【あなたは何個当てはまる？】メールを制する者は仕事を制す。
こんにちは！なめこ🍄です！
今回はメールの返し方であなたの仕事能力が決まる？ことについてお話していこうと思います！
えっメールごときで？と思うかもしれませんが、実は
メールの速さ、返し方はあなたの仕事能力を映しているんですよ！
項目が自分に当てはまるかどうかYes or Noで確認しつつ読んでみてくださいね。
Q1,「いまできる仕事はすぐ片づける習慣」があるか。Yes or No？
「たかだかメールのスピードくらい」と思ってはいけません。メールの返信が遅い人は、仕事の進捗が遅く、デッドラインも破りがちで、どんな仕事でも後回しにしてしまう傾向があります。
いまある仕事を後回しにしない自制心、何事も締め切り寸前ではなく前倒しで行う自己規律など、仕事の生産性の高さにまつわる全てが返信のスピードに表れています。
「仕事ができる人」のメールは常に即リプライで、仮にその場で返事ができなくても、いつ頃返信するか先に伝えていたり、翌朝の早朝の時間にメールをまとめて返信する時間を作っています。
つまり、「いまできる仕事はすぐ片づける」習慣の有無が、メールの返信スピードに映し出されているのです。
Q2,「相手への敬意や配慮」があるか。Yes or No？
次に、メール1本でバレてしまうのが「相手への敬意や配慮の有無」です。
メールへの返事が遅いと「相手から優先順位を下げられているのかな…」と不信が募ってしまいますし、返事がなかったりすると、「失礼な人だな」という印象が残ってしまいます。
たかがメール。されどメール。
そんな小さなことひとつひとつが、自分に対する相手の感情や評価を大きく左右することを忘れてはいけません。
Q3,「効率的なコミュニケーション能力」があるか。Yes or No?
最後は「同じ内容を半分の文字数で書けること」です。
仕事能力の高い人たちは「不要な重複表現」を排除し、短く明快なメールを一瞬で返してくる。時間をかけて非常に長いメールを返してくる人とは正反対です。
米国の某著名MBA入試の推薦状には、「この人は簡潔な文書を作成してコミュニケーションできますか？」という項目があるくらい「簡潔な文章」を書けることは仕事において重要とされています。
上司や同僚も取引先も忙しい中、長く要旨の分かりにくいメールをゆっくり読んでいる暇はありません。また、肝心なポイントも忘れられやすくなります。要旨が簡潔にまとまったメールは、「読まれる率」も「覚えられる率」も両方、高くなるのです。
メール1本には、その人の「論理的思考力」「論理的説明能力」「語彙力」そして無駄と重複を省き、かといって必要なポイントははずさない「効果的なコミュニケーション能力」のすべてが、否が応にもあらわれてしまうのです。
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あなたはいくつYesをつけることが出来ましたか？
全部にYesがついた人！あなたはとても凄い！あなたには今後出世への道が開かれていることでしょう。
反対に1個もYesがなかった方！もう少し頑張りましょう。
今日からできることは、とにかく「即リプライ」を習慣づけることです。
たかがメール1本に、大切な「基本的仕事能力」の多くがあらわれることを肝に銘じて、とにかく見た瞬間に返すことを意識していきましょう。
私は今インターンをしていますが、即レスがもう非常に非常に大事だということを実感しています。仕事において即レスは当たり前すぎることではありますが、それを常にこなすことが自身への信頼にも繋がります。
これは私自身への戒めも込めて、
これから就活を始める25卒と新社会人になる24卒へ。
「文章は長くなってもいい。まずは即レスを心がけよう。」
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