小から中に移すメソッドに挑戦中③『経理や事務作業はITやクラウドサービス』

先日、我が社の前期決算が終了し、決算書が仕上がりました。まあこれはまさに、経営者の通知表みたいなもので、そこに表れる数字に残酷なほど、嘘や偽りがございません。
良くも悪くも、その数字が今の会社の状態を表す『リアル』です。
経営者はそこから目を背けることはできません。
私たちはというと。。。
今年は…正直なんとか乗り切ったな…という感想。
決して良くはないけれど、やれることを懸命にやった。
といったところでしょうか。

そうして仕上がった決算書を持って、各金融機関様に今期のスケジュールと売上目標、利益目標と事業計画書を共に提出・提案し、
これからまた、新しい一年が始まります。

まぁこの作業は、ともすれば一年間で最も緊張感があるし、ストレスを感じる瞬間でもあります。
事業をやっていれば、黒字の時もあればもちろん赤字の時もあります。
シリーズ①で述べた通り、成長途中の企業は安定感に乏しいのが現実です。七転八倒、三歩進んでは二歩下がるの繰り返し。
私たちのような若輩企業は、大きな担保も権利も有してませんので、
金融機関様から
『貸しません‼️』
と言われた時点がいよいよアウトの時。

借入の予定があろうがなかろうが、
常に【借りられる状態】をキープする必要があります。
極端な話、利益そこそこでも【借りられる状態】がキープできていれば、会社が潰れる事はありません。これは、経営をするうえでとても重要な事。
そのために金融機関様とのセッションは極めて重要な任務です。

健全な経営には、よい商品や良いサービスはもとより
『健全なお金の記録』や、『健全な雇用体制』、『健全な衛生管理』、などが不可欠になってきます。
そのどれもが必要なファクターですので、できれば専門的な知識を持った人員を配置したいところです。
さりとて、そのようなコストを潤沢に使えるほど、小から中に向かう事業者には余裕がありません。

そこで当社では、ITツールを多用しています。
会計経理は『freee』
実務の決済システムは『Airレジ』
労務管理は『弥生給与』
人材募集は『indeed』
シフト管理は『Airシフト』
もちろん各種のSNSも担当化して発信しています。
『ランサーズ』や『CroudWorks』なんていう、デザインや事務作業の外注依頼をできるサービスも存在します。

メリットは様々ですが以下の2点が非常に大きいのではないかと
私は考えています。

まず一つ目は、どのサービスもほとんどがクラウドサービスを用いており、
アカウントIDとログインパスワードさえあればどこでも、スマホで操作できるというポイントです。
このことにより、どこでも、いつでも、だれでもが空いた時間に、経理処理ができたり各店舗の売上が閲覧したりすることが可能です。また複数人が同時にログインすることも可能ですので、経理ソフトを同時に閲覧しながら、税理士さんとリモートで会議をしたりすることもできます。
ちなみに、僕は風呂に入りながら、経理の登録処理なども行っています。


二つ目は導入コストが安価であり、また簡単であるということ。
ひと昔前までなら、会計ソフトや労務ソフトを一定のパソコンにインストールさせて活用していましたが、現在だとそれらをクラウドで管理することが可能になりました。ソフト導入のコストも驚くほど安価になり、なかには無料で使用できるサービスも存在します。
これらのサービスを使用せずに各分野を管理しようとすると、それこそ莫大な人件費が必要ですが、このような様々なサービスは少し覚えれば、簡単に操作を覚えられますし、どのサービスにも必ずと言っていいほどAIが搭載されており、自動的にサービスを運営していってくれます。

もちろん、データの漏洩や、システムの障害などのリスクがないわけではありません。実際にたしかによくシステムがダウンするサービスも存在しますので、それらのリスクも理解しておくことが不可欠ではあります。

何もすべてのことをIT化させる必要はありません。アナログにはアナログの価値があるのも事実です(私も事業計画などは基本的に手書きでルーズリーフに書きなぐるのがいまだに主流)
しかしながら、ちょっと勇気をもって、
実際にシステムを導入することで驚くほど業務がスリム化することが多々あります。

皆様も一度、自分の事業の中で整理できる部分を精査して、ITやクラウドサービスを活用してみてはいかがでしょう？

特に私は『Freee』という会計システムを導入してから、経理会計の学びに非常に役立ちましたし、かなり細部までお金の動きを理解することができました。

別に一切お金もらってませんけど…おすすめです！！（笑）

ではまた明日お会いしましょう！！アディオス👋