オンラインワークショップで失敗しないための5つのポイント

先日、マネーフォワードの経営会議でデザイン手法を用いて新サービスのアイデアを創出するオンラインワークショップを実施しました。オンラインワークショップの経験が少なかったため、うまく進行できるか不安でしたが、終了後のアンケートでは回答者全員からとても高い評価を頂きました！

本記事では、運営メンバーがオンラインワークショップを成功させるために工夫したポイントをご紹介します。オンラインワークショップを企画する方のお役に立てれば幸いです。

Point 1. ブレイクアウトルームを活用する

グループワークを行うため、Web会議システムはZoomのブレイクアウトルームを利用しました。

ブレイクアウトルームはミーティング内に複数グループをつくることができる便利な機能です。しかしグループを分けた後、参加者全員に対して画面共有や、説明ができなくなってしまうのが悩ましいポイントです。

参加者を6チームに分け、運営スタッフ3名が2チームずつ担当しました。運営スタッフがチーム数より少ないため、参加者からの質問にすぐに回答したり、説明したりすることができません。

そのため、運営スタッフがいなくても、各グループが自らワークを進めることができるように以降で紹介する工夫をしました。

ブレイクアウトルーム中、参加者全員に連絡する方法
ホストだけが参加者全員にメッセージを送ることができますが、送ったメッセージは一瞬で消えるため、沢山の情報を伝えることはできません。
私たちの場合、各ワークの残り時間や補足説明など、最低限の情報のみを送るために使いました。

Point 2. 使い慣れたツールを使う

オフラインワークショップの場合、付箋にアイデアを書いて、壁にペタペタ貼っていく方法が一般的かと思います。

オンラインワークショップの場合、miro、figma、MURALなどの使用を検討すると思いますが、私たちは「Google スプレッドシート」を選択しました。

その理由は、参加者が日常的に利用するツールにすることで説明や質問を減らすためです。また、新しいライセンスを準備したり、セキュリティについて気にしたりする必要がなくなるメリットもあります。

Point 3. ワークシートの内容を充実させる

参加者がワークショップで使う資料（ワークシート）には、3つの工夫をしました。

1）1枚で完結する
複数のワークシートがあると何を使えば良いのか迷うため、1枚のスプレッドシートを左から右に進めるだけでワークが終わるようにしました。

2）説明を丁寧に書く
本番前のテストを繰り返し、分かりにくい部分や疑問点を洗い出しながら、ワークシート内に記載する説明の品質を高めました。

3）ワーク毎の時間を書く
ワーク毎の開始時刻、終了時刻、作業時間を書きました。開始時刻がズレた場合にはマスターデータを編集することで正しい時刻になるように設定しました。

Point 4. 運営メンバー用のチャットで連携する

運営メンバー1名が2チームをサポートするため、運営メンバーは2つのグループを移動する必要があります。グループの移動は、Zoomのホストが手動で該当メンバーを移動させる必要があります。

その作業をするため、運営メンバー専用のSlackチャンネルを立て、グループの移動依頼、状況の共有を行いました。

Point 5. 発表の時間はチャットを活用する

ワークショップの最後に発表の時間を設けました。
オンラインでの発表は発表者が孤独を感じやすいため、Zoomのチャットに感想やツッコミを書いてもらうようにお願いしました。

発表中に参加者からのコメントやリアクションがあったことで、発表が盛り上がり、良い雰囲気でワークショップを終えることができました。

最後に

以上が、運営メンバーがオンラインワークショップを成功させるために工夫したポイントです。

ワークショップは本番前の準備がとても重要です。私たちも上記の方法にたどり着くまでに様々な方法を試し、本番前のテストを繰り返して、改善点を発見しました。

事前に、様々なことに気を配り、丁寧に準備することで、本番で予期しないトラブルがあった場合にも臨機応変に対応することができます。スムーズに進行するワークショップは参加者の満足度、アウトプットの質に大きく影響します。皆さんもしっかりと事前準備をして万全の体制で本番に臨んでください。

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