
ご紹介して終わりにしたいと思います。
それは、先ほど
「会議」とは
参加者全員の命が奇跡的に重なって
共有できる【貴重な時間】
ということをお話ししていた際に
会議の時間、参加者全員が集まれた奇跡を、
無駄にしないためにできることを、
メモ係が率先して誘っていく。掘り下げていく。
そういう意識でいると、
すでに「メモ術」からは逸脱していますが、
もうすこし違った感覚にもなっていくので、
のちほどご紹介しますね。
とお伝えしていました。
それは、
365日、24時間のなかで
「自分が持ってるもの全部を使って、
この世界に貢献します」というマインドが最強
ということです。
もう少し詳しくお伝えしていきますね。
今回ここまでお伝えしてきた
「在り方（マインド）」は
「会議中だから」そうした方がいい
というものではなく、
日常的にそういうマインドで過ごすことって、
とっても大事だと痛感しています。
なぜなら、ここでご紹介した
会議に参加して時間を過ごしている、
私を含むすべての人がハッピーになるために
私はどうこの時間を
どう意図的に過ごせるかな？
という視点は、
会議以外の職場でのコミュニケーション
お取引先とのコミュニケーション
家族とのコミュニケーション
友達・習い事の先生とのコミュニケーション
など、さまざまな局面で
展開・応用ができる考え方だからです。
少し話がそれますが、私は東京OL時代に
バリバリ会議を引っ張って貢献しよう！
と力が入っていたときがあったのですが、
そういう「肩に力が入っている」ときほど
全然仕事がうまくいかなかったんですよね。
また、顔つきも口角が下がっていて、
眉間に皺が寄っていて。
相手とお話ししている時の口癖は
「この件、どうしますか？」
「あ、この件は私がやるんで大丈夫です。」
みたいな、ちょっとトゲトゲした感じ。笑
社会人たるもの、そういう在り方じゃないと
「貢献できない」と思い込んでいた節も
確かにあるのですが、
今となっては、感受性が高い女性である
自分として会議に参加している以上、
本来の自分ではないような
男性みたいなバリバリ感がある存在として
会議に存在しては
かえってその場の貢献度を下げてしまう
とさえ感じるようになりました。
そんな背景があって行き着いた
私のメモ係としてのマインドの調整方法は
会議中の私は「アイドル」という
キャラ設定にして参加する
というものでした。
お仕事頑張り屋さんなOL女子の方にこそ、
「アイドル」であっていいんだよと
お菓子と共に差し出したい心地です…。笑
「アイドル」とはなにか。
私がそれをここから話すことはしませんが、
ぜひ大人気のアニメ「推しの子」の
第一話をご覧になってもらえたら嬉しいです。
私がお伝えしたい「アイドル」が
そこには全てつまっています。
自ら「ハッピー（豊かさ）」を循環して、
自分から仕掛けていく・仕込んでいくという姿勢
このような女性性が強い姿勢や意識を
常に持つことによって、
自分の人生を豊かに変えるようなチャンスや
ご縁・情報を受け取るきっかけを
つくることができます。
なぜなら、優しく包み込む、
待ちの姿勢な感じがある女性性な世界って
「受け取る」スイッチが全開になる世界観だと
言われているからです。
私自身、肩に力を入れて働いていた頃よりも、
いまの方が何倍も豊かさを
受け取れている実感を実際に痛感しています。
自分にも、周りの人にも、
豊かな時間を増やせる自分であるために、
今の私には、何ができるんだろう？
この感覚はぜひ、
メモ術を超えて頭の片隅に置いていただけると
とても嬉しいです。
きっと人生を自由にデザインする
「ライフデザイン」を体感できるようになると
思います。
続編は「インスタライブ」へ
さて、ここまでをまとめると、
以下のようになります。
ざっと箇条書きにしますね。
「メモ術」として最低限、会議が終わった後にまとめなきゃいけないポイントは3つと決まっている
To-do、決定事項、決定事項に至った経緯があればいい
問題は会議中に３つをまとめられないことであり、それを実現するには「ハウツー」より会議に向かう「マインド」が重要
マインドとしては以下のポイントを抑える
会議が始まる前の段階で、今回の会議でどういう内容を詰めなきゃいけないのか（基本的には「To-do」と「決定事項」）を、事前に会議が始まる前に考えておくこと
会議が終わった後、どうなってたらいいのかをイメージして、そういう方向になるように会議中に意図すること
意識を拡張して、余力があったら以下の意識を持つとより会議の質を主体的に挙げられる
会議という貴重な時間を無駄にしないために、私はどう貢献できるんだろう？
私を含めた参加する人全員が「今日の会議は良かった」と感じるには、どんな風に時間を作ったらいいのか？
メモ係りは、思考しながら会議に参加することができるので、自分のスキルを磨くことができる「おいしいポジション」
メモ係りは、手よりも頭を動かす（議事録は音声認識アプリにやらせればいい）
会議でメモするときは、参加者同士で「認識を合わせるため」に図解するのがおすすめ（その練習をしてみよう）
最終的に、24時間「自分が持ってるもの全部を使って、この世界に貢献します」というマインドが持てると人生が豊かになる
「自分にも、周りの人にも、豊かな時間を増やせる自分であるために、何ができるんだろう？」を考えよう
以上です！
インスタライブでは、
こちらでご紹介した内容の「続編」として
30分程度のセミナーをしています。
テーマは「最強の資本、時間の使い方」。
私が経験した恥ずかしかったことや、
痛感した実例もご紹介しているので
気になる方はぜひ参考までにご覧ください。
また、こちらでご紹介した内容を通じて、
皆さんの身にどんな変化があったか
とっても気になるので、
お気軽にInstagramからDMいただけたら
とても嬉しいです。
ちなみにInstagramのライブ中にいただいた
コメントの中には
「無駄な会議だな〜」って思って
参加していたけれど
そういうふうに思っている自分が無駄だった。
「無駄じゃない会議」にするのは、私！
と言ってくださっている方が
いらっしゃいました。
「無駄だな〜」と自分が思う時間を
過ごしているのは、
他の誰でもない自分自身です。
ということは、
それって「自分の人生も無駄にしている」
ことになるので、
そんなのもったいないですよね。
自分の人生を「無駄遣い」しない！！
もっと自分の大事にする！！
と決めるきっかけを
ご提供できたのかなと思うと、
とっても嬉しかったです。
自分の時間を大事にするためには、
自分と一緒に過ごしている相手のことも
大事にできるように、
意識の器を広げて、視野を広げて
対話ができるようになることが重要です。
「メモ術」とはもはや
だいぶかけ離れてしまいましたが、
この記事を通じて意識の器を広げることに
何かのきっかけになっていたら
とてもうれしいです。
さいごまでご覧いただき、
ありがとうございました～！
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