書類作成で悩む40代管理職が知るべき効率化の秘訣

あなたがもし、会社でいつも書類作成に追われて締切に間に合わないことが多いと感じているなら、それはあなたの能力のせいではありません。ですが、締切に間に合ったとしても「お前いつもブービー賞だな」と言われてしまうような状況が続いているなら、仕事の壁を乗り越えられていない可能性が大きいです。

書類を早めに提出することで「いつも早いですね〜」と上司に褒められ、時間に余裕ができて残業が0になる。おかげでアイデア出しに時間を使えるから仕事がはかどって成果が出る。

これって理想的な状態ですよね？
実はこれ、簡単に実現できる方法があるんです。

その解決方法は「少しでも手をつける」ことですが、
特に重要なのは「印刷してから書類作成する」ことです。

以下の3つの鍵を使って、
効率的に書類を作成できるようになります。

1. この世に出現させる

書類作成の第一歩は、その書類を物理的に「この世に出現させる」ことです。具体的には、書類を印刷することです。

デジタルデータのままだと、どうしても視覚的な全体像が掴みづらく、部分的な情報ばかりに目が行きがちです。しかし、紙に印刷することで、その書類の全体構成を一目で把握できるようになります。

これは、サッカーの試合でフィールド全体を俯瞰するようなものです。書類の全体像を視覚的に確認することで、必要な項目や順序を明確にすることができます。

また、紙の書類はデジタルデータとは異なり、手で触れたり、メモや数字を書き込んだりすることができるため、より直感的に作業を進めることができます。この「触れる」という感覚が、実は作業効率を大幅に向上させる要因となるのです。

2. パソコンに向かわない

印刷した書類を手に取り、物理的にパソコンから離れてみましょう。パソコンの画面ばかり見ていると、細かい部分にばかり目が行き、全体の構成を見失いがちです。また、余計なパソコンのチャット通知機能やネットの引力に引かれてしまいます。紙の書類を手に持つことで、必要な項目や他の資料が何かを大まかに把握できるようになります。

紙の書類を使うことで、全体像を俯瞰し、優先すべき項目を直感的に把握することができます。また、必要な資料を整理したり、関連する情報を書き込んだりすることで、作業の流れがスムーズになります。このように、パソコンに頼らず手書きで進めることで、書類作成の効率が飛躍的に向上します。

3. 手書きから始める

手書きで書類作成を始めることは、意外にも効果的です。この時代に手書き？　と思うかもしれませんが、手書きすることで、書類の全体像が俯瞰でき、どこから始めるべきかが明確になります。これは、サッカー選手がフィールド全体を俯瞰して戦略を立てるのに似ています。

まずは手書きで大まかな下書きを作成し、それをもとにパソコンで清書していく。この方法を取り入れることで、書類作成がスムーズに進み、締切に余裕を持って提出できるようになります。

手書きは、パソコンのキーボード入力とは異なり、自然な流れで思考を整理するのに役立ちます。手書きすることで、アイデアを自由に展開しやすくなり、細部にとらわれずに全体の構成を考えることができます。さらに、手書きは視覚的に情報を整理しやすく、重要なポイントや関連項目を明確にするのに適しています。

書類の下書きは手書きで、その後パソコンで清書することで、作業の効率と精度が大幅に向上します。この方法を実践することで、書類作成のスピードが劇的に上がり、締切に間に合わない！　というストレスから解放されるでしょう。

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いかがでしたか？
あなたもこの方法を試して、書類作成の壁を乗り越え、サクサクと仕事を進めてみませんか？

ぜひとも、この3つの鍵を使って、効率的な書類作成術を身につけてください。あなたの仕事の効率が劇的に向上し、上司からの評価も上がることでしょう。