見出し画像

zoomイベント主催してわかったアレコレ３つのポイント　＃書き手を信じる

Jun Ikematsu / 池松潤


「開催を知っていたけど参加されなかった方」、「これからzoomイベントを開催しよう」と考えている方へお役に立てれば嬉しいです。

『求められた読み手』オンラインイベントを4/25開催しました。嶋津亮太さん、仲高宏さんと一緒に「読むこと」についてお話をさせて頂ました。無料ですが登録して頂き、zoomに60名の方が集まって、文章愛やnoteへの想いを分かち合うことが出来たと感じました。皆さんにお礼と感謝をお伝えしたいと思います。

どのようなイベントであったのか？　noteやTwitterでハッシュタグ「＃書き手を信じる」を検索して頂ければ、把握して頂けるかと思いますが、下記にまとめURLを置いておきますので、こちらをまずご覧になって、イベントの流れや、参加者の方々の気持ちが伝われば嬉しいです。

『求められた読み手』zoomオンラインイベント概要
４月２５日（土曜日）　
20：00～20：30　⇒　Zoomを起動（開場・オープン）
20：30～21：30　⇒　3人のトーク（開演・トーク）
※参加無料 ※グーグルフォームからEメールとtwitterアカウント登録が必要にしました。
Twitterハッシュタグは ⇒ #書き手を信じる
★受付の締切は　4月25日土曜日　12時正午まで。
・
主催：嶋津亮太・仲高宏・池松潤（登壇者3名）と、サポートスタッフ3名
協力：アウトプットLAB


◆『求められた読み手』オンラインイベント・体験レポートまとめnoteマガジン

◆Twitterまとめ / togetter


９，０００字超なので、時間のある方はゆっくり読んでください。お忙しい方は目次から下部へどうぞ。

池松潤（いけまつじゅん）
福岡移住⇔東京。情報発信学/ 講演家/ ｱｳﾄﾌﾟｯﾄLAB主催 / ｻｲﾎﾞｳｽﾞ式第２編集部所属。慶応義塾大学卒業後、大手広告会社員時代に雑誌コラム連載・ビジネス書を執筆。※登壇・イベント情報は⇒コチラ


①「zoomに関して」やってみて解ったこと

Zoomを使えば多地点をつないで、ライブ中継が簡単にできます。Zoomはビデオ会議システムなので、来場者を画面に参加させることが可能です。沢山の方が見えるの熱くなりました。

zoom 集合写真　１

そしてzoomは一つのアカウントで複数端末からログインできます。PCとスマホの両方でログインできます。つまりPC内臓のカメラと、スマホカメラの2台カメラとしても使う事ができます。


◆そもそも、zoomの会議室と、ウエビナーの違いについて

Zoomミーティングは基本的に限られた人とのビデオ会議です。リンク先を連絡してビデオ会議に参加してもらえます。 Zoomウェビナーは「セミナー・カンファレンス」（ウェブとセミナーで「ウェビナー」）なので、登録フォーム機能やフォームに登録した人への自動リマインドメール機能が使えます。このオプションでは、相互にやり取りできる100人のユーザーを登録可能で、それぞれを登壇者に設定できます。最大1万人の閲覧者に対応できるパッケージが用意されているため、大規模なセミナーが出来ます。

今回は仲さんが、有料版￥2,000/月のプロコース（100人の参加者まで可能）に入っていたので、ホストをお願いしました。更にこれに￥5,400/月を追加するとウエビナーコースを利用できます。今回はまずは第一回目だったので、有料版￥2,000/月プロコースのみで開催しました。

zoomは参加利用するだけなら無料です。コースによって参加者の人数が変わります。気になるzoomの料金体系はコチラをどうぞ。

YouTubeや、Twitterや、Facebookでもライブ中継は可能ですが、なぜ企業イベントにzoomを使う理由は徳力さんがnoteに書かれていますので、おススメします。


