仕事力アップ！地方公務員が身につけたいこと：「分割＋ミニゴール＋緩急」で1日の仕事パフォーマンスを最大化する

    仕事を進めていると痛感するのですが、忙しい時ほど頑張れるものです。夕方までに仕上げなければならない、午前中までに提出しなければならない、けれど時間に余裕がない･･･というケースで、爆発的な集中力を発揮して締切に何とか間に合う、という経験をした人は多いのではないでしょうか。もちろん、その後には感動的なほどの達成感と恐ろしいほどの疲労感がやってくるのですが、それが成長の原動力にもなります。

　逆に、あまり仕事がない時はダラダラしがちです。集中力も低く、時間もなかなか進まず、忙しくないのは良いのですが決して喜べる状態ではありません。本来は、重要だけれど緊急でないことなど、そうした時こそできる仕事はあると思うのですが、今日しなければいけないものではないので、なかなか目が向かないのも事実です。今回は、そうした時にこそパフォーマンスを上げるための方法を紹介したいと思います。

　それは、「分割＋ミニゴール＋緩急」のセットです。分割とは、仕事の内容を細かく分けることです。時間が長いとどうしてもダラダラしてしまいますが、分けると目の前にやるべきことが浮かび上がってくるので、それに向き合う姿勢が生まれます。ミニゴールは、分けた仕事を達成できたかどうかを確認するための目標です。締切に追われると頑張れるので、仕事が少ない時も小さな締切を細かく作ると頑張ることができるようになります。

　先ほど述べたように、できれば「重要だけれど緊急でない仕事」を用意しておくと良いでしょう。仕事は忙しい時もあればそうでない時もあって、いつどのようになるかは予測不可能なところがあります。そこで、仕事に余裕が出た時を想定しておいて、その時にやっておく仕事をできるだけ意識しやすいポジションに置いておくことを勧めます。例えば、デスクマットの下に挟んでおけば、いつでも視界に入ってきます。

　最後に、緩急です。締切に追われている時は緩急など考える余裕さえありません。それでも重要な締切があるので、集中力を保って仕事をこなすことができます。しかし、そうでない時は緩急をつけて仕事を続けることが有益です。例えば負担の大きな仕事を20分こなした後、メールチェックなど負担の小さな仕事を10分挟む、これを繰り返す･･･といった具合です。これは25分の仕事と5分の休憩を繰り返す「ポモドーロ・テクニック」に近い方法ですが、休憩時間も仕事をしている（気分転換になる仕事をする）点で、さらにパフォーマンスアップにつながると思います（その分、小さな仕事の時間を10分に伸ばしています）。時間の設定は自分が最もやりやすい長さで良いでしょう。また、午前中の方が集中力は高いので、午前と午後で仕事の内容や配分を変更しても良いかもしれません。

　今回は、「分割＋ミニゴール＋緩急」の組み合わせで1日の仕事のパフォーマンスを最大化する方法について述べました。これから涼しくなってきますが、年度の後半に入り事業の執行を着実に進めること、来年度予算編成に向けての作業など、徐々に忙しい時期に入ってくると思います。働き方改革の中で長時間労働を避けるためにはあらゆる対応が必要ですが、今回紹介したこともその一環として、実践の参考にしていただければ、と思います。