自分が常にボールを持たないこと〜タスク管理術〜

みなさんこんにちは。マルケー企画株式会社の細田です。
いつも、noteをご覧くださりありがとうございます。
今回は、多くのかたが苦手意識を持つ「タスク管理」について思うことをお話しします。

「管理すること」に満足しない

日々の業務が忙しい中で、やるべきことが後回しになったりギリギリまでできなかったりして苦労している方、上司や先輩から指摘されて「すぐにやります！」と焦ってしまう方は、多いのではないでしょうか。
人は、仕事を締め切りまで伸ばしてしまいがちです。「やらなきゃいけない」とわかっていてもなかなかできず、「○日が締め切りだから、まだ大丈夫」と思うと自然と放置してしまいがちです。
そうなると、締め切り直前になって追い込まれるようなことになるのですが、それ自体は人の性質的なものであって大きな問題ではないと思います。

現在、タスクやスケジュールの管理ができるアプリがたくさんあります。スケジュール帳を使って管理している人もいます。しかし、”管理して満足”してしまっていないか？と感じる人をよく見かけます。
特にアプリはとても便利で、リマインド設定だけで安心してしまい着手することにつながらないことや、タスクをアプリに入れるだけで満足して終わってしまったという経験をされた方は多いのではないでしょうか。
アプリやスケジュール帳を活用することが悪いことではありませんが、そこで満足してしまう方は、「頼りすぎ」に注意が必要です。
Todoリストを作り書き込む時間で、一つでもタスクに取り組み、その勢いでできてしまう…なんてこともあるかもしれません。

究極ですが、タスク管理がうまくできないと悩む人は、「タスク管理そのものを無くせばいい」と思うことがあります。
仕事において大切なことは、「管理する」のではなく「成果物を仕上げる」ことです。タスクが発生したらすぐに何かしらのアクションを起こして、自分に溜め込む状態をなくすこと。これを習慣化するだけで、仕事はどんどん前に進んでいくので締め切りギリギリで「あ！どうしよう！」となることが減り、タスク管理に悩むことはなくなります。

管理する前に動くことのメリット

タスクが発生したら、まず動くことが重要です。
人間のモチベーションが一番高いのは、常に「今」です。その時、その場のモチベーションとテンションが一番高く、そこから少しずつ下がっていって「今日やらなくていいかな」「これは明日」と思うと、そのまま頭の片隅に追いやり、最終的に放置してしまいます。

また、「早く動くこと」にはメリットが多くあります。
例えば、仕事を依頼されてからすぐに6〜7割程度でも良いので成果物を提出すると、相手は「仕事に取り組んでくれている」「ちゃんと成果物が上がる」ことに安心し、6〜7割の出来を指摘するよりも「より良いものを作るために」という前向きな認識で仕事をすることができます。

仕事を依頼する側は、仕事進捗や現状が相手にあると不安を感じるものです。そのため、進捗や内容を常に明確にして、依頼者を安心されることが必要です。また、依頼者の希望にぴったりハマる成果物ができるなら問題ありませんが、ほとんどのものが修正やすり合わせが発生します。
なので、自分なりに100点満点くらいのものを締め切りギリギリに提出すると「これだけ時間をかけたのに？」というネガティブな印象を持たれる危険性が高まります。そうなると、評価が下がってしまいますし、これからの仕事にも響いてしまうでしょう。

成果物の仕上がりが6〜7割でも「早く動いたこと」で依頼者にポジティブな印象を与えることができれば、方向性の修正や擦り合わせがスムーズに進み、結果的には100点に近いものが「早く・確実に」作ることができます。
極端な話、「その日に依頼されたものをその日に返す」くらいの勢いで良いと思います。

タスク管理よりも大切なこと

今回は、タスク管理に思うことのお話でした。
タスクを自分に溜め込まないことのメリットは、他社から依頼されたものではない、自分自身から発生したタスクにも同じことが言えます。進捗があればポジティブになれますし、より良くすることも考えられます。

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