notionの繰り返しデータベース機能で定期タスク管理ができるのか、試してみた

2022年11月17日 08:00

先日notionで繰り返しデータベーステンプレート機能が出たというツイートを拝見したので早速試してみました！

待望の機能！ https://t.co/ToG7zBMdWc
— 岩澤　樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) November 9, 2022

定例会議の議事録など決まったテンプレートを発行するものはおススメ！

いままで朝会や夕会など定期的な会議の議事録については、テンプレートを用いて手動で発行していたと思います。
ただ、テンプレートが増えてくるとどれ使えばいいんだっけ…？となることもありました。

今回の「繰り返しデータベーステンプレート」を使うことで、自動的に作成されるようになりました。

テンプレートから作成するときに、日付の値を参照したいのですがやり方あるんですかねーそこら辺はおいおい調べます。
YYYYMMDDを自動的に入れるとか、「開催日」プロパティを自動で入れるとか。

結論使えそうでした！

月次タスクなどをテンプレートとして登録する場合、大雑把なタスクを登録しておくことがおススメです。あくまで定期的にテンプレートページを複製する機能であるため、細かいタスクを登録してしまうとテンプレートの管理がしにくくなると感じました。

細かいタスクはページ内に作成することになるのですが、この細かいタスク管理についてチェックボックスを使うのか、データベースを毎回作るのか悩みました。
できれば、特定のテーブルに蓄積していきたいのですが、「一括でレコードを追加する」みたいな機能ではないので断念。

ページ内にタスクをチェックボックス形式で登録していく方法です。

新規にデータベースを作成する方法です。

正直データベースが無尽蔵に増えていくのでこんなことをして良いのか不安です。使いにくくならないか、検索性は落ちないか、何かの制限に引っかからないか…みたいな懸念ですね。

これはもっと良い方法がある気がしています。
（notionのデータベース設計の最適解知りたい…ｗ）

ということで、notionの繰り返しデータベース機能を試しつつ、定期タスクの管理ができるか試してみました。
十分便利なのですが、定期タスクの管理までやろうと思うと以下のような機能があると良いなと感じました。タスク管理ツールではないので、そこまで求めるなって話はありますがｗ

テンプレートのグループ化機能
レコードのステータスが完了したら翌月にタスクを複製する
- 複製するときにタスクのステータスは初期値に設定する
- 複製するときにタスクの期日を設定する（毎月タスクなら、期日は「ＭＭ10日」に自動的に設定されるなど）
対象グループへの一括定期タスク作成（経費精算とか、日報とか）
- 対象グループの全ユーザーに対して、タスクを一括作成する

ちなみに、notionはNPOプランがあり、チームプランを半額で使えるので、興味がある方はぜひ！

それではまた来週！

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