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これからの日程調整の理想についてフローチャートで表現しながら考えてみた

働き方の多様化、副業が当たり前になってきて日程調整が難しくなってきていると感じている昨今です。
特に在宅だと家庭のこともありますが、それが仕事のカレンダーに反映されていないことなんて普通にありますし、そもそもデジタル化されていることは少ないんじゃないでしょうか。

ということで今回はその理想像を考えていきたいと思います。

「個人 対 企業(個人)」の場合の調整

私が個人事業主として企業や、個人と日程調整を行う場合はcalendlyを使って日程調整をしています。

個人の場合は、複数の予定をCalendlyに登録できるのでそれで対応しています。ここで注意が必要なのが、予定調整している以外のカレンダーには詳細が見えてしまうため、予定を登録してほしくないという点です。

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Calendlyで作成した予定調整のリンクを送れば、先方が日程調整をする際に、社内の関係者を追加することも可能です。

「企業 対 企業(個人)」の場合

本業でもCalendlyを使っているのですが、そこでもだいたい個人事業主と同様です。

社員は自身のアカウントで、自身のすべてのカレンダーを登録しておきます。
その次に日程調整したい社員を追加した予定調整のリンクを発行します。
先方が日程調整を実施すると社員と、先方が追加された予定が送信されます。

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本題。多対多の場合

さて、実は悩ましいの多対多です。
以下のように、自社で開発を考えるときに、インフラを運用保守してくれているベンダーと、開発ベンダーと、それにセカンドオピニオンしてくれる外部顧問を招いて日程調整をしたい…みたいなケースですね。

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あとはNPOだと、理事会の日程調整とか。

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問題はいくつかあると思います。例えば…

1.社内メンバーや、外部顧問は共有されている予定表以外に見えていない予定があること。
2.関係者が多ければ多いほど日程調整の時間が長くなること。その間に別の予定が入ってしまうこと。
3.関係者から別々で日程をもらうので日程が合う日がないので、再調整か参加者を分けるなど調整が必要。
4.あとは日程をもらった後に関係者から「どうしても変えられない予定が入り…」みたいな連絡が来ることも。

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ここまで来るとこれだけ多くの関係者を巻き込んだ日程調整ってそもそもすべきでもないし、本当にその人たち全員がその場にいることが必須なのか?というのは考えた方が良いかもしれないですね。(元も子もない)

ということで、理想を考えてみた

結局Calendlyみたいなことを外部含め出来れば理想だと思うんです。
なので、理想はシンプルで、Calendlyを全員に登録してもらうことです。(別にCalendlyじゃなくても同様のことが出来るアプリで良いですがイメージとして)

こうすることで何とかなる気もします。日程確定後の再調整は発生する可能性もありますが、理由にもよりますがそれは仕方ないと思います。
再調整の大変さを下げておけば物理的には問題ないでしょう。(再調整することの心的負担はどうしても下げられないです)

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ただし!これってお金かかるんですよね。
しかも例えばNPOの場合は1年に4回くらいしか理事を招集して打ち合わせをすることはありません。

なので、実際はこの手段を取ることはまずないと思っています。コスパが悪すぎる。

ということで、ここを現実的にするには、外部は「ゲスト的な機能」を設けてライセンス料を安くするとか何かしらの工夫がないと解決されないと思っています。

また、事前準備で登録してもらうのも一時的なものになるので登録のしやすさとかものを言いそうです。(2度目は前回の情報が引き継がれるとか)

要するに何が求められるのか?

まとめに入ります。これから働き方の多様化や、在宅ワークも増えてくる中で予定調整の難易度はどんどんあがっていくと思っています。さらに自社と誰かではなく、複数の関係者が巻き込まれることがあるともう日程調整とかしたくはありません。

今後はこんな機能が求められてくるのではないでしょうか。

1.個人のアカウントに複数の日程を登録できること
2.そのアカウントの日程を非公開で集約できること
3.日程調整時に仮押さえして、確認の連絡が出来ること
4.問題なければ確定の連絡と、仮押さえの予定のアップデートが出来ること
5.課金単位は予定の作成数や、利用する企業内のアカウント課金

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こんなサービスがあったら良いなぁとか思いつつ、既存の日程調整ツールに上記の機能がつくのもそんな遠い未来じゃないだろうなと思っています。

もしすでにあるよ!ということであればご連絡ください。

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読んでくれてありがとうございます!
ゆるーく生きたい。そんなことを常日ごろ思いながらも現実は真逆。でも結構楽しんでいます。 日々、目の前の人の理想を実現するための伴走をしています。 教育系NPO所属、Brownies Works所属、情シス/会計/情報リスクアセスメント