SaaS管理のあたりまえを実現する、「従業員オフボーディングフロー（β）」を提供開始

2022年3月9日 09:40

3月に入って、忍び寄ってくる花粉の足取りに怯えている今井です。
毎年この時期はギリギリの戦いです。つらし。

昨日ITトレンドEXPOというオンラインイベントで「マネーフォワードのSaaS管理」というテーマでセッションに出たのですが、なんと1000名を超える方に参加登録いただきました。SaaS管理はまだニッチな話題だと思っていたので、驚きです。

また、2週ほど前に「SaaS管理ガイド」というホワイトペーパーも出しておりまして、想定以上にたくさんの方に見ていただいてます。
（こちらからご覧いただけますので、ぜひ）

SaaS管理に対して関心が大きくなってきていることを改めて実感しています。

これまではSaaSを導入すること、使い始めることに関心が集まってきた印象ですが、マーケットの成熟やSaaSを選ぶ選択肢が豊富になってきたことから、社内のSaaSをどうやって管理していくか、という部分に関心がシフトしてきていると実感します。

SaaSの管理と言っても、社内利用SaaSの可視化、アカウント発行、シャドーIT、契約更新などいろいろなトピックがありますが、今回は退職者アカウントの削除を取り上げます。

プレスリリース。

紹介ページ。

動作イメージ。（もうちょっと品質上げたかったですが、ここらが限界の様子）

「退職者のアカウントを消す」というあたりまえなことが、実は難しい

退職者や契約が終了したパートナーなど何かのイベントでアカウントが不要になることがあります。これらのアカウントは当然削除することが望ましいですが、なかなかこれを徹底できている会社が少ないです。

例えばこのような問い合わせが社員からあったりします。

「退職したxxさんからツールにまだアクセスできると連絡がありました、アカウント削除をお願いしたいです。」

ある企業のリアル話

私自身もある企業のお手伝いでGoogle Analyticsのアクセス権限を借りていましたが、業務を終了した後でもずっとアクセスすることが可能でした。

当社の「マネーフォワード IT管理クラウド」(以下IT管理クラウド)をご利用いただくと、ほとんどの会社で退職者アカウントが見つかります。

なぜ退職者アカウントを消すのが難しいのか

SaaSはIT部門で管理しているものと、事業部で管理しているものに区分されます。IT部門ではチャットツールやファイル共有ツールなど全社で使うSaaSを管理しており、事業部管理は営業のみが使う、開発のみが使うなどのSaaSが当てはまります。

重要度というのはユーザー数が多かったり、SaaSに取り込まれるデータに個人情報が含まれるなどしてより厳密に管理する必要性を表しています。

①IDPで管理

IDP（Okta、AzureAD等）で管理する場合は、一元管理が実現されており管理状況が良い場合がほとんどです。本来はこのカバー範囲がもっと広ければいいのですが、多くの場合社内のSaaSのうち20-30%しかカバーできていません。

②、③スプレッドシートで管理

Excelなどスプレッドシートで誰にどのSaaSのアカウントを付与したかを管理します。IDPでカバーできないSaaSが該当します。問題は、アカウント付与したことが作業ミス等でスプレッドシートに記入されていなかったり、SaaSが随時新規導入され、スプレッドシートのフォーマット更新が追いついて行かなかったりすることです。
また、③の事業部管理のSaaSの場合は、退職者の情報が事業部のSaaS管理者に伝達されず更新が滞っている場合があります。

④管理されていない

実は何かしらの方法で管理されているSaaSの方が少なく、ほとんどのSaaSはここに区分されます。過去の退職者アカウントが全て残っている、ということもよくあります。

実際の作業フローは以下の形になり、スプレッドシートの更新もれやそもそも管理していない、というケースで退職者アカウントが残る状態が発生します。

退職者アカウントをモレなく特定できるか
アカウント削除の手間

特に1が悩ましく、スプレッドシートなどではまず解決が難しいです。さらに2についても、今までやってきたが手間だった、もしくはやっていなかったので作業が増える、という課題です。

従業員オフボーディングフロー(β)とは

今回提供開始した、IT管理クラウドの「従業員オフボーディングフロー(β)」を使うと、上記の課題をうまく解決できます。

退職が発生したら、まず従業員マスタとなるGoogle WorkspaceやMicrosoft365で削除やサスペンドのステータスにします。その情報をIT管理クラウドが受け取って連携済みのサービス全てをスキャンして、退職者アカウントを探します。

退職者アカウントを発見したら、Slack通知でお知らせします。その後、本日時点で27のサービスはIT管理クラウドから直接アカウントを削除でき、わずか3クリックで削除作業が完了します。

対応していないSaaSは個別にログインして削除します。

3クリックで実現するアカウント削除

退職者アカウントを検知したSlack通知から、SaaSを選択しクリック
検知された退職者アカウント一覧を表示する
削除ボタンをクリック

文字にしてしまうと至ってシンプルですが、実際に体験してみるとWoWを感じていただけると思います。たった数クリックでアカウント削除が終わるなら、こまめにメンテナンスしようという気にもなります。

また、各SaaSの管理者権限を持っていなくてもIT管理クラウドの管理者権限さえあれば、作業を実行できるのも実は便利なポイントです。

本日(2022/03/08)時点で対応サービスは27ですが、こちらも週3-5ほど対応数を増やしていき、2-3ヶ月以内にまずは70SaaSまで増やしていくことを予定しています、ご期待いただければと思います。

実際にこの機能をお試しいただいたお客様のコメントを紹介します。

Rollbarの退職者削除作業やったのですが、めちゃめちゃ便利でした。今日まで大量に退職者残しておいて良かったw
IT管理クラウドの画面で一括選択で削除できるのが便利すぎますね。ここは実体験として非常に良かったです。

SaaS提供会社(メガベンチャー)

デプロビジョニングの機能便利ですね！Slack通知で消し忘れのアラートを受け取った後の対応が楽です。

スタートアップ企業

ぜひWebよりお問い合わせください。

最後にお約束すぎますが、メンバーを募集しています。マーケティングの方急募です。助けてください！
今や世界6ヵ国の出身者からなる、グローバルチームになってきましたので、グローバルな環境で働きたい方はぜひ、お待ちしております！

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