【schoo授業】「今、すべき仕事」をすぐにとりかかるための思考整理術を学ぶ行動力の教科書　ー成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方－第1回：最短で仕事を終わらせるワンランク上の「段取り術」

学びの旅人のみなさん、社会人何年目ですか？
いけちゃんは育児休業期間も含めると片手どころか両手でも足りなくなりました（汗）

今回は、愛してやまないschooさんでの期間限定無料公開「今さら聞けない『新入社員』が身につけておくべきビジネススキル」にて紹介されていた授業のアウトプットをしていきます。

“新入社員が身につけておくべき❞ということは社会人は全員身につけておくべきということ。この4月から職場復帰するいけちゃんも気持ちを新たにおさらいしていきたいと思います。

行動力の教科書　ー成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方－

第1回：最短で仕事を終わらせるワンランク上の「段取り術」

こちらは2018年3月に放送された授業で、全3回の授業の初回です。「今、すべき仕事」をすぐにとりかかるための思考整理術を学びます。

講師の先生紹介

先生は株式会社コンパス　代表取締役　鈴木進介氏。
思考の整理・業務のシンプル化を切り口にした問題解決の専門家です。
個人や企業といったクライアントの頭のごちゃごちゃを取り除き、より早く行動に踏み出せるように業務に段取りをつけてシンプル化し、問題を解決していくことを専門分野とされています。
モットーは「シンプル思考で可能性を引き出す」。古代ギリシアの哲学者ソクラテスの名言『賢者は複雑なことをシンプルに考える』を古今東西ずっと本質的なメッセージとして紹介されました。❝シンプル❞がキーワードのようです。

授業のアウトプット内容

ムダな努力と成果が出る努力

努力はただすればいいってもんじゃない！努力の方向性が大事。何に力をさいて努力していけばいいのか？力のかけどころはどこか？

• 気合や感情、根性にコントロールされていてはいつまでたっても行動力はあがらない。それらに左右されない適切な努力が大事。

ただ気合で頑張るだけでは「あれも…これも…」で大パニックに陥ってしまう(ﾟoﾟ;そして何から始めればいいのかわからない…。
ただ頑張るだけではぐるぐる忙しい毎日を回しているだけで年月だけが過ぎていく(´Д｀;)

授業のタイトルにもある『行動力』、いけちゃんは自信があります。別に情熱家という訳ではありませんが、よく「行動力がすごい‼‼‼‼」とお褒めの言葉をいただきます。特に意識しなくても行動に移せるタイプなので、気合や根性を入れた覚えはありませんでしたが、「大パニック」はむちゃくちゃ心当たりありました…（無意識に気合や根性を入れていたということでしょうか……。）
育休中を振り返ってみても、ほんの少しでも気になる講座があったらとりあえず申し込み、気付けば予定が盛りだくさん。予定をこなすことが目的化してしまい、本当にやりたいことをする時間が足りない…という、日常を豊かにするためにスケジュールを入れてるのか、自分を追い詰めるために入れてるのかわからない状態になることもありました。先生のおっしゃることが図星過ぎて思わず苦笑い(￣▽￣;)。

• 「あれも、これも」（足し算）ではなく「あれか、これか」（引き算）でシンプルに選択と集中。

本当に時間を取らなきゃいけないところを見極める作業（引き算）がムダな努力か適切な努力かの分かれ道。
ただ、行動すればいいってもんじゃない！「とにかく・・・」「とりあえず・・・」「念のために・・・」というやみくもな行動は遠回り・堂々巡り・空回りを起こしてしまう。結果的にスピードを落としてしまい、成果から遠ざかってしまう。

• 大切なことは、「目標」と「時間の重点配分」が一致していること。それが“筋”が良い努力。

きいてドキっとしました。なんか「あれもこれもやっておこう！」となったり重点ポイントが何なのかわかっているのに、なぜか箇条書きの上から順にやってみたくなって、肝心なポイントに行くまでに時間がかかったり。。。心当たりが沢山ありました。でも、おかげで今後どう行動すればいいのかがはっきりしました。時間は有限ですから、大事なことの選択と集中が大切ですね。
ここで“筋の良さ”を見失わない方法をご紹介くださいました。

