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Google スプレッドシート⑩ ミスを防ぐ

おはようございます 
今日はスプレッドシートの
「ミスを防ぐ」を学んでいきます


共有する方法

スプレッドシートはExcelに比べて簡単に共有できる
安全に共有する方法が必要

⑴メールアドレスを使う共有方法

一番安全性が高い方法

共有ボタン デフォルトでは非公開 こちらをクリック
メールアドレスの候補から選択し 権限を選択する

⑵URLを使う共有方法

チャットで知らせてほしい希望があった場合

共有ボタンをクリック リンクをコピーをクリック チャット等に貼り付ける
制限付きの場合は Googleアカウントを設定した人のみ

メールアドレスを知らない場合

制限付きでなく リンクを知っている人すべてがアクセスできる
だれでも見れるためリスクが高い 注意が必要

【ドメインを使う共有方法】
一般的なアクセスをクリックすると 
法人で使用している場合は 法人名が選択できるようになる
法人名を選択すると 法人内のみで共有できる


シート・セルの保護

変えてほしくないデータに鍵をかけることができる

⑴シート全体を保護する

下のシートタブをクリック→シートを保護

「保護されているシートと範囲」右に表示 
入力可能な範囲を特定のセルを除く☑ 範囲を入力 説明も入力(把握が容易)

⑵指定したセル範囲を保護する

上記のシートでなく、「範囲」をクリック
保護する範囲を入力する画面が出てくる
ロックした範囲以外は入力できる

⑶指定したセルにアラートを掛ける(ロックはしない)

権限を設定をクリックすると
通常はユーザーを制限するに●が入っている

警告を表示を選択 編集しようとすると「実行してもよろしいですか」と表示


Googleアカウントがあれば
どこでもオンラインの環境でスプレッドシートの変更が可能
オフラインでの作業が 
オンライン環境になると自動的に更新される設定

オフラインでの操作

Googleドライブの設定画面

オフラインでの作業が オンライン環境になると自動的に更新される
オフラインで作業すると 「このデバイスに保存しました」表示される

変更履歴(セーブポイント)

メニューバーの編集→変更履歴→名前をつける

❶名前を付ける ❷変更履歴を表示 元に戻したい履歴をクリック

Ctrl+Alt+Shift+H(変更履歴が出せる)
作業する度に履歴のログが残っているが
区切りに名前の付いたセーブポイントを
作っておくと分かりやすい


入力規則

入力間違いを防止するために
入力できる文字を制限しエラー表示する
メニューバーのデータ→データの入力規則 
範囲を選択

  1. 日付で入力規則をかける
    条件→▼日付 ▼正確な日付

  2. 文字列の内容で入力規則をかける
    条件→▼テキスト ▼次を含む 例)「支店」
    「〇〇支店」と入力しないとエラーが表示 
    ●入力を拒否
    ☑検証ヘルプテキストを表示
    「「〇〇支店」と入力してください」

  3. 文字列の長さで入力規則をかける
    15字以内で記入してください

=IF(LEN(INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN())))<=15,TRUE(),FALSE())

条件→▼カスタム数式 上記を入力
●入力を拒否
☑検証ヘルプテキストを表示
「15字以内で記入してください」


条件付き書式

入力しなくてよいセルや行に色付けする
範囲選択 Ctrl+Shift+↓
メニューバーの表示形式→条件付き書式

1.文字によって色を変える
書式ルール ▼次を含むテキスト「完了」
スタイル 色→緑
それぞれ色を変えて設定

2.入力しなくていいセルをグレーで塗りつぶす
単一色→書式のルール→▼カスタム数式

=E3>0

条件をE3(となり)のデータが0より大きい場合 相対参照に
書式設定のスタイル 色→グレー

3.1行分すべてをグレーで塗りつぶす
範囲選択:データを全選択(Ctrl+A) 見出しを外す(Shift+↓)
単一色→書式のルール→▼カスタム数式 色→グレー

=$E3>0

E列を固定するために複合参照$Eにする 行は変更していい


参考書籍:Googleスプレッドシート現場の教科書


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