◆イベント主催者（ホスト）が使いこなすと良いzoom機能について

１：会議室のURLの発行方法

日時を指定した会議を作成する。アプリのホーム画面で「スケジュール」をクリック。会議名・開催スタート日時、初期状態でホストや参加者のビデオをオンにするかなどを指定したら「スケジュール」をクリックして確定する。

登録した「会議」がPC画面の右側に表示されるので「…」をクリックして「招待をコピー」をクリック。招待URL、パスワード、開始時間の記載されたテキストがコピーされる。チャットなどにペーストして参加者へ送る。

今回はEメールでは入場方法などの連絡をして、TwitterグループDMで会議室URLを送付しました。


２：Zoom爆弾による会議室への乱入や、情報漏えい対策

① ：「Zoomを最新状態にアップデート（バージョン更新）」
② ：「パスワードを設定」（Meeting IDとPasswordは知らない人に見せない）
③ ：「ホストが開場するまで入場させない」

※全員入室したら「ロック」（会議室の施錠）する方法は、途中入退室（PCが落ちたり）するヒトがいると予想したので、今回はやめました。（本番前日に私が途中退室して戻る時締め出された）コレは運営スタッフの負担が増えるので、小人数オペレーションが出来なくなるなという話になりました。


３：主催者（ホスト）権限の発行方法

会議では、主催者（ホスト）は共同ホストを指名する事ができます。一人では会話に集中できなかったりするので、役割分担で負担を減らせます。共同ホストになると色々な機能をコントロールできます。ホスト権限は下記の通りです。

やり方は図解もあ？ので、下記リンクからどうぞ。

zoom参加者管理

・参加者をミュート（マイクOFF）する
・参加者がミュート解除をリクエストする
・参加者のビデオを停止する
・参加者にビデオの開始をリクエストする
・参加者の画面共有を防止する
・参加者の名前を変更する
・有効に設定されている場合、参加者を保留状態にする
・入室または退室のチャイム再生/停止を行う
・他の参加者が参加できないように会議をロックする
・参加者を待機室に配置するか、参加者の待機室使用を許可または削除する（待機室を有効にできるのはホストのみ）
以下の機能にアクセスできるのはホストだけ。
・参加者がローカルに記録できるようにする
・参加者をホストまたは共同ホストに指定する
・待機室を有効にする 


４：画面共有の方法

主催者（ホスト）から参加者への「お知らせ」や「情報共有」に便利ですが、ヒトによってはPCの動きが重くなる場合もあるので、最小限の利用にしました。


５：一斉・ミュート（参加者・マイク消音）をするケース

参加者が気づかないうちに誤って「マイクON」にしていると「家庭の音」や「雑音」が入る場合があります。その場合は、主催者（ホスト）が「あ。誰かマイクONしてますねー。では、今から全員のマイクをミュートしますから、登壇者だけマイクONにしてくださいね。はいどうぞ」と声掛けして、一斉・ミュートします。登壇者だけが「マイクON」にする事で、トークがスムーズに進行する事ができます。


６：ブレイクアウトルームの開設と部屋移動の方法

今回は「自動割り当て」をして、その後ホストの仲さんが各部屋を覗いて、部屋割りを、変えていきました。「ブレイクアウトルーム」は、トーク後の交流会として機能しました。コレはやってよかった。フラットなコミュニケーションに繋がるし、雑談も出来る場になったかなと感じてます。これは、仲さんの発案です。ありがとうございます。

ホストメニューの「ブレイクアウトルーム」を押すると、参加者を何室の部屋に分割するか？指定するポップアップが表示されます。⇒セッション数を指定して「セッションの作成」を押すと、ZOOM側で参加者をランダムに「各部屋」（セッション）に割り当ててくれます。そして「すべてのセッションを開始」を押すると、全員が各部屋に自動的に振り分けられて「ブレイクアウトルーム」がはじまります。

