プレゼンテーションの教科書 #1 簡素化したビジュアルで伝達・説明・説得しよう
ビジネススキル上欠かせないのが、プレゼンテーションのスキルです。どのような職種に就いている人でも、人に説明しなければならない場面が必ずあります。プレゼンテーションが上手い人は、物事を解り易く説明ができる人です。つまり、「YES」「NO」の反応も得られやすく、物事が早く進み仕事を円滑に進めることができます。
プレゼンテーションとは
現在、一般的にプレゼンテーションとは、「正確な情報を、それを求めている人々に、必要な時に、適切な形で、適切な場所で伝えること」として使われています。
プレゼンテーションには、会議室や大きな会場を借りて行うもの、会社の応接室で2～3人を対象にしたものなどの多岐にわたった形式があります。
プレゼンテーションのバリエーション
1人相手の商品説明
2人相手の商談
小会議におけるPP
多人数に対する企画PP
※PP：販売促進
ビジネスとプレゼンテーションとの関係について
ビジネスの世界におけるプレゼンテーションは、ビジネスを成立させるために、情報提供や商品の説明などを、商品の相手や、顧客に対して行うものです。ビジネスにおけるプレゼンテーションの機会は多く、一回一回のプレゼンテーションの成果がビジネスの成否を大きく左右するようになって来ました。
プレセンテーションのいろいろ
(1)伝達方法による情報量の違い
人間が「1分間に話す情報量は300～600字」「1分間に読める情報量は1000～1500字」「1分間にイラスト・グラフ・図解から受取る情報量は2000～3000字」と言われています。つまりプレゼンテーションで「すべての情報を文書で読んでもらう」「すべての情報を言葉で話して聞かせる」よりも、情報を簡素にしてビジュアルに公開する方が、より多くの情報を伝え理解させる効果が高いと言えます。
(2)3つの目的別タイプ
→情報を伝える
話し手は、聞き手に情報を伝えることを目的とします。例えば、今年の売上高とか、会社の組織とか、自社の会社説明の時に人々に伝えるような事が含まれます。この場合の話しては客観的に情報を伝えるだけです。
キーワードは「詳細なデータ」
【例】
参加者は全部で500人、女性が半数以上の250人でした。
今日は母の日で、
賛成が65人、反対は5人で可決されました。
→説明をする
話し手は、聞き手に細かく説明し、そのうえで理解してもらうことを目的とします。例えば、新しい仕事のルールについでの説明や、その変更理由などです。当然のことですが、説明することは、情報を伝えるという要素も含まれます。
キーワードは「話し手のスキル」
【例】
新しい製品が開発されました(情報を伝える)。
この製品の使い方を説明します。このボタンを押すと･･･(説明をする)
→説得をする
三つのタイプのなかで一番難しいのが説得です。話し手は、聞き手に理解してもらい、納得してもらい、行動してもらうことを目的とするからです。例えば、新商品の説明に対し、聞き手が理解し、納得して買ってもらうことがこれにあたります。その意味で、説得には情報を伝え説明をする、説得する、の三要素がすべてがふくまれています。
キーワードは「聞き手の行動チェンジ」
【例】
新しい製品が開発されました(情報を伝える)。
この製品の使い方を説明します。このボタンを押すと･･･(説明をする)。
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