SmartHRの経理がフルリモートでペーパーレス月次決算をやってみた

はじめまして、SmartHRで経理を担当している稲毛と申します。
SmartHRは職種問わず社外への発信が多いのですが、経理のことは今まで発信したことがありませんでした。
そんな中、新型コロナウィルスの影響でSmartHRでも3月末から全社員が強制リモートワークとなったにもかかわらず、月次決算をリモートで完結できたので、リモートワーク中の経理の皆さまのヒントになればと思い、noteを書いてみることにしました。（もっとうまく業務を回している会社さんはたくさんいらっしゃるとは思います。）

SmartHRの経理体制の概要

・メンバー4名
・使用ツール
　会計：マネーフォワード クラウド会計、マネーフォワード クラウド経費
　販売：Zuora、Stripe
　その他：Slack、G Suite、Zoom、秘密兵器のワークフローツール
・決算期は12月なので、現在は3月月次と1Q四半期決算を対応中

リモートで月次決算業務を行う場合の課題

1️⃣紙で提出される書類が圧倒的に多く、それらを回収しないと数字が確定しない
2️⃣各部署の上長承認などはハンコ運用しているものもあり、承認の証跡が残せない
3️⃣複数のデータを同時に開いて作業することが多いので、サブディスプレイなしの自宅だと生産性が下がる（個人差はあると思います）

課題解決その１：支払申請をクラウド上で完結させる

SmartHRは労務手続きをクラウドで行うサービスを提供しているので、経理もさぞかしスマートにやっていると思われがちなのですが、お恥ずかしながらバリバリ紙運用をしていました😇
上記に記載した課題の1️⃣と2️⃣は強制リモートになる以前から月次決算の早期化をする上でボトルネックになっており、5月からSmartHRの子会社が開発中のワークフローツールを導入予定で動いていましたが、急遽リモートワークになったため、1ヶ月前倒しで導入することにしました。

【実際に対応したスケジュール】
3/25(水)：申請フォームの内容を調整（この時点では社員の招待もしていなければ、承認経路の設定などもしていませんでした）
3/26(木)：3/27(金)〜4/3(金)が強制リモートになると告知される
3/30(月)：ユーザマスタ、承認経路の設定、マニュアルの作成
3/31(火)：全社にアナウンス、支払申請方法の一斉切り替え

【結果】
百数十件あった請求書は期日までに回収でき、承認証跡をしっかり残した状態で会計処理するところまでスケジュール通りに完了できました🎉

・なぜタイトなスケジュールでツールを導入できたのか
理由は2つです。
1つ目は、今回導入したワークフローツールが管理者(私)にとっても、申請者・承認者(社員)にとっても、直感的なUIで使いやすかったこと。シンプルに、分かりやすく、申請者・承認者の負担を減らすために意味のない項目を作らないということを意識しました。
とにかく時間がなかったので、簡単なマニュアルしか用意しなかったのですが、「申請方法が分からない」という問い合わせや申請後の差し戻しはほとんどない状態だったため、対応に追われることなく他の作業の時間も十分に確保できました。
こちらのワークフローツールは現在、クローズドで開発中のため、世の中にでるのはもう少し先になりそうですが、今後がとても楽しみです！
ご興味がある方は最後のおまけまで読んでもらえると嬉しいです。

2つ目は、SmartHRで働く社員のバックオフィス業務への理解と協調性の高さ。
バックオフィス部門が全社的に新しいものを取り入れる時、「前より面倒になった」、「使いにくい」などのアレルギー反応が起こるのは、どこの会社でもあるある話だと思います。
特に、申請・承認作業は、各チームの業務スピードの低下につながることも多いため、反発が起こりやすいものです。今回の支払申請は1ヶ月後には導入する前提で動いていたものではありますが、各チームのオペレーションへの影響を最小限に留めて事業のスピードを落とさないようにする必要があったため、少し慎重に進めていました。
「今の世の中の状況、社内の状況は誰しもが分かっているはずだしみんな察して！！！」と言いたくもなるのですが、そんな時こそ「なぜその面倒臭い申請が必要か」「どういう意味があるのか」「やらないことによってどうなるのか」等々の背景を簡潔に伝えるように心がけています。
バックオフィスからフローの変更を伝えた直後に行動を変えてくれ、批判ではなく「ここはこうした方がいいよー」とフィードバックしてくれるメンバーが多い環境で働けるのはとてもありがたいです。

