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全社ワークショップで Notion と Slack を駆使してみた

井上玲

こんにちは!カミナシHRの井上(@INOUERAY)です。

先日、全社での対面ワークショップを設計・実施しました。

今回は全社員が対面で集まり、「組織」という抽象度の高いテーマを設定したワークショップだったのですが、社員も増え60名以上・ワークグループも10以上となるそこそこ大規模(?)のワークショップとなりました。

そして、対面でありながら Notion や Slack というオンラインツールをワークのアイテムとして駆使しながら運営してみる試みをしてみたのですが、思いの外ハマった感触がありました。

ということで、今回はこのワークショップの設計でトライしてみたことの簡単な振り返りとTips共有をしてみたいと思います。

「社内ワークショップだからこそ使える手だなぁ」と思う部分も多いので、今回は特に、

  • HRなど企業内の組織施策としてワークショップに取り組まれている方

  • チームビルディングの一環としてワークショップを取り入れている方

などの方々にとって、何かしら参考となる情報となればと思います。

ちなみに Notion や Slack の機能が特に解説もなく登場していますので、あまり馴染みの無い方は調べながら読み進めていただければと思います。

背景

ツールとして紙や付箋をなどの物理的アイテムを使うことも考えたのですが、前回の物理アイテムをガッツリ使ったワークショップを実施した際に「普段ペンで文字を書かなすぎてツラい笑」というコメントがあったり、事後の情報整理の観点でもやや手間があったので、

「せっかくだからデジタルツール全振りの回もやってみるかー」

と試してみたのでした。

ちなみに当社では社内コミュニケーションツールとして Slack や Notion を利用しており参加者がみな操作を問題なくできる状態であったことや、元々ワークショップの案内にNotionページを作成していたり参加者用のSlackチャンネルを社内で用意していたため、それを「更に」活用したというイメージであることは最初に触れておきます。

取り組み①:ワークシートをNotionで作り込む

ねらい

当日はファシリテーターが私1人に対して参加者が60人前後(ざっくり5人✕12グループ)という体制で、グループごとにファシリテーターが手厚くフォローをしていくというスタイルが成立しませんでした(少なくとも自分には無理でした......)。

一方で、参加者は職種も様々で、在籍年数も今月入社〜5年戦士までだったり、キャリアも新卒メンバー〜40代までと幅広く、前提知識や視座・視点、スキルレベルの差をカバーする仕掛けは必要でした。

そこで、当日の柔軟なファシリテーションで議論や思考を深めてもらうよりも、事前のプログラム設計やワークシートを作り込むことに重きをおき、当日はできるだけ参加者自身で迷いなくワーク進行ができるフォーマットにしたいと考えていました。

やったこと

ワークシートは Notion の Database 機能を利用してワークシートを作成しました。

社内告知用の Notion には、もともとグループ分け表(グループ名と参加者名が記載されているもの)を用意するつもりだったので、このグループ分け表とグループのワークシートを兼ねてしまうことを考えました。

Notion の Database では、 Table 表示ができる上に各アイテム(行)が個別ページを持っているので、そのページをグループで使うワークシートにしてしまうというイメージです。

更にグループのワークシートの中に、メンバー毎の個人ワークシートを別の Database で用意するということもしています。

<個人ワークシート作成のおまけ情報>
・参加者全員分の【氏名】と【所属グループ】がプロパティとなっている1つの Database を作成し、各個別ページをワークシートにします。
・これを別の場所にマスターとして置いておき、各グループのワークシートでは Linked database で表示し、フィルター表示でそのグループメンバーだけ表示するようにしておきます。
・Database を1つにすることで、ワークシートをテンプレート化して一括適用できたり、管理上もソースがまとめられるというメリットがありました。

わかったこと

その1:【作成時】さまざまな機能によってデザインをリッチにできるので、見やすいシートを簡単に作ることができました。Calloutでガイダンスやポイントといった情報をさり気なく配置したり、Tableで情報整理用エリアを作成したり、文字色や背景色を付けてコンテンツの区切りなども見やすくできています。

その2:【作成時】データベースのテンプレート機能を使って簡単に内容を反映できたので、手間なく全員分の個人ワークシートを用意できました。参加者に自身でテンプレートを適用してもらえば、1つ1つ作成する負荷がかからないですし簡単ですね。

その3:【実施時】個人ワークからグループワークに移る過程で、個人ワークのアウトプットをグループワークのワークシートにコピペで展開でき、情報の共有や集約が効率的に実施できていました。想定していたわけではないですが、デジタルツールの大きなメリットですね。

その4:【実施時】グループ内での情報共有はもちろん、グループをまたぐ覗きあいをしやすく、ワークショップ後も含めて「他のグループがどんな議論を展開しているのか」を見て、気づきを得ている人が多かったのは印象的でした。

