新入社員のあなたにこそ知って欲しい！使いこなすと生産性が40倍になる？VBAってなに？

これから社会人生活を長く送るであろう新入社員のあなたにこそ知っておいてもらいたいことがあります。

皆さんの多くは会社の業務でMicrosoft Officeをお使いではないでしょうか？実はMicrosoft OfficeではVisual Basic for Application(VBA)というプログラミング言語が使えるようになっています。

このVBAを使うことで、普段手作業で行っているルーチンワークを自動で爆速で処理することができるようになります。

これを身につけると大幅に生産性をあげる事が可能です。例えば2時間位掛けていた作業を3分位で終えるようなことが可能になるのです。単純に時間計算すると120/3 = 40倍の生産性向上です。

面倒な事務仕事をさっさと終わらせて、早く帰宅して例えば見たかったマンガやドラマを見る時間が作れるようになります。

RPAはどうなの？

さて、デスクワークの自動化というとRPAが真っ先に上がってくると思います。RPAはRobotics Process Automationの略です。要はパソコンの中に自動で作業してくれるロボットをインストールしたりクラウド経由でロボットを利用して、ロボットに作業を教えて実行してもらうというものです。

PRAのメリットは基本的にはプログラムを組まなくても自動化出来るということです。画像を認識してボタンをクリックしたり出来るタイプだとクセの強いアプリでも操作できたりします。

ですが、当然導入にはそれなりの費用がかかりますし、RPAによってはロボットに作業を教えるのにプログラミングが必要な場合もあります。

多くの方にとってすぐにRPAを導入できるか？と問われれば、難しいというのが実情でしょう。個人的には会社がお金を出してくれるのであればRPAによる業務の効率化は良い選択肢だと思います。

Pythonはどうなの？

また、最近人気のプログラミング言語であるPythonでパソコンの作業を自動化しよう！みたいな情報もよく見かけます。Pythonはプログラミング業界では人気らしいし、いいかもしれない！と思われるかもしれません。PythonはRPAと違ってプログラムコードのサンプルも多くありますし無料で使えます。

ですが、注意しなくてはいけないのはPythonは環境構築が必要になるという点です。これ、結構面倒ですし、作ったプログラムを他の人にも使ってもらおうとすると、もっとやっかいです。主にMicrosoft Officeアプリケーションの自動化をするのであればわざわざ準備に手間をかけてPythonを使わなくても良いと思います。ちなみに個人的にはPythonは好きです。

VBAは何がいいの？

VBAはMicrosoft Officeがインストールされていれば環境構築せずにすぐに使えます。タダですぐ使えます。

Microsoft Officeをインストールしている人であればVBAで作ったプログラムを利用できるので、他の人と共有しやすいという点でも大きなメリットがあります。また情報がネットにたくさんあるという点もVBAの大きな強みといって良いでしょう。何かしら実現したい機能をググればほぼ確実に見つかります。

VBAでは何が出来るの？

さて、前置きが長くなりましたが、VBAで具体的にどんなことができるのかを紹介していきたいと思います。

VBAでは、Excelの操作、Outlookの操作、PowerPointの操作、Wordの操作、といったOfficeアプリケーションの操作はもちろん、ファイルやフォルダの操作、ブラウザの操作(標準はIEのみ)、ODBC接続しているデータベースの操作といったこともできます。私がVBAで操作しているのは主にこんなところですが、多分他にも色々出来るんでしょう。

具体的な活用例を挙げていきます。

例えば、メーリングリスト宛に来た問合せメールに対して、受信日時、件名、送信者などをExcelに取り込み。テンプレートを利用した返信メールの作成や、対応が完了した日時や対応者をExcelに取り込んで完了したかどうかの管理や、対応に要した時間を分析したり、誰が何件対応したか、誰からの依頼が多いかといったデータを分析できます。

また、ブラウザを立ち上げて社内システムにログインし、ラジオボタンを指定したり、テキストボックスに検索条件を指定して検索し、検索した結果に出てきた表をExcelに取り込み、その結果を計算して出来たデータを、別のシステムにログインして、データを入力して登録する。なんてこともできるようになります。特にデータを一括でアップロードできずに、一件ごとしかデータを登録できないようなポンコツな設計のシステムだとアホほど効率化されます。

また、社内のサイトに毎月掲載される売上実績データをダウンロードし、Excelのピボットテーブルで集計したデータを元に、PowerPointにグラフを作って報告資料を作成しメールで送付する。なんてことも可能です。

また、ODBCで製品データベースに接続して、製品の型番を指定すると価格を返すような関数を作っておけば、Excelのワークシート関数と同じようにその関数を使って価格を表示出来るようになります。

このように色々な事が出来るわけですが、言ってしまえば決まった手順に従って行う作業はほぼ全て自動化できてしまうわけです。だったら、そういった作業はコンピューターにお願いして人間は人間にしかできない仕事に時間を使ったが良いですよね。

最後に

さて、今回はVBAについて簡単に紹介しました。VBAの基本に関してネットで検索するとExcelでVBAを使うための基本みたいなのが多くでてきます。もちろんそれも大事な情報ですが、ざっくりとした全体象を掴める情報が見当たらなかったので今回の記事を書いてみました。

VBAはプログラミング言語ですので習得するのはなかなか大変ですが、習得すれば大きな武器になります。新入社員のうちから少しずつでも覚えていけばトータルで見るとかなり生産性を上げる事ができるようになります。

私も最初VBAはExcelしか操作できないと思っていたので早いうちから知っておきたかったです・・・。

今回の情報が少しでも皆さんの社会人生活を豊かにするきっかけになれば幸いです。

それではまた！