「Notionって何？」だった会社でNotionが浸透した3つのポイント
たくさんある社内ツール、どれを使うか悩みますよね。
私たちの会社では、各部署ごとのマニュアルやナレッジ集・議事録・社員データベースなど様々な用途でNotionを使っています。社内でNotionを使ったことがない人はいないほど、とても身近なツールです。
今回は、そんなHR ForceがどのようにNotionを社内に浸透させていったかをまとめたいと思います。
「社内ツールとしてNotionを使ってみたいけど、どうやって導入すればいいかわからない」という方々はもちろん、Notionに限らず、社内で新しいツールを導入する際の参考になれば嬉しいです。
Notionとは？
簡潔に言うと、情報の管理に優れたメモ帳です。様々な情報を1つの場所で管理し、検索ができるオールインワン・ワークスペースと言われています。
導入のきっかけ
HR Forceでは、Googleスライド・スプレッドシート・ドキュメントなど様々なツールを使用していました。そのため、情報が色々な場所に散在している状態で、必要な情報を検索しにくく、ナレッジの蓄積もしづらい状態でした。
この課題を解決するために、情報管理に優れたNotionの導入を決定。
目指したのは、「全部署がNotionの利活用を行い、社内の情報が1か所に集約できる状態」です。
どのように使われているか
部署ごとの業務マニュアル・ナレッジベースや、社員の自己紹介ページをNotionで作っています。社員の自己紹介ページには、誕生日やMBTI診断（16タイプの性格診断）の結果などを記載。コミュニケーションのきっかけや相互理解を深めるためのデータベースになっています。
例えば、私の自己紹介ページは下記のような感じです。
社内でツールを浸透させるためのポイント
新しいツールを浸透させるには、いくつかコツが必要です。
ここでは参考情報として3つご紹介します。
1. 利用を牽引するスペシャリストを作る
全社展開前にNotionの特性や使い方を理解するため、まずは特定のチームでのテスト運用を開始。当時「マニュアル量が膨大・情報が散在していて探しにくい」という課題があった求人制作チームにおいて、Notionのみを使ったマニュアル作成プロジェクトが発足しました。
このプロジェクトを進めてくださったのが、当時制作チームにいた西村さんです。結果として、約40種のスライド・スプシ・ドキュメントをすべてNotionに集約することが実現できました。
Notionの利便性が証明されただけではなく、プロジェクトを通してNotionの使い方を熟知した西村さんの存在は、全社展開を進めるうえで大きな推進力だったと思います。
「困ったときにはこの人に聞けばいい」というスペシャリストが社内にいると、新しいツールに対するハードルもかなり下がりますよね。
実際、西村さんにNotionの使い方を質問すると、とても嬉しそうに教えてくださって、説明の端々にNotion愛をビシバシ感じます。もしかして、西村さんのNはNotionのNなのでは……と思ってしまうほど。その豊富な知識とあふれる愛から、社内では「Notionの女王」と呼ばれています（笑）
せっかくなので、当時意識していたことや、実際にやってみた感想を伺ってみました。
【西村さんコメント】
①意識していたこと
いつも新しいツールを使うときは「使いながら慣れていく」のですが
このNotionプロジェクトに関しては「本を1冊しっかり読んでから実践する」でツールを覚えました！
ツールの強みや、1つ1つのブロックにある機能など、しっかり理解した上で活用することで、色々な方からの質問に曖昧ではない対応をできていたのだと思います^^
Notion担当（笑）として、Notionのツイッターやアップデート情報なども定期的にチェックして新鮮な情報をお届けすることもしていました！
新鮮な情報って美味しいので、いろんな人にNotion面白いと思ってもらえたのでは⁉
②実際にやってみて
色んな人からNotionのことで声をかけてもらえるようになって嬉しかったです^^
今となっては社員皆さんバリバリにNotion使いこなしていて、もうスキルは追い越されているのでは⁉と思うんですが、今でも「Notionと言えば」で名前を出してもらえるのは当時頑張っていてよかったなと思います！
自分の得意分野があると社内で求められる存在になる、ということですね。とても勉強になります。ちなみに、西村さんが読んだ本はこちらだそうです。
2. 便利な使い方を発表するコンテストを開催
制作チームでのテスト運用の結果、大きな効果改善が見込まれると判断し、全社展開が決定。全員のアカウントが配布されました。細かい制約は設けず、「とりあえずみんな触ってみよう」のスタンスで始まったのが、HR Forceらしいなと感じます。とはいえ、いきなり「自由に使ってみて」と言われても戸惑ってしまいますよね。
そこで開催されたのが、部署対抗でNotionの便利な使い方を発表するコンテスト、N-1グランプリです。制作チームの事例を知り「Notionってなんか便利そう」という空気が社内に漂い始めたタイミングだったので、皆さん積極的に参加してくれました。
イベント当日は、「そんな使い方もできるのか！」と思うようなアイデアがたくさん出てきて、大盛り上がり。賞金総額は6万円、優勝チームには2.5万円分のお食事券が贈呈されました。