実は検討してやらなかったこと

ワークショップにおけるオンラインツールとしては【Miro】を第一想起する方も多いと思います。Miroは当社でもプロダクトチーム中心に利用者はいて、私自身も使用経験はあるので頭に浮かびはしました。

ただし、全社で見ると利用経験やリテラシーに差がある印象で、事前の操作説明に時間をかける必要がありそうだったり、説明なく進めると予期せぬトラブルが発生する可能性を感じたため今回は見送ったのでした。
(少人数での実施でファシリテーター自身がフォローに入れたり、時間にゆとりのあるときはトライしてみたいなと思います)

取り組み②:ワーク最後の振り返りに Slack のワークフロー機能を使う

ねらい

ワークショップの終わり際には、今回のプログラムで得た気づきや学びなどを言語化していくリフレクション(振り返り・省察)を行うケースが多いと思います。

私も全員にリフレクションの時間を取ってもらいたかったですし、かつアウトプットまでして欲しかったのと、それを参加者同士で共有してそこからも相互に気づきを得られる仕組みにしたいと思っていました。

やったこと

共有まで考えると、自由記載よりもアンケートフォーム形式で記載してもらう方が、フォーマットが統一されて読み手にもわかりやすく負荷も少ないと考えてその方式でいくことにしました。

Googleフォームを使い回答が記録されたスプレッドシートを共有する方法も考えられたのですが、わざわざシートを見に行ってもらう必要があり目に触れにくくなることに懸念がありましたし、リンクを共有してアクセスしてもらう(利用ツールが増える)ということにもやや煩雑さを感じました。

そこで【Slackから投稿】【Slackに流す】を一番シンプルに実現できる Slack Workflow を利用することにしました。

参加者チャンネルとして用意していたチャンネルにそのまま流れるようにすれば、自然に目に留まるしスマホでも見やすい。そして投稿自体も Slack からできるので迷子にならないという、前述の懸念をクリアしたフォーマットにすることができました。

ちなみに、 Slack チャンネルにポストされた後、更にスプレッドシートにまとまるようにフローを設定しています。これは主に事務局の記録用ですが。

<設定側の仕組みはこんな感じ>

簡単に解説すると、以下のような感じ。

step1:
任意のチャンネルにフォームの入り口を仕込んでいます。チャンネルを選んでフォームの名前を決めるだけです。

step2:
具体的にフォームを作り込んでいます。Googleフォームに比べると利用できる項目の種類はシンプルですが、【短文、長文、リスト選択、人を選ぶ、チャンネルを選ぶ】から選べるのでシンプルなものなら対応できそうですね。必須回答・任意回答も設定できます。

step3:
ここでは、step2で回答してもらったフォームの内容を、【どのチャンネルに投稿するか】【どういうかたちで投稿するか】を設定しています。
ここではフォームの入り口があるチャンネルと同様にしていますが、別のチャンネルを設定することもできるので用途に応じた使い分けができますね。
加えて、どういうかたちで、という部分のポイントは「Variable〜」とある数カ所に使っている変数で、実際にフォームに投稿された内容を都度反映するものです。ここでは【Person who submitted form =投稿した人】と、【Response to: "設問タイトル" = フォームに用意した2つの設問それぞれに記載された内容】の情報を、それぞれの場所に呼び出しています。
挿入するのは設定画面からポチポチ選択するだけなので、簡単です。

step4:
最後が、この投稿をGoogleスプレッドシートにも転記する設定です。こういうサービスをまたいだ連携もシュッとできるのが良いですね。
設定方法もメニューから選択するだけなので簡単ですし、ガイドに従って自身のGoogleアカウントを連携すれば自身のスプレッドシートを指定して、どの列にどの回答項目を対応させて登録させるか?などの設定が直感的に行えます。

<参加者からみるとこんな感じ>

デジタルツールを駆使したワークショップを設計・実施してみて

参加メンバーの積極的なスタンスやリテラシーにも助けられ、ワークショップ当日はトラブルなく進行することが出来ました。

オフラインのワークショップであっても、全員のリテラシーがある程度揃っているツールであればデジタルツールを積極的に使っていくことで準備を効率化できたり、当日の進行を助けてくれたり、ワークの効果を高めてくれる役割を果たしてくれそうです。

物理的なツールが良い、デジタルツールが良いという二元論ではなく、それぞれの魅力を活かしたワークショップをこれからも模索していきたいと思います。

そのうち王道のレゴとか使ってみたいな〜。

さいごに

カミナシでは、壮大なビジョンの実現や更なるお客さまへの大きな価値提供のために、日々の業務から離れ、今回のワークのように大きなテーマや未来志向なテーマに思考を巡らせ、メンバー同士で語り合うような場を大切にしていきたいと思っています。

こんな会社に興味があるかたは、ぜひコンタクトしてみてください!

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