地方公務員の「残業しない仕事術」：出張の復命書は帰る前にデジタルメモを残しておく

    地方公務員には出張の機会があります。頻度や行先はさまざまですが、場合によっては毎週のように各地に出かける人もいます。出張すると作成しなければいけないのが、復命書です。復命書には5W1H、つまり「いつ」「どこに」「何の要件で（誰に会いに）」「どんな成果を得た」といったことをまとめて、決裁権者に提出します。出張の概要を共有するとともに、ちゃんと出張したことを証明する書類としても重要です。

    短時間で近場の出張ではあまり関係ありませんが、長時間（丸一日かかる日帰り、あるいは宿泊）で遠方への出張では、復命書に書き込むことも多く、ボリュームが大きくなります。そのため、復命書の作成にも時間がかかります。出張を終えてそのまま自宅に帰れば、復命書の作成は職場に戻って書くことが一般的だろうと思います。

    しかし、復命書は出張中、もっと言えば出張前に書いておくことが残業しないコツになると考えます。日時や要件は先に決まっているので、大きな変更がなければ書くことは出張前に決まっています。そして、出張で得た情報は帰りの電車の中でスマホにメモしておくのがベストです。

    多くの場合、そうした情報は手書きのメモに残してあるでしょう。資料に書き込んでいる人も多いと思います。そして、出張が終わって帰路の電車の中で缶ビールを飲み、ウトウト（ガヤガヤ）…というパターンが多いのではないでしょうか。出張の疲れを癒すにはそうしたくなる気持ちも理解できます。

    しかし、学生時代の修学旅行ではありませんが、出張は復命書を作成して提出するまでです。手書きのメモを基に翌日に復命書を作成すれば、タイムラグのため記憶が薄れて作成に時間がかかってしまいます。出張を終えた直後にメモをデータで作成しておくことは、復命書の作成を飛躍的に速く、内容も充実したものにしてくれるのです。

    スマホは復命書を作成するうえで、非常に強力な武器となります。電車内でパソコンを広げる手間が省けますし、片手に資料を持ちながら文字を入力することもできます。その日のうちにデジタルでメモさえしておけば、あとはメモをコピペして復命書に貼り付ければ良いのですから、作成が格段にラクになります。そうすれば、メモを作った後のビールも、もっと美味しくなるかもしれません。

    何泊もする場合は、その日の仕事を終えてホテルにチェックインした直後にスマホにメモを入れておくと良いでしょう。記憶の残っているうちに、負担が少なくなるよう、こまめにメモをしておくことが大切です。ホテルに入って、あるいは電車の中でリラックスしたい気持ちを少しだけ抑えて、復命書のメモを作成しておくことを薦めます。