意向把握確認業務もオンラインで効率的に！〜hokan意向把握機能開発に込められた想い〜

コロナウイルスの感染拡大防止のため、多くの企業がリモートワークやテレビ会議を導入しています。紙や対面での業務が多い保険代理店業界でも、その流れは少しずつ拡大しているようです。株式会社hokan（以下、hokan）では、紙での業務の多い「意向把握業務」に関して、出社しなくてもオンラインで共有できる機能を開発しています。

本日は、hokanが開発を進めている意向把握機能に込められた思いについてご紹介いたします。

意向把握のペーパーレス化を推進するために

意向把握は2016年に施行された改正保険業法によって義務化されました。保険代理店（以下、代理店）はそれぞれ独自の意向把握の書式を作成して運用を行っています。新規顧客との面談の度に意向把握書が作成され、それに伴う記入内容のチェック業務を事務担当者や経営者が中心となって行っているのが現状です。

実際に多くの代理店では、上記のように、紙の意向把握シートを保管するためにいくつものキャビネットが事務所に置かれています。
意向把握をデジタル化することで、監査の際に意向把握の履歴を簡単に引き出すことが可能となります。また、顧客の対応履歴と意向把握を紐づけて管理できるなど、意向把握を中心とした代理店の顧客への価値創出の総合的な支援を前提とした設計になっています。

意向把握のチェックを効率化するために

紙で意向把握を行うことによって発生するもう一つの問題は、記入内容のチェックが目視でしか行えないことです。
記入内容に漏れがないか、顧客の意向と提案内容の関係が明確であるか、チェックシートには記載しきれない細かな顧客の要望を実現できているか…など、チェックの観点を上げれば切りがありません。こうした業務を紙で行うと、抜け漏れが発生したり、必要以上に時間がかかったりと、経営者やマネージャーにもストレスになることも多くあるようです。

チェック漏れや対応関係の紐付けはシステムが得意とする分野です。
hokanの意向把握機能ではユーザーが独自で書式を作成できるようになっており、設問の解答を必須にするなどの細かな設定によって、確認作業を最小限まで減らすことを意識しています。
また、ワークフロー機能も搭載されているため、リモート環境からでもレビューの申請・承認といった業務を遂行することが可能です。実際に、現バージョンのhokanの意向把握を利用している代理店のマネージャーは、出張先から社員の意向把握のレビューをされているそうです。訪問の都合で外出先でも手軽に操作をしたいという要望に応えた機能です。

保険代理店の情報化を支援

これまで代理店は、意向把握は紙で行い、お客様とのやりとりはLINEで行うなど、複数のシステムに顧客情報が散らばっていました。hokanでは顧客データをクラウドで一括管理し対応記録と一緒に意向把握を記録するなど、体制整備に活用できる機能が搭載されています。コンプライアンス遵守だけでなく、募集人が使いやすい側面も担保した設計を目指して最新版の意向把握機能を鋭意開発中です。

システムによって業務負荷を減らし、一元管理・蓄積したデータを活かして、売上向上・経営の安定化を支えることこそが、DX(デジタルトランスフォーメーション)の本分だと思っております。
保険業界のDXを牽引する立場として、業務効率化を促進して生産性アップに繋げていくだけでなく、保険代理店が顧客に適切な価値を提供でき、売上を上げれるようなお手伝いを通して意向、把握以外の機能でもhokanはユーザーと協力してシステムのアップデートを行うなど、相乗効果で成長するプロダクトを目指しています。

本記事でご紹介した意向把握機能は、現在複数の代理店で利用されており、4月にさらなるアップデートを遂げた最新版がリリースされる予定なので、お楽しみに！

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注1）一般社団法人生命保険協会『2019年版 生命保険の動向』より