全社員がNotionの便利さを体感するきっかけになったこのイベントは、全社的なNotion導入を加速させ、浸透につながるものだったと思います。
本イベントのオーナーはHR・PRの小田部さん。社内では、イベントといえば小田部さんのお名前が出るくらい、様々な楽しい企画をしてくださっている方です。
イベントで工夫したポイントについて、小田部さんに伺ってみました。
【小田部さんコメント】
このイベントのオーナーを任命された際に、イベントの盛り上がり次第で、
今後のHRForceでのNotionの普及率が大きく異なってくると思い、重要な役割であると肝に命じながら取り組みました。
イベントで工夫した点としては、各チームの発表内容（or 課題）に関して
①業務での活用事例 ②全社で取り入れたい内容の提案
の2点を指定したことです。
それにより、イベントが終わった頃には各チーム業務で活用する下地が完成している＋全社員がNotionに詳しくなっている状態となりました。
イベント当日、盛り上がったことに加え、現在でも全社員が頻繁に使用するツールになっており大成功となったのではないかと思います。
私自身も、このイベントを通してNotionの機能をたくさん学べたと思います。このときに得た知識をもとに、自分でもどんどんNotionを活用するようになりました。
3.メンテナンス担当者を置く
N-1グランプリの効果もあり、各部署がNotionを使ってマニュアルを作成したりナレッジを蓄積する動きが活発になり、各部署のごとの情報は集約されてきました。ですが、全体像が見えにくい・他部署の情報にアクセスしにくいなど、新たな課題が出てきました。
そこで必要になったのが、全体像を示すための全社のホームにあたるページのメンテナンスです。弊社では、自主的にメンテナンスを行ってくださっている方がいます。DX部の堤さんです。
全社のページの組織図・プロジェクト管理のページ・スキルマップなど、全社的に必要な情報を追加・整備してくださっています。
みんなが知らないうちに整備を進めて、非常に見やすく利便性が高いページにしてくださるのは、サプライズ好きの堤さんらしいやり方です（笑）
メンテナンス後のページを見て、「こんな機能もあるのか」と学んだり、他部署のページを覗くきっかけになることも多々あります。
今回は、メンテナンスの際に意識していることを堤さんに伺ってみました。
【堤さんコメント】
Notionのメンテナンスにおいて意識していることは、自分が使いやすいかどうか、というところです。
自分が使いにくければ他人にも使いにくいのは割とあることだと思っているので、実際ページの改良を行う際には、情報を見るときだけではなく、編集するときのことも考えています。
例えばデータベース機能のマルチセレクト、という機能を見てみましょう。
社員のデータベースと備品のデータベースがあり、どちらもどの部署に所属しているかという情報を追加する必要があるとします。
この時マルチセレクトを使うと、毎回毎回テーブルが増えた時に設定し直したり、部署名が変更されたときにマルチセレクトの項目をテーブル数分変えなければなりません。
こういったときに、1つの部署という大元となるテーブルを参照する仕組みにしておけば、無駄な時間は発生せず、より生産的な業務に時間を割いたり頭を使うことができます。ただ、あまりに複雑な構造過ぎても保守性が落ちるのでそこは解説ページを作ったりしていますね。
そしてNotionは設定で変更もできますが、基本的に両脇が空いているため、レイアウトも考えています。長すぎると情報が見つからないので2列や3列に分ける、大事な情報は上にまとめる、目次やコールアウトを使用する、といったことに気を付けています。
見やすさだけではなく、編集のしやすさも大事にされていると聞いて納得です。情報を追加・更新するときにどんな作業が必要になるかを想像して、データベースを構築していくのは大事だなと思いました。
結果
1社員として感じるNotionが浸透してよかったことは、2つあります。
1つ目は、他部署の情報に誰でもアクセスできるようになったことです。
有用な情報が全社に共有され、他部署のナレッジを自分の部署でも参考にするなど、自社の情報を有効活用できるようになりました。また、他部署の動きがわかりやすくなり、部署同士の連携も進めやすくなったと思います。
2つ目は、他者理解が深まり、より円滑に業務を進められるようになったことです。私自身も、社員データベースを活用して、新しく業務で関わる方の情報を調べてコミュニケーションのきっかけを探す、といったことをしています。入社したばかりの方も、全社員のデータベースがあるとコミュニケーションがとりやすいのではないでしょうか。
Notion浸透までの道のりをまとめてみて、運用開始と同時に全社員を巻き込むこと、そして盛り上げた後も継続して保守・運用を行うのが大事なんだなと感じました。
弊社でも使い方や運用方法など、まだまだ試行錯誤している部分は多いので、また新しい取り組みなど発信していきます。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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