#136 定時で仕事を終わらせるために心がけていること
このnoteはフルタイムワーママの
ちょっとした毎日を忘れないように書き残しています。
今日は、先日ちょっと思いついたネタを。
タイトルにもあるように
フルタイムワーママ歴10年目のわたしが、
仕事を定時で終わらせるために
心がけていることについて。
心がけていることは3つ
わたしが仕事を時間内で終えるために
心がけていること。
とにかく仕事を種類別に仕分ける
ひとつの作業の所要時間を把握する
無理をしない(自分のキャパを知る)
この3つです！
それでは、ひとつずつ説明を。
1.とにかく仕事を種類別に仕分ける
さまざまな仕事がデスク上、
メール、そして頭の中でも…
ごちゃごちゃになっていませんか〜？
そんなあらゆるモノ・コトたちは
どんどん仕分けて、探しやすく！
-書類の仕分け-
仕分けといっていちばん思いつくのが書類。
わたしの場合は
特に在宅勤務後の出社日、
デスクの上は書類の山。
(まだまだFAX文化な業種なもので…
でもメールやweb取引も混在してて超カオス)
FAXはパソコンでも見れるようになっているので
在宅勤務でも業務に支障無くできるのですが、
いろいろと理由があり、
同じ内容が会社のプリンタで
紙でも出力されるようになっているのです。
そんな書類たちを種類別に
ひたすら分けていきます。
すぐ処理するものは
クリップでとりあえずまとめ、
後の処理でいいものは
クリアフォルダに入れて仮置き。
(フォルダは絶対に透明で中身が分かるように！)
-メールの仕分け-
お次はメールの仕分け。
極力すぐ仕分けをして受信トレイには
なるべくメールを滞在させません。
わたしがやっている方法としては、
受信メールのざっくりタグ分けです。
タグ付けって面倒かも…と思いますが、
検索だけでは思うように
引っかかってくれないこともあるので
案件や部署別などでタグ付けしています。
ちなみに自分がメールを送る時には、
相手にどうして欲しいか分かりやすく、
そして検索しやすいようなタイトル付けを
心がけていますよ。
もうひとつやっている仕分けが期限別。
直近1週間についての日付タグ5つと
半月先・1ヶ月先の
ざっくり日付タグ2つを用意します。
当日の業務で見たいメールは
その日のタグをつけます。
用件が済んだら日付タグを外してアーカイブ。
その日の業務が終わる時点で
当日タグに残ってるメールは
翌日のタグに移動させます。
近々では必要ないけれど、
まだ終わらない案件…なメールは
半月先・1ヶ月先のタグを付けます。
この日付別に分ける、というのは
Voicyの勝村さんのこちらの放送を聴いて
コレはいいな！と思って参考にしています。
-頭の中の仕分け-
仕分けの3つ目は頭の中、
つまりタスクの仕分けです。
仕事では基本的に紙にメモは取らずに、
全てGoogleさん頼りです。
パソコンでもスマホでも、
いつでもパッと見れるのがいいんです。
(仕事で使っているGoogle Workspaceを
もとに説明します)
やる日が決まっていることは、
Googleカレンダーにメモ。
やりたいなぁと思ってるアイデア的なことは、
Googleスペースにメモ。
Googleスペースは
通常グループチャットで使われるものですが、
わたしはひとりスペースを作って
メモ用に使っています。
仕事ティップス的な、
業務中ちょっと確認したいことは
Google keepにメモして
メール画面に表示し常に見れる状態に。
こんな感じであらゆるモノ・コトを
日々仕分けしてから仕事を進めています。
2.ひとつの作業の所要時間を把握する
目の前にある仕事を
ただただ処理していっては、
時間内に終わるか分かりませんよね……。
普段しているひとつひとつの業務に
自分はどのくらいの時間があれば完了するのか、
把握しておくことが大事だと思っています。
と、いうことで私は普段やっている作業の
それぞれ所要時間を測ってあります。
だいたい把握するまでは、
カレンダーにやった業務+所要時間を
入力していました。
所要時間がおおまかに分かっていれば、
いま出来る作業は何か、とか
仕事の順序の組み立てなどを
考える指標になりますよね。
3.無理をしない(自分のキャパを知る)
無理をしない。
コレ大事ですよね。
休んでしまったりして、忙しくなると
ついつい無理をしてしまいがち。
だから、
前の2つのことを心がけて
なるべく余裕を作るように。
そして、
どのくらいの業務ならやり切れるのか、
把握しておくこと。
無理なら周りにお願いできるように
関係を作っておくこと。
(コレ地味に大事で結構難しい…)
倒れてしまっては、
元も子もないですからねぇ……。
さぁ、明日からの1週間もがんばろうっと。
なにか、あなたのヒントになれたら嬉しいです。
読んでくれたあなたに感謝を。
またお待ちしていますね。
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