①結果を出すために「今」何をすべきか？
②今の仕事のやり方が本当に正しいか？
この2点を1日3回自問自答。（段取りのメンテナンスを行う）

この振り返りを気合や根性ではなく、テクノロジーやITデバイスの力で仕組み化することを推奨されました。

いけちゃんもアプリなどのリマインダー機能を使って職場復帰後のスケジュールを見据え、9:20、12:50、16:00にセットしようと思います。

段取りの前に必要なこと

段取りってそもそも何をしていけばいいのか？どうやって頭を整理していけばいいのか？

• 仕事に着手しやすくするために、大きな単位で捉えずに仕事を細かく仕分けする。

特に、「大きな」仕事、「長期」の仕事、クレーム対応のような「問題解決」の仕事、初めてやる「未知」な仕事、なんだか「面倒」な仕事、やることは明確なのに「抽象的」な依頼事には仕分けが有効で、先延ばしを防ぐ効果もあります。
作業の仕分け方も「××について調べる」「●●を考える」だとまだまだ大きいので、
・「××について調べる」⇒何をどうやってどこまで調べるか？
・「●●を考える」⇒どこで所要時間はどれくらいで何人で考えるか？
次の行動がすぐに移せるレベルにまで細かく決めたほうが一個ずつこなしやすいです。

たしかに、大変そうに見えて無駄に不安を感じてしまい、着手までに時間がかかってしまうこと、日常でもよくあります。細かくリスト化して着手すると、意外とたいしたことなくって、「すぐにやればよかったー」と反省したり……。大きすぎて途方に暮れてしまいそうでも、小さいステップに仕分けると、コントロールできそうで一歩一歩進んでいけそうです。

優先順位はいかにつけるか？

どういう順番でどういうふうにこなしていけば仕事はスピーディに成果をあげられるのでしょうか？

• to doリストは「何をやるか（優先順位）」より「何を捨てるか（劣後順位）」をはじめに吟味しよう！

どんなにやることが多くても1日は24時間。それ以上増えることはありません。しかし、やることはどんどん増えていくものです。優先順位の高いコトの質を上げるためにも、まずは劣後順位で量の削減を量りましょう。
ex:明日以降、他人に任せる、6割程度の完成度、仕組み化の工夫
そして、手元に残った、筋が良いフォーカスすべき仕事にしっかり集中。

目から鱗でした。これまでto doリストをつくって勢いをつけるために簡単なものからとりかかっていましたが、その簡単なものこそ他人に任せたりできたんですね。。。どーでもいいことに時間を費やしてしまっていました。
また、全部自分でやろうとする「完璧主義」をなくすからこそ、柔軟性をもった形で段取りを効果的につくれるとのこと。仕事ができる人は、完璧主義ではなく、早く変化に対応していくことができる人だとおっしゃっていました。

仕事の負担を軽くする方法

心理的な負担「不安」や「めんどくささ」を払拭するためにはどういう段取りの捉え方・考え方をしていけばいいのでしょうか？

• 「他人の力」を借りて自分のタスクを減らす
  優秀な人ほど自分でやった方が早いという心の誘惑に負けてしまいますが、優秀な人も自分でできるキャパや使える時間は限られています。
  
  【ポイント】
  ①日頃の人間関係大事！
  ②タスクなどの情報共有
  　⇒どういう業務を他の人がやっているのか、進捗状況の共有をみんなでしておけば助け合える土台づくりになるとのこと。
  ③先に相手の予定を仮押さえ
  　⇒いきなり「助けて！」と言っても相手も困ってしまうので、早め早めに「お願いするかもしれない…」と話しておきましょう。
  ④指示ではなく質問や相談で相手を動かす
  　⇒相談口調で考えてもらったほうが自主的に動きやすい。
  ⑤仕事を仕分けし、小さくお願いする
  　⇒失敗されるリスクを恐れるあまり他人に任せられないなら、仕事を小さく仕分けしてお願いする。それが教育効果にもなります。
  
  いけちゃんは優秀ですらないのに自分でやろうとしていたので本当に質が悪いです。。他の人へのお願いは「申し訳ない」という気持ちが先行してギリギリまでお願いできず、いよいよ大変なことになってからお願いしてしまうという、これまた本当に質が悪いことをしてしまっていました。。。自分でできるキャパをしっかり見極めて、無茶ぶり相手との人間関係を構築した上で相手のスケジュールに迷惑をかけないように前もって相談するようにしたいと思います。
  
  ④⑤は仕事だけでなく、子育てにも活かせると思いました！
  ④⇒「洗濯物なおして！」ではなく「ママ、お風呂沸かしたいから保育園のタオルないないしてもらっていい？」
  ⑤⇒夕飯を作っていると、三歳になりたての長男が「僕も料理する！」とやってきます。まさか全部お願いするわけにはいかないので、「ママが切った野菜をボウルに入れる」といった小さく切り分けた作業をお願いしています。成長にあわせてお願いする工程を増やしていけたらいいな٩('ᗜ'*)و
  

