コロナや非常事態でも決算発表を遅らせない！適時開示できる体制の作り方
新型コロナウイルス感染症で、日本政府から緊急事態宣言が出されたのは多くの企業が決算で忙しい4月16日から5月6日でした。3月決算で決算発表が遅れた上場会社は617社、全体の3割弱でした。その後、メリービズへの大企業の問い合わせが急増しました。新型コロナウイルス感染症の影響で大企業の経理の現場では何が起きていたか？について書きます。
今までの大企業における経理体制の課題点
テレワーク・在宅ワークに切り替えられない状況で、多くの経理部は自宅で経理作業ができないことに気がつきました。
課題はいくつかあり、下に列挙します。
・システムがレガシーシステムで外部からアクセスできない
・経理に関わる情報が書類という形式のため、オフィスに行く必要がある
・経理作業において捺印が必要である
・業務が整理しておらず隣でコミュニケーションしないと業務が進まない
・上司が管理できないと言ってオフィスに来させる
整理すると、
・システム
・商習慣
・マネジメント
の３つのグループに課題は集約できます。
１．システム：クラウド/SaaSへの移行
今多くのシステムがクラウドに移り、SaaS（System as a Service）も非常に増えてます。今独自システムでおこなっているような業務も多くはクラウドシステムまたは SaaS に移行することが可能でしょう。
もちろん SaaS は多くの顧客に合わせた汎化されてるサービスのため個別・個社の要件に完全に一致させることはできないです。しかし、場合によっては業務そのものを見直しシステムに合わすことも必要になってきます。その会社独自の業務が本当に必要かどうか、他の方法で代替できないかどうか、整理していく必要があります。
稟議システム、電子捺印システム、会計システム、給与計算システム、などほとんどサースで用意されています。紙も捺印も電子化することができます。
自社の業務を整理し、一番適した SaaS をみつけることで、今のレガシーシステムから卒業できるでしょう。
２．商習慣：法整備も進み、デジタル化が進行
請求書は紙で届き、契約書は捺印が必要、そのような商習慣も少しずつ変わりつつあります。省庁の法整備、そしてデジタル化もここ最近で大きく進むようになりました。
もちろん取引先の協力など、自社の努力だけでは越えられない課題もあります。ただ確実に商習慣も変わりつつあり、デジタル化も待ったなしです。気がつけば自社だけがアナログ対応してるという状況にならないように気をつける必要があります。
３．マネジメント：リモートでの管理、及び心身の健康管理も必要
在宅そしてリモートワークになり、部下の仕事の様子分からないと嘆く管理職が増えています。これはテレワーク・リモートワークが悪いわけではなく、業務を正しく定義していないことが問題です。業務が定義してあれば、何がどれだけ進んでいるかという進捗状況も管理しやすくなり、どの部下がどれだけ成果を出しているかも把握しやすくなります。
しかし多くの会社において業務は整理していません。経理・会計においても同じで、業務全体を業務フローなどに整理することができない管理職がほとんどでしょう。 業務も理解できていないのに管理をすることはリモート/オフィス勤務に関わらず難しいでしょう。この事態が現場がリモートになりより明確になったというだけのことです。
マネジメントとしては、改めて業務を整理・把握し、業務の成果を定義し、役割を明確に、進捗を把握する必要があります。これは部下を正しく評価するためにも必要です。
これとは別にマネジメントの新しい課題として、コロナなどの病気、及び心理的ストレスの正確な把握が必要になっています。これらは非常にセンシティブな内容のため、部下との強い信頼関係が大事になってきます。場合によっては産業医等の専門家サポートも必要でしょう。マネジメントとして部下の心身の健康管理が、リモートであるがゆえに把握しにくくなり、ここの対応が新しく課題になっています。
非常時でも経理業務を確実に回す体制
コロナに限らず今後非常時での事業継続計画（ BCP）を策定する企業は増えるでしょう。いろんな状況はあるが オフィスが使えなくなる状況も考慮に入れる必要が出てきます。
システム・紙・ハンコといった物理的な制約をなくすと共に業務が継続できるための柔軟な運用と体制づくりも合わせて必要になってきます。
つまり、誰かが急に休んだ場合でも業務がしっかり回るような役割分担・体制作りが必要です。ここはコストのトレードオフになります。冗長な体制は非常時において安心をうみますがそのぶん通常時はコストになります。 会社の方針として安全・安心とコスモバランスをどこに取るのかを決めていく必要があります。
これは IT システムでも同じような課題があります。システムの可用率（稼動率）をお99.9%にするのか99.99%にするかにより約10倍費用が変わると言われています。バックオフィスへの人員をコストと考えるのか、基幹業務を安全にまわすための投資と考えるのか、経営としての価値観が問われます。
大企業の経理部の最近の動向
現在、多くの大企業がDXの流れもあり、会計システムの移行・改修とあわせて、経理部の体制の見直しもしています。また新型コロナのような非常時が起きた際にもしっかり決算業務をおこない、決算発表を予定どおり行えるように準備をはじめています。
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また、メリービズは数多くの大企業の経理体制の増強をお手伝いしています。ご興味がある方は是非サービスサイトをご覧ください。
参考：
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO60360940V10C20A6DTA000/
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