年末調整の備忘録
IVRyのコーポレートは財務・会計・人事・労務・採用・法務・総務などを幅広く担当しています。今回はその中の人事・労務周りで、「年末調整の進め方」についてお話させていただきます。
想定読者および目的としては以下の通りです。
スタートアップで働く人事労務担当者
特に人事系の経験者でない限りは年末調整の具体的な進め方はあまり知らないと思いますので、この記事で大枠を把握いただけますと幸いです来年の自分たち
社員も増えて社内での年末調整担当も変わっていると思うので、まずはこの記事を読んでもらってから引き継ぎしましょう
進め方の決定
経緯
IVRyでは去年は対象人数が少なかったため、契約している顧問税理士の先生にほぼ丸投げする形で年末調整の手続き一式を依頼しました。
2022年、奥西のこの記事でも記載の通り、従業員数は拡大。2022年末で年末調整対象人数は20人規模にまで増えました。
それに伴い、工数がある程度膨らんでしまうことが予想されたため、どのような形で年末調整を実施するのが良いのかの検討を開始しました。
前提条件
年末調整手続きに関して、弊社の使用している人事関係のシステムや年末調整の対象となる人数見込みは以下の通りでした。こちらの前提をもとに、スケジュールや税理士との分担範囲を決めていくこととなります。
・使用する人事系のシステムはfreee人事労務（プロフェッショナルプラン）
・年末調整の対象人数は20人前後となる見込み
・年末調整の情報は12月の支払給与に反映させたい
税理士との初回打ち合わせ
10月上旬ごろにいつもお世話になっている顧問税理士の先生と年末調整に関する初回打ち合わせを実施しました。
その場のゴールとしては、先生とIVRyの作業分担範囲と全体工程の期日を把握することでした。
そして、打ち合わせの結果、次のように整理できました。
作業分担
a. 必要資料の従業員からの回収・・・IVRy
b. 上記情報をもとにしたシステムへの情報入力・・・IVRy
c. 必要に応じた是正指示を通じたシステム入力情報の確定・・・先生
d. 還付/追徴情報の給与明細への反映・・・IVRy
e. 法定調書等の税務署への提出・・・先生
期日
・資料収集など含めて11月ごろからぼちぼち作業開始
・12月第1週目中にbまでを終わらせておく必要あり
実際の作業推進
フォーメーションはイメージできたので、次に具体的な作業内容の話です、
システムとして「freee人事労務」を用いる場合、作業方法自体はfreee社が用意されているこちらのページをご覧になるのがわかりやすいと思います。
IVRyでも、上記ページに記載の内容を参考にしながら、先生とも相談して次のようにスケジュールを決めました。
スケジュール
大きな流れとしては、freee上で年末調整できる準備をする→各メンバーに自身の情報を入力してもらう→税理士の先生にチェックをもらう→確定→各種書類の税務署への提出というものです。
スケジュールを決める際には、12月に支払う給与に年末調整の結果を反映させるために、上記におけるNo.8の日程から確定させ、税理士の作業内容や必要日数等をヒアリングして逆算して日程を確定させていきました。
また、No.3「freeeへの情報入力および書類提出」のように、コーポレート以外のメンバーに依頼するタスクについてはなるべく期間に余裕を持たせるとともに、依頼の際には最終期日である11/25よりも前の11/18を一次期日として設定するなどしました。
感覚として、何もわからない中で作業する際には漠然と不安を感じてしまいがちですが、このスケジュール作成が終わったタイミングで非常に気が楽になった記憶があります（なので、この部分については少し詳しめに記載しました）。
作業上の注意：紙の原本の取り扱い
基本的には先述のfreee社による説明を読むとわかるので割愛しますが、一点だけ。年末調整には紙の各種証明書の存在がつきものですが、それらは丁寧に扱って、何より失くさないようにしてください。
年末調整の添付書類（『保険料控除証明書』など）は、所得税法により7年間の保管が義務付けられています。厳密には、書類提出の翌年1月31日を起点として7年間保管なので、2022年の年末調整に使用した原本は2023年1月31日より7年保管します。
みなさまにおかれましては、普段の業務においてはペーパーレス化を進めている方も多いでしょうし、普段の生活においては紙書類は最悪失くしても再発行できると考えている方（僕です）もいらっしゃるかもしれません。
ですが、こと年末調整に関しては、預かる書類は自分のものではありません。なので、参照するときは机の上を綺麗にして、ペットボトルに蓋をして、クリアファイルなども手元に用意されることをお勧めします。
なお、添付書類はその写真を画像ファイルとしてfreeeに取り込むことができます。先生にもよるのでしょうが、税理士によるfreee入力内容の確認時にはその画像ファイルを参照してもらうことも可能ですので、事務所へ原本を発送するといった作業は今回は不要でした。
まとめ
以上、初めて自分たちで年末調整を行ってみた備忘録でした。
これまで在籍した会社では当たり前のように誰かがやってくれていた手続きでしたが、スタートアップではこういうこともイチから行っていくんだな〜と改めて実感した手続きでした。
加えて、今回は法律的に行わないといけない手続きでしたが、働く人が安心して働けるための最初の最初の一歩とも思いますので大過なく終えられて良かったです。今後については、もっと心地よく働けたり、社内外から見て魅力的に思える環境を整備していかないといけないとも感じました。
したがいまして、IVRyでは、労務環境の整備から今後の拡大に向けた組織制度の設計までお助けいただける方を大大大募集しております。
まずは話だけでも聞いてみたいという方も大歓迎ですので、是非お声かけください！最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
参考：各種リンク
■IVRyで一緒に働いてみたい方、大募集！
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