学校では教えてくれない資料作成の秘訣・前編〜概要と事前準備〜

こんにちは！

長期インターン先や就職先で入社初期によく任せられるのが、情報収集や資料作成。
大学の授業などではなかなか経験することができなかったり、経験はしていても職場で求められるレベルとはかなり違う…と感じることも多いのではないでしょうか。

本記事では、ドキュメントやスライドを主とした資料作成に焦点をあて、それぞれの用途と作成前に気を付けるべきことについて紹介したいと思います！

そもそも資料の種類って？

普段「資料」としてよく使われるものには、「ドキュメント」と呼ばれる文章ベースのものと、「スライド」と呼ばれるグラフやイラストなどの視覚表現を文と織り交ぜたものがあります。

【ドキュメント】
ドキュメントは配布・記録用資料として使用するのが一般的で、用途に合わせて内容の詳細度が変化します。

会議前の配布資料であれば、議題の概要と検討事項を大まかに記したものを作成するでしょう。複雑な議題を扱うミーティングの議事録ならば、細かな事項まで、詳しい説明と議論過程が記されているかもしれません。

【スライド】
スライドの場合、記録用の資料として用いられることは少なく、配布資料または「見せる」資料としての用途が一般的です。

「見せる」資料はいわゆるプレゼン資料を指すもので、プレゼンターによる口頭説明が伴います。そのためプレゼン資料には、聞き手が最低限おさえるべきポイントを記し、詳細は口頭で伝えるのが一般的です。細かい内容で重要度が低いものは、プレゼンテーションが行われる前の事前資料（ドキュメント）に関連 / 参考情報として記載してある場合もあります。

配布用のスライドは、セミナーや専門度の高いプレゼンテーションで聞き手の理解を深めるため、または口頭説明の代わりとして使用されるものです。プレゼンターの口頭説明がない状態でも、資料を見れば内容を把握できるよう、伝えるべきことをもれなく記載するのがポイントです。

ここからはプレゼン資料としてのスライド作成を主なテーマとして、作成前にすべきことを紹介します。

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資料作成前にすべきこと

資料作成にあたって、事前に把握・対応しておくべきことを見ていきましょう。

1. プレゼンテーションの目的
   プレゼンテーションの相手に応じて、資料上の言い回しや表現方法を変える必要があります。
   部署内での情報共有を行うため、自社の経営層への報告をするため、クライアントへプロジェクトの進捗を進めるためなど、プレゼンテーションを行うシチュエーションも相手もさまざまです。場面に応じて適切な資料を作るために、資料の用途を必ず確認するようにしましょう。
   

2. プレゼンテーションの時間
   プレゼンテーションの時間が長い場合、重要トピックの詳細までグラフ等を活用しながら説明することができます。時間が短ければ、ポイントをかいつまんで話すことになるでしょう。
   記載内容の過不足を防ぐためにも、プレゼンテーションの時間を把握しておきましょう。
   

3. プレゼンテーションの中心テーマ
   伝えたい内容が複数のテーマにまたがっている場合、何が中心テーマなのかによって、他の情報の表現方法が変化します。
   中心テーマと、その他テーマの優先順位を把握し、伝わりやすい構造で資料を作成するのがポイントです。
   

4. 資料作成に必要な情報を整理し、情報の階層化を行う
   プレゼン用資料を０から作る場合、必要な情報をスライド上または別ドキュメントに用意し、情報の階層化を行います。
   大 / 中 / 小見出しや、それぞれに付属する内容、箇条書きにする箇所などを予め決めておくことで、のちにスライドのレイアウトを調整しやすくなります。
   スライド作成の元資料となるドキュメントが予め存在する場合、情報の階層化を行うまえに、不要な情報を省き、内容を整理する必要があります。
   特に注意が必要なのは、元資料が時系列で記されているケースです。代表的なものとして、議事録があります。会議中は話が行ったり来たりすることもあるため、時系列で記録されていたとしても、その内容がテーマごとに整理されているとは限りません。
   「プレゼン資料 ≠ 議事録」ということを意識し、まずはテーマごとに内容をまとめましょう。

資料の階層化

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後編へ続く

いかがでしたか？
本記事では、資料作成にあたって知っておくべきことの前編、資料の種類と資料作成前にすべきことを紹介しました。

後編では、実際に資料を作成するときにどんな工夫をすべきなのか、内容と視覚表現の２つに分けて紹介します！

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