仕事力アップ！地方公務員が身につけたいこと：メールチェックは「10時と15時」を基準にする

 　今回は、仕事で頻繁に使うメールのチェックや連絡についての、私の考え方を述べたいと思います。

　地方公務員の仕事では、1日何十通ものメールが届き、同じくらいのメールを発信しています。おそらく仕事の3割くらいはメールで対応しているのではないでしょうか。そのため、メールをどのように処理するかは、仕事のテクニックの大きな割合を占めることになります。

　メールは人を繋ぐコミュニケーションツールなので、SNSとよく似ているかもしれません。発信や受信の相手が決まっているのがメールの特徴で、それだけに既読スルーしたり適当な反応をするのでは仕事にならないので、しっかりと対応することが必要になります。

　ただ、メールはいつ届くか分かりませんし、対応が早いほど仕事ができる人と思われる傾向があるため、受信したらすぐに返信しなければならないと考えてしまいがちです。そうすると、メールを受信するたびに通知音が鳴るといった設定をして、その音がせっかく進んでいた仕事を中断させ、かえって仕事全体の効率が落ちる可能性もあります。

　また、重要なメールは夕方もしくは早朝に確認することが多くあります。なぜなら、相手が夕方や夜（残業した場合）にメールを送ることで仕事の区切りとなるから、その時間帯に送れば気持ちよく仕事を終えられるためです。しかし、受信した側は終業時刻ギリギリにメールが届けば「今日はもう見ないでおこう」となりますし、相手が残業してメールを送信してきた場合には、朝一番に確認して「今日対応しよう」ということになります。

　問題は、その中に重要でない連絡メールも入っていることです。メールチェックには時間がかかるので、朝一番にチェックすると、1時間くらいかかる場合があります。朝の、頭がスッキリしてパフォーマンスが高い時間帯に負荷の低いメールチェックをするのは、得策とは言えません。朝は負荷の高い仕事を先にこなせば、心の余裕も持つことができます。

　そこで、私はメールチェックを10時にすることを勧めます。朝の仕事を始めて一定の時間がたっているので、気分転換も兼ねてメールチェックをすることができます。また、午前中に返信をすることも可能なので、対応が遅いということもありません。午後も同様です。昼休みにリフレッシュをしたあとは、メールチェックではなく、高めの負荷の仕事をします。メールチェックは15時くらいが良いでしょう。必要な場合は、夕方までに返信をすることができます。

　もちろん会議や出張など、固定した時間にしなければならない仕事がある場合や、朝一番や昼一番に時間かかる仕事をする場合は多少前後しても良いと思いますが、これを1つの基準としておけば、毎日の仕事をリズミカルに進めることができるようになると思います。良かったら、実践してみてください。