画像4


もし、参加者が１０人超えで、MTG開始後にホストが手動でブレイクアウトルームへ割当をしていこうとすると大変です。どうしても割り当てが必要な場合は、まりぺさんの素晴らしいnoteを参考にどうぞ。

事前割当を行うには、参加者のZoomログイン時に登録しているメールアドレスが必要になりますので、予め参加者からGoogleフォームやPeatixでメールアドレス登録をしてもらう必要があります。


◆「通信回線の混雑時間帯」について

開催前日の２０時～同時刻に、私と、仲さん、嶋津さん、スタッフ３名の合計６名でzoomへの接続・入室テストをしました。主催者側は慌てないように、なるべく同条件で臨む事が大事だと思います。特に、通信環境（部屋とか、端末とか）で「あれ？電波が良くない」って事は起りえます。

本番土曜日は、２０時開場、２０時３０分開演でしたので、事前の確認で１９時３０分から、ホストの仲さんと、スタッフと事前テスト・確認で「テスト用zoom会議室」（本番とは別の部屋）に集まりました。

余談・・zoomでYoutubeライブ配信の場合、上り回線スピードが重要になってきます。実は、3/5のオンライン・トークイベントの際に「zoomとYoutubeライブ配信」の通信がぶつかったようで、上手く配信スタート出来なかった経験がありました。今回は、「zoomホスト」（大阪）と、「Youtubeライブ配信UP」（福岡）に利用回線を物理的に分けてみたのですが、色々な事が重なって、上手く行かなかったのと、時間が無かったので止めました。zoomはホストのパソコンに映像データやチャット保存ができます。


◆zoomから出来る、同時youtubeライブ配信等・外部連携について

zoomは、youtubeライブ配信以外にも外部へ同時配信できます。Facebookや、ペリスコープや、Twitterへライブ配信も出来ます。複数プラットフォーム配信には、パソコンのスペックや、通信回線の上りスピードが大事になってくるので、本番と同条件でのテストをして臨む事をお勧めします。



◆主催者側の「zoomヴァーチャル背景」の使い方について

・「スタッフ表示」
zoom側スタッフを引き受けてくれたこうへいさんが、一目でスタッフだとわかると、やり易いだろうと提案してくれました。参加者からも分りやすかったと思います。ありがとうございます。

画像5


バーチャル背景で、役割や、所属をわかりやすくする事も出来るなと思いました。


「登壇者表示」（今回はやりませんでした）も提案してもらったのですが、白髪は、白い壁と同化するので止めました(笑)

白い弊害



②「運営に関して」やってみて解ったこと

◆「開場時間」と「開演時間」をずらす事による「温め時間」が大事
本編開始前に、Zoomの接続テストの時間を十分に設けました。参加者はZoomの使用が初めての方もいらっしゃいました。zoom外からの入室のサポートスタッフがケアしていたので、スムーズに開始できたかと思います。仲さんの経験からのアドバイスで、「開場」「開演」に３０分のタイムラグを設けて、その時間に「交流」を始めて緩くはじめました。幅広く門戸が開かれている場には、この「温め時間」が大切だと思いました。

◆そもそも準備が大事・イベントの建付けが大事・価値観が一緒が何より大事。

今はコロナウイルス被害拡大の非常事です。充分な時間がある訳ではありません。各自それぞれ忙しいのですが、そこで大事なのは、役割分担です。その為には「共通認識」を支える、「共通の価値観」や「美意識」や「善悪の判断基準」が大事になるなぁと思いました。

イベントを何のために開催するのか？という建付けは、仲さん、嶋津さんとは以前よりコミュニケ―ションを重ねていたので、発案から１週間でスタートを切る事ができたのだと思います。「イベント全体プロデュース」と「イベント現場ディレクション」「イベント演出・おもてなし」は違う視点です。短時間で出来たのは、仲さんと嶋津さんと、スタッフの皆さんとのチームプレイでした。ありがとうございます。