課題解決その２：タスクの進捗共有とクラウドにデータアップロードの徹底

リモートワークに限った話ではなく当たり前のことなのですが、SmartHRでは、決算のタスクを誰が・いつ・何をやるのか・いつ終わったのか（ステータス）を網羅的に常に把握できる状態にしています。定常的なタスクは、Googleスプレッドシートで子会社分も含め、月次と四半期でシートを分けて管理しています。その他プロジェクトなどでスポットのタスクにはAsanaも併用しています。
エビデンスは紙で確認できないので、下記を徹底しました。

・回収したらファイル名に申請番号や伝票番号をつける
・各タスク単位でGoogleドライブにフォルダを作成してアップロードする
・フォルダのリンクをタスク管理表に貼って、ダブルチェックする人が確認しやすい状態にする
・1日の終わりにはタスク管理表をチェックして、「予定より遅れているものがないか」、「完了のステータスになっているか」、「エビデンスのリンクも貼ってあってフォルダに保存されているか」を確認して漏れがないようにする

課題解決その３：個人の生産性の担保

課題3️⃣の自宅のワークスペース環境は作業効率をあげるためにはかなり重要なポイントでした。自宅用ディスプレイを購入しようかどうしようか考えていたところ会社から「リモートワーク環境を整える手当」が支給されることになったので即決しました。

自宅のワークスペース。SmartHRではバックオフィスのメンバーも全員MacBookを使用しています。（支払業務はサブでWindowsあり）

ペーパーレス決算をやってみた感想

経理は紙やハンコなどの物理的なものが多く「リモートワークなんて絶対無理！！」と思っていたのですが、「人間追い込まれると、どんな状況でもなんとかなるものだな」というのが率直な感想です。
今回、SmartHRは四半期決算のタイミングだったこともあり、突然のリモートワークも対応できましたが、年次決算だった場合は、状況はまた違っていたと思います。先々を見据えてバリバリ紙運用していた業務を刷新できる良い機会と前向きに捉えることで、他の業務改善も進めていくきっかけになりました。
今回ご紹介した以外にも細かい調整は相当な数がありました。SmartHRでは日常的にSlackでのやり取りが多いので、リモートでもコミュニケーションで困ったことはなかったのですが、顔が見えない分、丁寧に対応せねばと普段よりもやさしくなれた気がします。笑

最後に

SmartHRでは経理のメンバーも絶賛募集中です！
まだまだ課題だらけですが、今後さらに社員数も増え、事業拡大する中で経理体制の強化を一緒にがんばってくれる方からの応募をお待ちしています🙇‍♀️

おまけ

記事中で触れた、SmartHR子会社が開発中の「秘密兵器のワークフローツール」ですが、スクショを出すところまではOKをもらえたので支払申請の入力フォームだけお見せします。

これはほんの一例ですが、フォームのカスタマイズ、承認経路の分岐、締切日、Slack・メール通知などが自由に設定でき、支払申請に限らず、かなり汎用的に使えるようになっています。
個人的に感動したのは、パイプラインという特定のワークフローのチケットが完了したときに自動的に次のチケットを起票する機能がすでに実装されていたところです。その都度申請をあげるのではなく、発注稟議→押印申請→支払申請がクラウド上で一貫性をもって運用できる未来が近いと思うとワクワクしています。
機能追加は随時行われているのですが、Slack内での承認機能も開発予定とのことなので、さらにUXが爆上がりするのではないかと期待が高まっています！

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