• 全ての仕事に完璧を目指さない！完成度の見極めをする
  段取りの段階で完成度が完璧（100％）が求められる業務とラフ（60％程度）でもよいものをしっかり見極めて仕分けましょう。
  本来時間をあまりかけなくてもいいところにこだわりすぎて時間のロスがないように予防し、力をかけなければいけないところに時間をしっかりかけましょう。
  お金、法律・社内規定などルールが絡むものや、クレーム対応といったトラブルに発展しそうなものは特に100％を意識しましょう。
  一方で「考える」「調べる」「教える」といった答えがないものには時間をかけすぎなくてもいいです‼むしろ日をまたいだり、他人からフィードバックをもらったりして徐々にバージョンアップしたほうがより早く、よりよいものができます。
  考える作業はデスクに座ってる時ではなく、通勤中や家事中に頭の片隅で考えたほうがアイディアが浮かんだりしますよね♪
  

• 記憶やスキルに頼らず自動的に他の人でもできるようにする仕組みをつくる
  この仕組みさえあれば、やる気がないときや気持ちが乗らないとき、また転勤や出張でその場にいなくても他の人でもそのパターン通りにやれば一定レベルのスピードが保てるようになります。
  
  【メリット】
  ・時間の無駄が省ける
  ・ミスがなくなる
  ・他の人でも理解しやすくなるので、人に任せることができる
  
  【仕組み化推奨業務】
  ・繰り返し業務（ひな型、手順書の作成、ショートカットキー等）
  ・忘れそうな業務（チェックシート、メール通知機能、IT機器のリマインダー機能、タスク共有等）
  ・自動化できる業務（アプリやクラウドサービスの活用など、IT化できるものは徹底的にIT化していくことが企業でも個人でも求められます。）
  
  テンプレート、マニュアル、チェックリストを意識することで、気合・根性・記憶・パッションに頼らずにスピーディに業務遂行できます。
  少しでも業務の負荷を減らしスピードアップしていきましょう。

割り込み仕事への対応策

これまでの授業で「最短で仕事を終わらせるための段取り術」を紹介いただきましたが、実際には思うようにいかないのが現実……。いとも簡単に優先順位を崩壊させるものが存在します。それは「イレギュラー対応」。上司からの「あれやってこれやって」、「あ! あれもやらなきゃ！」と思い出したり……。
そんな割り込み仕事に優先順位を崩されないポイントもご紹介くださいました。

●とりあえずで着手しないこと！
●以下3つも関門で割り込み仕事をチェック

①締切を時間指定で明確に確認（今週中っていつの何時？）
②業務の目的を確認
③アウトプットのレベルを確認（できるとこまでって？ベタ打ちでいいのか？アウトプットのレベルはいろいろある。）

①～③があやふやなものは必ず聞き返し、クリアしたものだけ引き受けるようにしましょう。
②は、本来自分が本当に引き受けることが最適かどうかを再確認し、他の人が引き受けたほうがもっとスピーディーにできるという提案ができる可能性があるそうです。“目的の確認”は躊躇してしまいそうですが、依頼者にとってもメリットがあるので、勇気をもって確認しましょう。
また、「検討する」「徹底する」「強化する」「早急に」「しかるべき時期に～」といった具体的にどういう意味かわからない言葉も、優先順位を崩壊させる危険ワードとのこと。3つの関門と言葉の具体化・明確化で優先順位を守りましょう。

いけちゃんも他の人にお願いするときは期日やアウトプットのレベルの明確化など、気を付けようと思いました。「できるとこまで」という言葉は、相手に対して配慮して使ってたつもりでいましたが、あやふやな言葉で必要以上に負荷をかけることになっていたんですね……。前述の「『他人の力』を借りて自分のタスクを減らす」で頼む時に気を付けたいです。お願いしているのに、他の人に必要以上に負荷をかけることになっては失礼ですもんね。

まとめ

個人的に耳が痛い話が多かったですが、職場復帰前に知れてよかったです。引き算の考え方は、仕事だけでなく、欲張りがちな日常においても頭を整理するときに役に立ちそうです。大パニックになる前に「選択」と「集中」をしていきたいです。いけちゃんは「努力家」とよく言われますが、これからは「筋が良い努力家」と言われるようになりたいです！

産休前のいけちゃんは、やることが多くてすぐにtodoの洪水に溺れ、とりあえず目の前にある仕事をこなすことで精いっぱいでした。（「とりあえず」って言っちゃってる‼）
今後は時短勤務でただでさえ時間が短くなりますが、少しでも成果をあげられるよう効率の悪いことはやめていきたいです。

復職前の、これからの仕事を客観的に見られるタイミングでこの授業に出会えてよかったです。今回学んだことをしっかり活用するため、まずはリマインダー機能から始めます！

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今回の授業は、先生の代表作2冊『１分で頭の中を片付ける技術』、『1分で仕事を片付ける技術』とある程度連動しているとのこと。この二冊を副読本として読むことでより内容の理解が深まります。

今回、3月24日まで無料公開されていた最短で仕事を終わらせるワンランク上の「段取り術」（2018年3月開講）をいけちゃん視点を加えてアウトプットしてみました。授業をまとめるにあたり内容を端折っているところも多々ありますので、気になる方は是非schooでご覧ください。

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