土曜の深夜に発案して、前倒し的に進めていったので、4/20火曜日夜にはほぼ内容は決定していました。微調整を4/23木曜日から4/24金曜日夜までスタッフ間のグループ・メッセージでやりとりして、前日テストを済ませました。各人が役割分担とタスク・ミッションを遂行して頂けたので、大きなトラブルも無く、本番を迎える事ができました。

スライド1


◆登壇者が「会話に集中できる環境」を作る

私は、照明ライトや、音声マイク・スピーカー（orヘッドフォン）の準備は充分に出来ませんでしたが、キャンプ用ランタンを照明に代用するなど、必要十分条件を本番へ向けて整えて行きました。非常時なので、１００％の完成度よりスピードが大事だと思ったからです。


◆スタッフ・メンバー構成について

①：仲さん：進行ホスト役・（登壇者兼務）
②：嶋津さん：登壇者・（コンセプトプラン・兼務）
③：池松：登壇者・（イベント開催プロデュース・ディレクション兼務）
④：すーさん：zoom圏外対応（アクセス・参加者ケア・開催後フォロー）スタッフ
⑤：こうへいさん：zoom内チャット対応・レポートスタッフ
⑥：千ちゃん：Twitterハッシュタグ追跡・レポートスタッフ

スライド2

・その他イベントの「後方支援」部分について
１：応募用Googleフォーム作成・設定
２：連絡用Gmailアカウント・メール文章作成・メール配信・問い合わせ対応
３：連絡用Twitterアカウント＆グループDM作成　案内送信・問い合わせ対応
４：プライバシーポリシー表記と、個人情報Eメールアドレスなどの運用



◆「オンライン進行・運営・モデレーター」参加者の心理的安全性と交流を支える役割

本番当日の要は「進行（ホスト）」です。今回は仲さんが引き受けてくれました。1/22 note_twitter大阪Meetup で司会進行を知っていましたし、ご自身のnoteサークル「noteの休日」のzoom飲み会でも安定の進行をされていましたので、更に熟成された進行をして頂きました。


◆「オンライン・ライフセーバー」zoom迷子等をヘルプする役割

zoomアクセス方法と参加用会議室URLを送付する事や、トラブル時の共有・連絡などのバックアップをしてもらいました。Slack利用者が少ない事が予想されたので、TwitterグループDMを対策用に準備して、入室できないヒトや、トラブル時のバックアップとしました。この全般をすーさんにお願いしました。見事な対応を果たして頂きました。感謝です。

※第一段ご連絡は登録Emailへ連絡しました。当日12時～配信 ⇒ 参加に際しての注意事項、TwitterグループDMでzoomアクセスを連絡する事など。
第二弾ご連絡を、当日16時から ⇒ TwitterグループDMを作成して、zoom会議室アクセスURLを送信しました（Eメールだけの方はgoogleドキュメント記載URLを送信で別途対応）

zoom内チャットを追いかけて、適宜レポートや、困っているヒトが入ればサポートする役割は、こうへいさんにお願いしました。見事な対応を果たして頂きました。ありがとうございます。

zoomの外側のTwitterハッシュタグ「＃書き手を信じる」は、ハッシュタグレポーターとして、嶋津さんから千ちゃんにお声掛けしました。見事な対応を果たして頂きました。ありがとうございます。

登壇者が、会話に集中できる環境を作る事ができたと思っています。皆さんには感謝しかありません。


③やってみて解った「改善ポイント」「良かった事」

・「参加者の満足度」リアルとオンラインの違い
リアルより画面を通じて「得られる情報量」が少ないので、参加者は事前に「〇〇愛」（目的）への「共通認識」の深さが、鍵になると感じました。単に熱量が高いだけではなくて、興味関心が一緒とか、課題が共通である事が大事なんだと思いました。

