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Notionを使ったタスク管理が想像以上によかったので、そのやり方をまとめてみた

こんにちは。もりぞーです。

Notionを使ったタスク管理をやってみたら想像以上によかったので、今回はその自分なりにやってみてよかった使い方についてまとめていきます。

【このnoteはこんな人におすすめ📝】
・Notionを使ったことがないが興味ある / Notionを使っているがタスク管理をやったことがない 人
・よりよいタスク管理方法がないかと探している 人
・とはいえそこまで使いこなせる自信がないから、必要最小限の機能紹介にとどめてほしい 人

タスク管理のページの全体構成:「目標・マイルール」「仕事」「プライベート」の3つに分ける

まず結果からお伝えします。いろいろと試行錯誤した結果、このような構成に落ち着きました。

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(▲ 全体の構成はこんな感じ。「目標・マイルール」「仕事」「プライベート」の3層構造になっているのがわかるかとおもいます。)

目標や仕事の進め方のマイルールを、仕事やプライベートのタスクとセットで見えるところに置くことで、毎日自然と目に入るようになりました。毎日見ていれば、否が応でも意識できるようになります(笑)。

「目標とセットであらゆるタスクを一元化させる」ことで、いろんなページを行ったり来たりする必要がなくなりました。僕の場合はプライベートでやること・やりたいこともまとめています。

(▲ スワンさんのタスク管理方法がとても参考になりました…!)

【いつもの流れ📝】
・1ページ内に仕事の目標、タスク管理ルール、タスク、副業、プライベートのタスクをいれる
・1ヶ月ごとに新規ページを複製して作成する
・お気に入り登録してすぐ見れるようにしておく

「目標・マイルール」をトップに記載する

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「行動目標」「KPI」「日々の仕事の進め方」と書いてある、グレーの背景の箇所についてです。ここに目標とか、マイルールを記載しています。意識しておきたいことや、忘れずに習慣化させたいことなど、自由に書き込むことができます。

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作り方は簡単。「Callout」ボタンを押すだけ

※「日々の仕事の進め方」の内容については平野さんのnoteを参考にしています…!

タスクボードにどんどんタスクを入れていく

いよいよ本題です。Notionはかんばん形式のタスクボードを一瞬で作れて、先ほどの目標内容の下に簡単に埋め込むことができます。

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左右にススーっと動かせます

たとえば「今日これやらなきゃ!」というタスクが発生したとします。そうしたら、「Today」の枠内の「+New」からタスクを追加します。

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タスクを追加したあと、こんなふうにタスクの詳細を書き込むことができます。

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で、そのタスクが完了したら左の「Done 2021/〇〇/〇〇」の列に追加していきます。ここまでが基本の流れになります。

「Done」は週次で作成することで生産性が簡単に可視化できる

なんで「Done」じゃなくて「Done 2021/〇〇/〇〇(週次)」にしているの?とお思いの方もいるかと思います。理由は週次で作成することで生産性が簡単に可視化できるから。

たとえば週ごとに終わったタスクを僕は週の終わりに一番右に持ってくるようにしているのですが、
「あ〜この先週よりも全然タスク完了できてない。今週は生産性悪かったな」
みたいに、これを見れば完了タスクの差がひと目で分かります。

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▲ 毎月の振り返り時にはこのようにチェックしています

タスクの配分も直感的にできる

あとタスクの配分も簡単にできます。

・「Today(今日)」
・「Tomorrow(明日)」
・「Week(今週)」
・「Month(今月)」

の4つの列を作っていますが、たとえば「今日と明日にタスクが偏っているな……今週分に一部移そう」みたいなことが簡単にできます。↓

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まとめて選択して移動できるのも地味にありがたいです

「仕事」階層のタスク管理の話があれこれふくらんでしまったので、簡単に箇条書きにまとめてみました

・タスク構造と運用フロー
・週あたまにカードをつくる、整理する
・月、週、明日、今日で振り分ける
・期限があるものは期限を記載
・適宜バランス調整しながら管理
・1週間分のタスクをカレンダーに入れる
・おわったら週ごとの終わったところへ移動(稼働管理は別シートにて)
・1週間がおわったら1週間分のタスクまとまりを右に移す
・そうすると週ごとの生産性が可視化される

プライベートのタスク管理

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プライベートのタスク管理はもうちょっとゆるいです。僕の場合は

・Wish List(Work)…副業のタスク管理、一覧
・Private…プライベート。「〇〇振り込む」「米買う」など
・to Write…ブログやnoteで書きたいことリスト
・Wish List(Private)…プライベートでやりたいこと

の4枠つくって、それぞれに/list でチェックボックスリストをつくるようにしてます。

終わったらチェックボックスにチェックを入れるだけ。

無料で使えるテンプレートを作ってみました

以上が、ここまで現時点での自分なりにフィットしているNotionを使ったタスク管理について、になります。

せっかくなので今回説明したテンプレートも作ってみました。

こちらのテンプレートを利用したい方は、下記のリンクからテンプレートのページにアクセスして、右上の「Deplicate」をタップすればいけます。自由に使ってみてください。需要があればうれしいです(笑)。

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▼テンプレートURLはこちら▼

※もし実際に使ってくれた人がいたらツイッターで本noteをシェアいただけるとうれしいです。どれだけ使われているんだろう……が一切把握できない状況でしてw


タスク整理方法もけっこう時期によっていろいろ合う・合わないが変わってくるので、今後も試行錯誤しながら取り組んでいけたらなと。そういった試行錯誤が自由にできるのもNotionのよさですね…

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

ではでは!


※もりぞーのTwitterはこちら
https://twitter.com/morizooo0825

※Notionに関してこれまで書いてきたnoteはこちらのマガジンにまとめています



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もりぞー

(最後まで読んでいただけただけで十分です…!ありがとうございます!)

ありがとうございます!
ウィルゲートというマーケティング・DX支援の会社で広報・コンテンツ制作を担当している新卒4年目。広報/マーケ💁・Notion📝・サウナ⛺の話をよくします。スパイスカレーが好き。【プロフィール詳細はこちら👉 https://morizooo.me/