優先すべきタスクほど見積もり時間を短くする
はじめに
前提として、「7つの習慣」に記載されている時間管理領域（第一領域～第四領域）の考え方に沿って記載する。
自分なりの第一領域～第四領域の内容はまた別の機会に投稿する。。。予定。
第二領域のタスクが優先されないという現実
タスク管理の手法として、TaskChuteCloudというツールで、タスクシュートを実践している。各タスクのログを記録するときに、そのタスクが第何領域なのか、というのを記録しているが、第一領域や第三領域の割合が非常に多い状態だった。
---グラフの凡例---
第一領域 ・・・○
第二領域 ・・・◎、☆（より大事だと思っている第二領域のタスクを☆にしている）
第三領域 ・・・△
第四領域 ・・・×
過去1年前までは、1日のうち（睡眠時間を除く）、5分の1も第二領域に着手できていない状態だった。
2022年4月1日～4月30日の実績グラフ
現在は、◎と☆を合わせて全体の3分の1程度が第二領域のタスクになった。
2023年3月1日～3月31日の実績グラフ
なぜ第二領域のタスクが実施できなかったのか
第二領域のタスクが実行出来ない理由として、大きく3点考えられた。
1. 緊急であることに時間を多く費やしていた
グラフを見れば分かるとおり、2022年のグラフでは第一領域（58.1%）と第三領域（19.23%）が占める割合が非常に多かった。8割弱が睡眠以外で第一領域と第三領域を占めていることになっている。
つまり、（重要の有無に関わらず）緊急であることに時間の多くを費やしていたということである。
2. 第二領域のタスクが難しいと感じていた
この頃（2022年4月）のタスクを見返すと、第二領域のタスクを登録はしていたものの、いざそのタスクを実行しようとしたときにそのタスクが非常に難しいと感じてしまい、別の単純なタスクを実行してしまう、というような傾向が見えた。
3. 第二領域のタスクの見積もり時間が長かった
これもタスクを難しいと考えてしまう原因の一つだったかもしれない。タスクの見積もり時間が長かった。短くても25分、長いと1時間程度の見積もりにしていたのだ。本当に実行するときにはそれくらいかかるのかもしれないが、タスクを始める前にそれだけの「覚悟」を決めないと思うと、なかなか手がでなくて当然だろうとは思った。
第二領域のタスクの難易度を下げてみた
そこで私が実践してみたのが、以下の2点である。
1．☆評価の第二領域タスクの見積もり時間を短くした
☆評価のタスクに限らず、ミーティングなど時間が決まっているもの以外のタスクの見積もり時間を最長25分とした。これはポモドーロテクニックなどでも言われているとおり、人が集中できる時間には限界があるというものに由来しており、私の集中の限界時間は25分以内だろう、という経験に基づくものである。
これより長い時間のタスクは、そもそも実行する気が起きないと判断してしまいそうなので、タスクの見積もり時間を短くした。
ちなみに最低時間は大体5分。まずはほんの少しでも良いので前に進めることが大事だと思ったからである。
2．第二領域タスクの内容を簡単なものに書き換えた
タスクの見積もり時間を短くしたので、できることも限られる。
それに沿ってタスクの内容をより簡単に、着手しやすい内容に変えた。
また、タスク名を動詞にして、「○○をする」という書き方に変えることで何を実行するタスクなのかをよりわかりやすくした。
実行後の効果
実行後は以下の効果が現れた。
第二領域のタスクを実行することの抵抗が軽減された
第二領域のタスクを実行したときに見積もり時間よりも長く作業できた
これは、見積もりが甘かったというわけではなく、ここまでやれれば良いというラインを超えて作業を実施できたということである。前倒しで進めることが出来たと言える。
これから実行していくことについて
まずは5分のタスクで登録して毎日継続、習慣化することを目標とする。
習慣化できたらタスクの時間を少しずつ増やしていく。
具体的なアクションとしては、以下の通り。
ハードルが高く感じるタスクについて、見積もり時間を短くして、5分程度のタスクに分割する。この際、5分でできるようなタスク名に書き換える。
毎日同じ時間帯に、設定したタスクに取り組む時間を作る。 習慣化するためには、毎日継続することが重要であるため、タスクが達成できなくても、諦めずに翌日に持ち越す。
タスクが習慣化できたら、少しずつ時間を増やしていく。
これを少しずつ実行していくことで、時間管理やタスク管理にかかる負荷やストレスを軽減することができる。
また、習慣化により、自己肯定感や達成感を高めることができる。