・「ライブ感の重要性」と、「共通体験化のノウハウ」が鍵
いま起きているライブのリアル感は、「作り込まれたおハナシ（嘘とも言える）」を過去の感覚に押しやってしまうのかもしれません。フィクションに興奮できない体質とでも言いましょうか。

「今を生きている」

みんなで一緒に「何か」を分かち合う事、一緒に「何か」を産み出す時間を過ごす事に「価値」や「意味」を感じるのだと感じました。

※OK返事を皆さんのOKマークを表現してもらいました。画像12



・「n対n」フラットなイベントと、「１対 n 」有名人イベントは、そもそも参加者の求めるものが違うので、運営方法が違う。

「n対n」フラットなイベントの参加者は「理解が深まり」「繋がりが確認できる」と満足度が高まる。
「１対 n 」有名人イベントの参加者は「普段見れない有名人に会える」「そこで一緒に時間を過ごす」貴重な体験を得る事で満足度が高まる。

スライド17



◆note圏外から見たら「文章オタクがネット集合した交流会」に見えるかもしれない。

世間一般から眺めれば、「note圏内」（note界隈とも言える）は、まだまだ希少な存在だと思います。文章を書く（創作活動）事がスキなヒトは希少なのだと感じています。

その事をついつい忘れがちですが、noteの外側から今回のイベントを眺めたら「文章オタクが集合している交流会」に見えるのではないかと思うのです。

・「深く」が「広く」に繋がる
オタクは（ほど）、オンラインイベントに向いている「タイプ」なんだなと、感じました。スキ！は理屈を超えて繋がります。それはアニメや音楽ジャンルだけではないとわかりました。

・「ハードルを越えて」参加する重要性
いままでイベント開催「緩さ」の限界線は、有料か無料なのか？と思っていましたが、違った感じがしました。リアルに比べるとオンラインイベントは「目的意識」と「得られるメリット」の共通体験の具体化が鍵になる印象が強かったです。オンラインイベントに大勢の人が集まると、非接触時代の新しい「象徴」（アイコン）となる感じがしました。

今回のイベントが終わってタイムラインを追って思ったのは、「note酒場」オンライン版に近いのかもしれないと感じました。



◆次回・来場参加される方へ公開提案①「開催告知の同時期・協調拡散」について

Twitter・noteを活用した「同一時刻・協調拡散」による告知力の強化ができます。

主催者の呼びかけで、同一時刻に、RTやFWなどで協調拡散をすると、フォロワー数の掛け算で、到達範囲が広がります。これは実際に1/22 note_twitter大阪Meetup で効果があった手法です。

『僕らはSNSでモノを買う』 #ウルサス本 で、「スモール・ストロング・タイの法則」として飯高さんが語られています。この本は主にTwitterユーザー特性を活かしたマーケティング活動を行う広告主向けに、SNSを上手に使う方法として書かれています。著者による解説記事はこちら

沢山のフォロワーを持つインフルエンサーよりも、フォロワー数が少なくても繋がりが濃いヒトの情報が鎖のように繋がっていく拡散が有効であるとココで言われています。リアルな関係に近い濃密なつながりのことを、著者の飯高さんは「スモール・ストロング・タイ（小さくて強いつながり）」と言われています。これは広告主向けメッセージに読み解けますが、主催するイベントにも適用する事ができます。

画像8

拡散は、情報の転送・再拡散でどんどん広がります。有名とか、フォロワー数が多いとか関係なく、力を合せれば、開催の知らせを届ける事は可能なのだと思います。

スライド9



◆これからオンラインイベントを開催される方へ公開提案②「地下鉄相互乗り入れ的・イベント共催・協調コラボ」をしませんか？

前述の「n対n」なコミュニケーション・スタイルを持たれているならば、コラボイベントや、一緒に共催するイベントも出来るんじゃないかと思いました。お題テーマ主催や、noteサークル主催、イベント主催などコミュニティを形ずくっている方々ならこその知恵があると思うし、それは多い方がいいと思うからです。決して規模を追うものではありませんが、もし興味を持っていただいたら、進んで協力を惜しみませんので、なんらかの形でコラボできれば嬉しいです。（※あ。教養のエチュード賞・嶋津さんと、noteの休日・仲さんは、今回一緒に登壇しているので含まれていますので、ココには書いてません）


