シニアが教える：DX遂行時のデジタイゼーションにおける情報の取捨選択

2024年6月6日 15:46

どうも、シニアライフを楽しみながらDX推進に携わるHot3DegC（ホットサンド）です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）遂行時のデジタイゼーションについて、とくにアナログ情報のデジタル化に関する私の経験を共有したいと思います。

デジタイゼーションとは？

まず、デジタイゼーションという言葉について簡単に説明します。

デジタイゼーションとは、アナログ情報をデジタル形式に変換するプロセスのことです。

たとえば、『紙の書類をスキャンしてデジタルファイルにする』、『手書きのメモをデジタルノートに移す』、『会議の音声記録をテキスト化する』などが挙げられます。

DX推進の初期段階として、このデジタイゼーションは非常に重要です。

デジタル化すべき情報とそうでない情報

私の現場経験から感じたことのひとつは、すべてのアナログ情報をデジタル化することが必ずしも効率的ではないということです。

情報の取捨選択が非常に重要です。

以下に、デジタル化すべき情報とそうでない情報の例を挙げてみます。

デジタル化すべき情報

業務に不可欠なドキュメント
- 契約書、重要な業務マニュアル、プロジェクト計画書などはデジタル化することで、検索性が向上し情報の共有も容易になります。
顧客データ
- 顧客の連絡先情報、購買履歴、問い合わせ履歴などは、デジタル化してCRMシステムに統合することで顧客対応の質が向上します。
会議記録
- 会議の議事録や決定事項はデジタル化してクラウド上に保存することで、関係者全員がいつでもアクセスでき情報の一元管理が可能です。
  
  将来的には、AIのRAG技術をもっていつでも、だれでも簡単に最新の情報にアクセスできることを期待しています。

デジタル化しなくても良い情報

一時的なメモ
- 日常の些細なメモや、一時的にしか使わない情報は、デジタル化の手間を考えると紙のままでも問題ありません。
古いデータで今後使用予定がないもの
- すでに使用済みで、今後参照する予定がない古いデータや書類は、保管のみに留めておくべきです。
デジタル化に適さないフォーマット
- 手書きの絵や図など、デジタル化すると情報が失われる可能性があるものは、アナログのまま保持することが推奨されます。
  
  ただし、適さないだけで重要な情報もあるので、AIの要約の技術で簡単に要不要を判断する未来を夢見ています。

デジタル化のメリットとデメリット

メリット

検索性とアクセス性の向上
- デジタル化することで、情報の検索が容易になり、必要な時に素早くアクセスできるようになります。
情報の共有が容易
- デジタル情報は簡単に共有できるため、チームや部門間でのコミュニケーションがスムーズになります。
保存スペースの削減
- 紙の書類をデジタル化することで、物理的な保存スペースが不要になります。

デメリット

デジタル化のコスト
- 大量の情報をデジタル化するには、時間と費用がかかります。
  　とくにスキャンやデータ入力の手間を考慮する必要があります。
データセキュリティ
- デジタル情報はセキュリティリスクが伴います。
  　適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。
技術の依存
- デジタル化された情報は、技術的なトラブルが発生した場合にアクセスできなくなるリスクがあります。

デジタル化の成功事例

私が関わったプロジェクトのひとつでは、重要な業務マニュアルや顧客データを優先的にデジタル化しました。

その結果、情報の検索や共有が迅速になり、業務教育のコストの引き下げや経営方針の判断速度が向上しました。

また、クラウドサービスを活用することでリモートワーク環境でもスムーズに情報をアクセス・共有できるようになりました。

一方で、日常の些細なメモや古いデータは、あえてデジタル化せずにアナログのまま保管しました。

この取捨選択が功を奏し、デジタル化のコストを抑えつつ、必要な情報だけを効率的に活用できるようになりました。

まとめ

DX推進におけるデジタイゼーションは、単にアナログ情報をデジタルに変換するだけではなく、どの情報をデジタル化するべきかを見極めることが重要です。

業務に不可欠なドキュメントや顧客データなど、価値の高い情報を優先的にデジタル化し、一時的なメモや古いデータはアナログのままにすることで、効率的にデジタイゼーションを進めることができます。

私の経験が少しでも皆さんのDX推進の参考になれば幸いです。
共に学び、成長し続けましょう。ありがとうございました。

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