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Google スプレッドシート⑩　ミスを防ぐ

ismr

おはようございます　
今日はスプレッドシートの
「ミスを防ぐ」を学んでいきます


共有する方法

スプレッドシートはExcelに比べて簡単に共有できる
安全に共有する方法が必要

⑴メールアドレスを使う共有方法

一番安全性が高い方法

共有ボタン　デフォルトでは非公開　こちらをクリック
メールアドレスの候補から選択し　権限を選択する

⑵URLを使う共有方法

チャットで知らせてほしい希望があった場合

共有ボタンをクリック　リンクをコピーをクリック　チャット等に貼り付ける
制限付きの場合は　Googleアカウントを設定した人のみ

メールアドレスを知らない場合

制限付きでなく　リンクを知っている人すべてがアクセスできる
だれでも見れるためリスクが高い　注意が必要

【ドメインを使う共有方法】
一般的なアクセスをクリックすると　
法人で使用している場合は　法人名が選択できるようになる
法人名を選択すると　法人内のみで共有できる

シート・セルの保護

変えてほしくないデータに鍵をかけることができる

⑴シート全体を保護する

下のシートタブをクリック→シートを保護

「保護されているシートと範囲」右に表示　
入力可能な範囲を特定のセルを除く☑　範囲を入力　説明も入力(把握が容易)

⑵指定したセル範囲を保護する

上記のシートでなく、「範囲」をクリック
保護する範囲を入力する画面が出てくる
ロックした範囲以外は入力できる

⑶指定したセルにアラートを掛ける(ロックはしない)

権限を設定をクリックすると
通常はユーザーを制限するに●が入っている

警告を表示を選択　編集しようとすると「実行してもよろしいですか」と表示


Googleアカウントがあれば
どこでもオンラインの環境でスプレッドシートの変更が可能
オフラインでの作業が　
オンライン環境になると自動的に更新される設定

オフラインでの操作

Googleドライブの設定画面

オフラインでの作業が　オンライン環境になると自動的に更新される
オフラインで作業すると　「このデバイスに保存しました」表示される

変更履歴(セーブポイント)

メニューバーの編集→変更履歴→名前をつける

❶名前を付ける　❷変更履歴を表示　元に戻したい履歴をクリック

Ctrl＋Alt＋Shift＋H（変更履歴が出せる）
作業する度に履歴のログが残っているが
区切りに名前の付いたセーブポイントを
作っておくと分かりやすい

入力規則

入力間違いを防止するために
入力できる文字を制限しエラー表示する
メニューバーのデータ→データの入力規則　
範囲を選択

  1. 日付で入力規則をかける
    条件→▼日付　▼正確な日付

  2. 文字列の内容で入力規則をかける
    条件→▼テキスト　▼次を含む　例)「支店」
    「〇〇支店」と入力しないとエラーが表示　
    ●入力を拒否
    ☑検証ヘルプテキストを表示
    「「〇〇支店」と入力してください」

  3. 文字列の長さで入力規則をかける
    15字以内で記入してください

=IF(LEN(INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN())))<=15,TRUE(),FALSE())

条件→▼カスタム数式　上記を入力
●入力を拒否
☑検証ヘルプテキストを表示
「15字以内で記入してください」

条件付き書式

入力しなくてよいセルや行に色付けする
範囲選択　Ctrl＋Shift＋↓
メニューバーの表示形式→条件付き書式

1．文字によって色を変える
書式ルール　▼次を含むテキスト「完了」
スタイル　色→緑
それぞれ色を変えて設定

２．入力しなくていいセルをグレーで塗りつぶす
単一色→書式のルール→▼カスタム数式

=E3>0

条件をE3(となり)のデータが0より大きい場合　相対参照に
書式設定のスタイル　色→グレー

３．1行分すべてをグレーで塗りつぶす
範囲選択：データを全選択(Ctrl＋A)　見出しを外す(Shift＋↓)
単一色→書式のルール→▼カスタム数式　色→グレー

=$E3>0

E列を固定するために複合参照$Eにする　行は変更していい


参考書籍：Googleスプレッドシート現場の教科書


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