きゆかさん・聞いてよ20歳！コンテスト主催


sakuさん・「#noteリレー」主催


あきらとさん・「吞みながら書きました」後見人（勝手に命名）


マリナ油森さん・「吞みながら書きました」主催（兼・旗本）


塩梅かもめ さん・ 世界の台所から『つくルンバ』Café・主催


吉田達揮 ★ 妻スタグラマーさん・第２回note_twitter Meetup主催



◆これから開催される方へ公開提案③企業内担当者やフリーランスでも出来る「zoomイベント・主催ノウハウ共有グループ」はいかがでしょうか？

「非接触時代のイベント・共通体験」を「共有知」にする。情報は独占に力があった時代は過去のものになり、シェアして高めていく「共有知」へシフトしています。「zoomイベント・主催ノウハウ共有グループ」を皆さんと蓄積していく事は、こんな時期だからこそ、意味が大きいのではないでしょうか。まずは、公開提案をお伝えしたいと思います。


サイボウズ式第２編集部・竹内さん


WaseiSalon・コミュニティマネージャー・長田さん


天神放送局・松井さん


天神放送局・進藤さん


よしえさん@コミュマネ|PR|Zoom使い

よしえさんのzoom活用論についてはこちらも勉強になりました。


日経comemoHUB・黒坂さん


三浦さん・人事ごった煮会・主催


◆改めて note・noteを支える全ての方への感謝を送ります

今回のトークでも、お話ししましたが、noteは企業としても成長して、株主や多くのステークホルダーの期待に応えなければならない渦中にいられます。空気のようにnoteを使っていますが、その陰に日なたに、毎日ストップする事もなく、たゆまぬ改善を進めて、noteを快適に使わせてもらってます。その進化には、驚くばかりです。まだ会わぬ、存じ上げない方もいらっしゃるでしょう。感謝の気持ちを忘れないようにしたいと思います。

あらためて、皆さんと一緒に「ありがとうございます」とnote愛を伝えたいと思います。


◆イベントを終えて

4/18深夜に登壇したお二人に送った、最初に作ったバナーを思い出しました。「読まざれし者たち」は、映画「許されざる者たち」をオマージュしたんだけど、意味わかんないですね。イベント名称は、「求められた読み手」と、嶋津さんがボソっと言って決まりました。勝負所に強いなと思ってます。トークでも芯の強さを感じて酔いが加速しました。いつも通りですいません。大好きです。オッさんずLOVEではありません。女性がスキです。ストレートです。あ。酔って書いてません。

「ヤレやれ。またか」と思っても口に出さずに、一緒に走ってくれた仲さん。「パワフルおじさん」noteは、国境を越えて地球の裏側まで一人歩きしてしまったねぇ。キャラ名があるのは、嬉しいし有り難いです。まさか、オンラインでもトークイベントでホスト進行やる羽目になるなんて、半年前に想像できたでしょうか。僕は想像もしませんでした。人生は面白いね。ありがとう。ありがとう。また酔っ払いたいね。あの角うちで。

画像11


今回zoomでお会いした方、お話しできなかった方、スケジュールがあわずにお会いできなかった方、またオンラインでお会いする日を楽しみにしています。本当にありがとうございます。たくさんのnoteを読んで変わったのは、私だと思います。これからも、文章愛・note愛を分かち合いましょう。

ではまた。

#書き手を信じる



最後まで読んで頂きありがとうございます！ また覗きにきてくださいね スキ♡を押していただけると励みになります コメントをいただけると嬉しいです 感想をツイートして頂ければもっと嬉しいです ありがたいなぁ。よい日をお過ごしください。