仕事力アップ！地方公務員が身につけたいこと：「会議の時間帯」を戦略的に工夫する

　地方公務員の仕事は、日々、目まぐるしく変化しています。それは、仕事の「内容」だけでなく「進め方」も当てはまります。自分だけで進める仕事もあれば、部署内の先輩や同僚と一緒に進める仕事、他部署の職員と進める仕事、外部の方々と進める仕事･･･など、実に多種多様です。これらの仕事を、1日の就業時間内で割り振り、こなしていくことになります。

　このうち、自分だけで進める仕事を除いては、割り振る時間帯を選ぶことができないケースが大半です。自分がリーダーの場合であれば、自分で時間帯を設定できるかもしれませんが、せいぜいそれくらいです。決められた時間帯に会議に出席するなど、一定の拘束を受けることになります。しかし、会議には望まし時間帯が3つあると思います。それは、昼前、午後一番、終業前です。会議の時間帯を決める場合は、それに配慮することを勧めます。

　昼前の時間帯が良い理由は、延長しづらいからです。昼休みを犠牲にしなければならないので、必然的に「昼までに終わらせる」という雰囲気で進行がスムーズになります。お昼前になると、「そろそろ終わってほしいな」と思った経験は、多くの人にあるのではないかと思います。そのため、余計な話で脱線することなく、必要なことを優先して決めることができます。そこで、開始時刻にも注意が必要でしょう。早めに終わると午前中の残った時間を仕事に充てることになりますが、中途半端な時間では仕事にならないので、ちょうど昼前に終わるくらいに開始時刻を設定したいものです。例えば、2時間かかる会議なら10時から、1時間で終わる会議なら11時から･･･といった具合です。

　次に、昼一番です。昼休みが終わりリフレッシュしていること、午後はスムーズに会議が進みやすいこと、がその理由です。誰でもそうですが、午後はどうしても眠くなってしまいます。午前中と違い、頭がスッキリしていない状況なので、鋭い意見を述べることも難しくなります。つまり、議論の難しい議題をあえて昼一番に始めると、すんなり決まることもあるかもしれません（それが良いのかどうかは、議題次第ですが…）。私の恩師からは、コーヒーにも同じ効果があると聞きました。甘いコーヒーを飲むと心が穏やかになり、議論がスムーズに進むそうです。

　終業前の時間帯は、昼前とほとんど同じ状況です。会議が終わらないと帰れないので、「終業時間までに終わらせる」という雰囲気が生まれます。特に、プライベートの予定が入っている場合は、大きな効果を発揮するでしょう。

　逆に、朝一番の会議は良くないと思います。朝は頭もスッキリして、エネルギーに満ち溢れているので、会議に使うのはもったいないからです。もっとパフォーマンスを発揮できる仕事に充てた方が良いでしょう。朝礼も短くして、定例会議も朝一番ではなく、9時30分とか10時くらいにして、朝の1時間くらいは集中できる仕事をするのがベストだと思います。

　会議については、短い時間にしたり参加者を絞ったりするなどの工夫はなされていますが、どの時間帯に開催するかでも工夫できる点があり、それらも含めて戦略的な対応が必要になると思います。