2021年に取り組んだ改善業務を振り返る

早いものでもう2021年も終わりが見えてきました。各所で振り返り記事を読んだので、私もサイボウズ新卒2年目で取り組んだことを振り返ろうと思います。

とはいえ具体的な施策の話は書けること／書けないことの判断が正直難しいので(笑)、今年取り組んだ業務改善について書きます。

■週1の振り返り会を継続した

金曜日の朝に45分時間を取ってやっています。

①先週決めたネクストアクションの進捗確認
②今週のよかったことの共有
③今週困ったことや改善したいことの洗い出し&議論

といった構成です。

振り返り会とは別に週1の定例と朝夕のざつだんもあるのですが、そちらではどうしても急ぎの業務の確認をしてしまいがちです。やり方やあり方に関する振り返りを継続的にやれるように、別で時間を取りました。

やり始めてそろそろ1年が経ちます。改善したいことを相談できる場になっているのはもちろんのこと、各々が進めている施策の進捗を気軽に共有したり、ちょっとした喜びを分かち合ったりできる場になっています。
立ち上げ当初に振り返りを見学させていただいた他チーム、相談に乗ってくださったスクラムマスターの先輩に感謝です。

■スムーズなレビュー業務を目指した

所属する製品プロモーションチームでは、日々大量のレビューを交し合っています。

そんな中でどうしたらレビュー漏れや締切遅れを防止できるか、簡単にいうとタスク管理の問題が出てきました。タスクの偏りをなくすためにも、チーム内タスクを可視化したいという意識もありました。

人事の同期がPlannnerをチームで使っていると聞き、最初はPlannner使ってみました。しかし業務中にグループウェアしか見ない人がいて運用に失敗しました。
というか私です。そうです、私が業務中にグループウェアしか見ない人です。申し訳ないことに全然Plannnerを見る癖をつけられなかったんですよね、言い出した本人なのに……。

今考えると、こういう理由でPlannnerに馴染めなかったんだと思います↓

● タスクが発生したらPlannnerに各自で積んでいく運用をしていたので「共通のタスクに対する各自の進捗を把握しづらい」「結局個人のタスク管理をチームメンバーに見えるところでやってるだけでは？」と思ってしまった
● タスクやメモを検索できない（調べ方が悪かっただけで本当はできるのかな？）
● 右端のボードにたどり着くのに時間がかかるのでせっかちな人間にはつらい

Plannnerをちゃんと使えている同期に聞いたところ、同期のチームではPlannnerを見てタスクを確認する時間というのを取っているとのこと。
ただうちのチームはスケジュールパツパツの人が多いので、全員の時間を合わせてタスク確認の時間を取るのは正直無理でした。

なので、タスクの可視化は諦めました！
みんな困ったら振り返り会で自己申告していこうぜスタイルに落ち着きました！！
自己申告できるチームなら自己申告スタイルでもいいんだ、うんうん。

しかし「レビュー依頼を見逃がしがち」「レビュー締切を忘れがち」という課題は放置できないものでした。タスク管理は各自でやっていこうという結論が出てからも、レビュー依頼については振り返り会でも議題にたびたび挙りました。

そこで思いついたやり方がGaroonの機能「スペース」の共有ToDoを使うというものです。

Garoon使い倒しチームなので、以下の点がよきポイントでした。

● 締切が日々使っているGaroonのスケジュールに表示される
● レビュー済みの人が一目で分かる
● コメント欄にレビュー内容などを集約できる
● 日々使っているスペースのディスカッションに紐づいているのでToDoを探しやすい。こんな感じ↓

現状はいい感じに運用できているので、ひとまずは共有ToDoを使っていくつもりです。

共有ToDoといえば、11月のクラウド版アップデートでToDoを再利用できるようになりました。再利用で登録すると担当者を引き継げるので、同じメンバーにレビュー依頼したいときに便利です。ありがて～～。
※自社製品だろうと担当製品だろうと、開発メンバーをリスペクトしているのでありがてえポイントは素直にありがてえと言うスタイルでやっています。

■メール文面のチェックをkintoneアプリ化した

所属するマーケティングの部署からは、日々メールをお客様にお送りしています。

これまでは私を含む新卒メンバーを中心にメール文面のWチェックを行っていました。
しかし、配信量が増えてWチェック業務が回らなくなったことをきっかけに、各チームでしっかりWチェックまでできるようにするプロジェクトが立ち上がりました、というか立ち上げてもらいました。ぶっちゃけチェック業務がしんどかったもので……。

