「マネジメントシステム」を志向する
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このnoteでは、アイコミのコンサルタントが日々のお客様との関係性の中で気づいたこと・学んだことを通して組織が変わるヒントを発信していきます。
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マネジメントを可視化する
４月になり、多くの企業が新年度を迎えていますが、それに合わせて体制・役割の変更が行われたことだと思います。私も環境マネジメントシステム（EMS）への関わりが増え、所属グループのEMSメンバーに選任されました。
環境面に対して自分達の仕事がどのように影響するのかを整理し、それらをベースにして目標を設定すること自体は、仕事の目的として意識する領域を拡大する必要がありますし、認証の為の目標にならないように、きちんと考えて運用していかなければなりません。
改めてISOのマネジメントシステムとして既に運用されている様子を見ていくと、学ぶべき点があることに気づきました。
資産としての標準化
一つ目はマネジメントの仕組みとしての領域・対象の明確さと標準化の徹底です。
業務の効率化や、複数人が従事する業務の平準化を図ることは、当然の課題です。しかし、その都度「マニュアル作成」という実施策がでてきていませんか。
作成したマニュアルに基づき、作業手順を統一したはずなのに、何年か経つとずれが生じてしまう・・・。担当者変更や、個別の創意工夫後の情報共有不足などの要因はありますが、所定の場所にしか保管できないような環境づくりや組織で共有する資産であることの意識付けが不足していたのでしょう。運用そのものが標準として示され、皆が同じように動けることが重要です。
変化点のマネジメント
もう一つのポイントは、マネジメントシステムのメンテナンスのサイクル化です。
近年はコロナの影響もありリモートワークが進み、デジタルツールを用いた新たなマネジメントの試みが当り前になっています。デジタルツールはアクセス権などの設定次第で、把握できる情報に差が生じますが、異動した際に必要な設定変更を確実にもれなく遂行できている組織は少ないのではないでしょうか。
マニュアル・手順の内容面の変更だけでなく、人の異動、組織名の変更・追加など、何かしらを修正する必要が発生するきっかけはいくつもありますが、その時に修正を徹底することを促進する仕組み・運用が片手落ちになりがちです。その結果、あるのに使わない人が出てきて、重要性の認識に差が生じ、品質低下に至ります。
人に左右されない仕組みや組織づくり
審査という外圧がなくても、自分達のマネジメントの重要性を理解し、メンテナンスを適切に図れる仕組みづくりのところまでがマネジメント実践者の役割であると自覚し、「マネジメントシステム」としての完成度を高めていくことを心掛けていきませんか。そうすれば、「人が変わってもパフォーマンスが落ちない仕組み・組織を整えた」という実績に結びつく可能性が高まるはずです。
このnoteの投稿者：コンサルタント／杉岡 篤樹
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