Googleドキュメントの落とし穴！？使用時のトラブルや注意点を社内アンケートで調査しました！
どうも！hitch+（ヒッチプラス）編集部の小山です！
Googleが提供しているサービスの一つに「Googleドキュメント」があります。Googleのアカウントがあれば無料で利用でき共有も簡単。さらにWordとも互換性があるため、重宝している方も多いのではないでしょうか。
しかし、その取り扱い次第ではちょっとしたトラブルや地味ストレスにつながることもあるようです……。
そこで今回は、Googleドキュメントの利用について社内アンケートを実施しました。実際に遭遇したトラブルや困りごと、トラブルの解決方法などについて、現場のリアルな声をお伝えします！
Googleドキュメントとは？
Googleドキュメントは、Googleが提供する文書ファイルの作成・編集ができるサービスです。Microsoft OfficeやMicrosoft365のWordと同じようなものと考えると分かりやすいかもしれません。
GoogleドキュメントがWordと違う点として「基本はWebブラウザで利用する」「無料で利用できる」が挙げられます。Wordを使おうと思ったらそれなりにコストがかかるので、無料で使えるのはうれしいですよね。また、アプリをダウンロードすることで、タブレットやスマホでも操作できます。
そのほか、Googleドキュメントの主な特徴としては以下の通り。
共有が簡単
Googleドキュメントのファイル共有は、ファイルを開いて共有設定をするか、URLを送るだけで完了します。そのため、ファイルをメールやチャットに添付して送る、ダウンロードやアップロードを繰り返すといった手間がかかりません。
複数人での同時編集が可能
Googleドキュメントでは、最大100人のユーザーが、ファイルの閲覧・編集・コメント追加を同時におこなえます。編集中は誰がどの部分を編集しているかも可視化されます。また、「閲覧のみ」「閲覧者（コメント可）」「編集者」などの権限をユーザーごとに付与できるため、管理がしやすいのもポイントです。
自動で保存される
編集した内容はリアルタイムで自動保存されるため、「保存し忘れた……」という心配がありません。もちろん、変更履歴から復元することもできます。
Wordとの互換性も
GoogleドキュメントはWordをはじめ、PDF（.pdf）やテキスト（.txt）、ウェブ（.html）などの形式でダウンロードができます。
Googleドキュメントに関する社内アンケート結果発表！
非常に便利なGoogleドキュメントですが、一体どのようなトラブルやストレスにつながるのでしょうか？ その理由を探るべく、弊社の社員10名にアンケート調査をおこなってみました！
※社員9名からの回答をまとめています
Googleドキュメントを使う理由は？（複数回答可）
Googleドキュメントを使う理由としてもっとも多かったのは「関係者からGoogleドキュメントで共有されたから/自主的には使っていない」という回答。社内では基本的にWordファイルを使用するので、自発的にGoogleドキュメントを使うケースは少ないようです。
2番目に多かったのは「関係者と共同編集ができるから」という理由。いろんな方と関わる案件では、同時にチェック・編集できるGoogleドキュメントのほうが、やり取りの手間なども少なくなるためメリットが大きいのかもしれませんね。
そのほかの理由としては「PCにWordが入っていない／無料で使える」「自動保存されるから」「ローカルにファイルを増やしたくない」などが挙げられました。
Googleドキュメントの使用におけるトラブル（複数回答可）
Googleドキュメントの使用におけるトラブルとして多かった回答は「権限が与えられていなかった（権限を閲覧者で共有してしまった）」というものでした。権限が正しく付与されていないと、作業をおこないたいときに手をつけられなかったり、権限付与の依頼をしなければならなかったりと、余計な手間が増えてしまいます。ファイルを共有する際は、権限を十分にチェックする必要がありそうです。
Word出力時の文字化けやレイアウト崩れ」もストレスの要因に。互換性があるといっても完全ではないため、「表や画像、インデントのズレ」、「コンテンツコントロールの挿入」などはある程度仕方がないかもしれません。
このようなトラブルを最小限に食い止めるためには、「GoogleドキュメントとWordの双方で使用されているフォントを使う」、「ファイル名を英数字で統一する」などの工夫が必要となります。
また、自由回答の中に「別プロジェクトで使用したファイルを修正して使おうとしたら、修正履歴に古い情報が残っていた」というトラブルも……。事前に気付いたため大事にはならなかったようですが、自動バックアップの修正履歴の落とし穴には気をつけたいですね。
このほかに、「Googleのサービス障害」や「クライアントとの兼ね合いで使えない」という意見も見られました。一方で「トラブルは特にない」という回答も複数あるため、使い方次第では問題なくGoogleドキュメントが使用できるといえるでしょう。
Googleドキュメントの使用に関して、トラブルを回避するためにしていること（複数回答可）
最後に「トラブル回避・解消のためにしていること」を聞いてみました。
もっとも多かった回答は「トラブルはとにかく自分で調べて解決する」です。見方を変えれば、多くのトラブルは調べれば解決できる程度といえるのかもしれません。手間やストレスを考えればトラブルはないに越したことはないですが……。
このほか、「提出形式を変えた（Googleドキュメントはなるべく使用しないようにした）」「相手に連絡して解決してもらう」という意見がありました。
基本的には便利なGoogleドキュメントですが、使い方次第ではお互いに余計な手間やストレスの素になることもあるようです。スムーズにやり取りを進めるためも、共有前の事前チェックはしっかりとおこないましょう。
また、自由記述では「権限範囲を必ず明確にして運用している」という回答がありました。権限に関するトラブルは起こりがちなので、特に注意しておきたいポイントですね。
Googleドキュメントの落とし穴に注意！
Googleドキュメントは無料でありながら使い勝手の良いサービスといえます。しかし、ちょっとした不注意でお互いに手間やストレスが発生することも。特に相手がWordを使っている場合などは、Googleドキュメントでのライティングや共有には注意が必要です。
「何となく使っている」「実は少し困っている」という方は、この機会に公式のヘルプページで疑問を解決してみてはいかがでしょうか？
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