具体的には、初めてメール配信する人でもメール文面を作れるように、チェックマニュアルをkintoneアプリ化しました。1メール1レコードで管理しており、フィールドのチェックボックスを埋めながら文面をチェックします。

「人間の努力には限界があるのでツールの力で解決すべき」という先輩の教えに従い、アプリには細々と設定を入れています。配信日に応じたチェックリマインドを設定したり、入力した文面に利用禁止文字が入っていたらエラーを出すようにしたり。前者は標準機能ですが、後者はJSカスタマイズの力です。

あたかも私がJSカスタマイズしたみたいに書きましたが、管理権限の都合もあり、情シスチームに依頼して対応いただきました。「利用禁止文字が入っていたらエラーを出したいんですけどできますか？」と聞いたら秒でJSカスタマイズを当ててくださって本当にありがたいです🙏

とはいえ正直もうちょっといいアプリが作れるんじゃないかなあとも思っています。この辺の改善は継続してやっていきたいのですが、利用者が多くて要件整理が難しい & そこそこ自分が本業で忙しいという壁もありますね……。
他社のkintoneアプリ運用担当の方もこの辺りで悩まれているんでしょうか？

■社内からの問い合わせ対応をkintoneアプリ化した

製品プロモーションチームには、日々いろいろな社内問い合わせが届きます。「こんな資料や情報ないですか？」「この数字って最新のものはどこで見られますか？」などなど。

はじめはkintone上でメンションいただいたものに都度回答していたのですが、
「先日も似たような問い合わせがあったな」
「いつも経験&知識が豊富な先輩に回答文面を作っていただくことになってて申し訳ない……」
という課題感から、回答内容をkintoneアプリにまとめました。

アプリに集約しておくことで、質問する側はわざわざ問い合わせずとも情報にたどり着きやすくなるでしょうし、回答する側としても過去の回答を参照しやすくなります。これまたツールの力ですね。

■社内イベントの情報保障に力を入れた

月1開催しているオンライン社内イベントの情報保障に力を入れました。

きっかけは、社内の勉強会で同僚から聴覚障害や視覚障害について話を聞いたことです。
ただ、障害のある同僚に見てもらえるようにというだけでなく、オンラインイベントやイベントの録画を視聴するときに誰にでも起こる課題を解決したいという意図もありました。「電車で見てるけどイヤホン忘れた」「Wi-Fiの調子が悪くて画面をちゃんと見られない」なんてことは、誰にでも起きますよね。

ということで「音声が聞こえなくても分かる」「音声だけでも分かる」を目指しました。具体的にはこんなことをしています↓

● パワーポイントのスライド資料を必ずアップするようにした
● 字幕を付けた
● イベントの説明欄に情報保障について記載する枠を設けた。こんな感じ↓

「おかげで参加できるようになった！」という話は正直聞いていないのですが、これを見た別の社内イベント企画担当の方が「うちも今度はこうしてみよう」と思ってくださればいいなあと考えています。

実際、私も他のチームの取り組みを見て改善したことが多々あります↓

まとめ：人を思い浮かべると改善は楽しい

振り返ってみると、モチベーション高くやれた改善と結構しんどかった改善がありました。

たとえば週1の振り返り会は、チームメンバーから「お互いのやっていることが見えやすくなった」とフィードバックいただけてからモチベーション高くやれるようになりました。

一方でメール文面のチェックをkintoneアプリ化は「チェック担当だった自分&同期の負担を周りに押し付けているだけなんじゃないか……」と申し訳なさを感じていた改善でした。
よく考えれば属人化防止は組織全体にとってメリットがあるので、別に自分たちだけが得をすることではなかったと思います。誰でもできるようにしておけば、万が一チェック担当全員が急に病気で倒れても仕事を続けられるので。
ただ、チェック体制変更の影響範囲がやや大きかったこともあり、勝手にネガティブなフィードバックを想像して落ち込んだり、プロジェクトの進捗報告に対して良くも悪くも薄かった時は打ちひしがれたりしていました。

入社してからいろいろやってきましたが、改善業務をやるときは「誰のどんな困り事を解決するのか」を明確にすべきなのはもちろん、「誰」が自分ではなく他人の方がモチベーション高くやれるんだろうなあと思います。自分のための改善で人を巻き込むのはやっぱり心苦しいので……。

そしてその「誰」からフィードバックや感想をもらえるほうが、もっと頑張ろうと思い続けることができます。
もしこれを読んでくださった方の周りにチームや業務の改善に取り組んでいる方がいるのであれば、ぜひ改善への感想を伝えてみてください。できればちょっとした感謝と共に(笑)。