バラバラな情報を探し、バラバラなチーム

前の記事を読んでいない方は、キントーンにお乗りなさい！からお読みください。

はじめに

今までは、ビジネスチャットや紙媒体、Excel、専用ソフトなどのツールを
利用して名簿管理や新規案件管理、サービス提供責任者の業務進捗管理、
提供票管理など…
とにかくバラバラ、バラッバラでした。

「（専用ソフトを開いて）あれ、この方長期入院してなかったっけ？」
「（ビジネスチャットを開いて）この間来てた新規案件って連絡済？」
「（研修ソフトを開いて）締め切り迫ってるけど、忘れてない？」
「（紙媒体を確認して）〇〇様の提供票、今月分提出されてないけど？」

なんて会話が飛び交ったり、
過去のビジネスチャットのやりとりを遡って見直したり、
確認作業がもう地獄…

課題①情報の一本化

専用ソフトやExcelなどのツールを使ってバラバラに管理していた情報をkintoneで管理することで情報の一本化を目指しました！
中心となるのは「顧客管理アプリ」を基に作ったこのアプリ「利用者名簿」アプリです。

「なんだ、ただの名簿じゃん～」と思った方、ちょっと待ってください。
ただの名簿アプリで終わってはkintoneの良さが発揮されません！
このアプリさえ開けば、すべての情報が確認できる！という状況にしたかったのです。

導入するにあたって

このアプリを使うのは私たちだけじゃない！

もちろん私たちクリエイトチームメンバーも使用しますが、
私たちだけが使うものではなく、
kintoneを知らない職員やパソコン作業が苦手な職員でも
簡単に！尚且つスムーズに！使いこなせることが重要でした。

「クリエイトチームで盛り上がってるkintoneって何？筋斗雲？」
「え、アプリ開発？ひぃ～難しそう…関わらないでおこう。」では
会社のためにはなりません。

kintoneを導入するにあたって
「不慣れな人でも使いやすい！」「kintoneってこんなに便利なんだ！」と
知ってもらうこと。
さらには
「これもできるなら、こんなことはできないの？」と
探求してもらったり、kintone自体を好きになってもらうことが先見でした。

いざアプリ開発！

作成したアプリは以下の画像の通り様々です。
（※実際に稼働しているアプリとは異なります）

「利用者名簿」アプリの設定画面（一部）はこんな感じです。
様々なアプリと連携しているので、これさえ開けば作業が完結できるようになっています。

これによって今まで様々なツールを使ってバラバラに管理していた情報が
一つのアプリ内で管理・確認・更新ができるようになりました。
手間が最小限に抑えられて、生産性アップにつながりますね！

アプリを作成していて感じたこと

単純にデータを大量に打ち込んで保管するだけの
データ管理アプリを作るのではなく、使い手視点で物事を考えられたり、
今やっている業務の改善点が見えてきたり、
1つの動作がうまくいかないとシステム全体がストップしてしまったり…と
思考がフル回転！

介護業務+αの部分の仕事をしていると
「ポータル画面変えられるのは社長だけ？」
「テーブル内のフィールドってソートとして選択されるっけ？」
「関連レコードにすると一覧画面に出てこないんだった～」
と、介護用語は一切出てきません(笑)
こんな感じで毎日模索しながら、kintoneと向き合っていました。

kintoneを導入して情報を１つに集約することに成功しましたが
次に立ち向かう壁は、「進捗状況をどのように把握するか」です。
次回、≪課題②≫業務の進捗状況を可視化についての記事です。乞うご期待！

最後までお付き合い頂き、ありがとうございます。
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また次の記事でお会いしましょう〜以上、常勤ヘルパーの照井でした。