【仕事術】仕事を速く且つミスなく終わらせる方法とは？

hikaruです。早速ですが、今回はこちらの本の紹介になります↓↓↓

Kindle unlimitedにてタイトル見てジャケ買いしました(笑)
タイトルのような、仕事ができる人に憧れを持ってる人は多いんじゃないでしょうか？（私もその１人です）
少なからず、仕事ができて損することはないかなと思います。
タイトル通り、失敗・ミスをしない人はどんなことをしてるのかって話です。本書では、失敗・ミスをしないためのTipsも複数紹介されており、明日からでも使えるものもたくさんありました。
それでは、早速内容へ！！！

◆失敗・ミスをしない人とは

本題に入る前にいきなりですが、ハインリッヒの法則をご存知でしょうか？

別名「1:29:300の法則」「ヒヤリハットの法則」とも呼ばれていて、アメリカの損害保険会社の安全技師であったハインリッヒが発表した労働災害における経験則の１つです。
要は大きな事故が１件起きるまでに、小さな事故は29件起き、小さな事故が起きるまでにひやりとしたことは300件起きているといった感じです。
（例えば、高速道路での玉突き事故を想像してください。発端はドライバーの不注意だったりします。おそらく、そのドライバーは運転に慣れ、よそ見運転を日常的にしてしまっているといったように、普段から注意が散漫になっていたのではないでしょうか？大きな事故が起きる前にそのような兆候が多くあったはずです。）
ちょっと脱線しましたが、本題に戻ります。
皆さんの職場・学校にも失敗・ミスをしない人はいますか？
もちろん人間なので、失敗・ミスは起こりえるので、その確率がかなり低い人といったほうがいいでしょう
そういう方に限って失敗・ミスを起こしたとき、「疲れてない？」「大丈夫？」とか心配されるタイプの人です。
ここでいう失敗・ミスをしない人というのは、失敗・ミスを起こさないために、予防を徹底して行っている人と言い換えることができます。
大きな事故を起こさないために、小さな事故・ひやりの発生を抑制し、仮に発生したとしても、同じことが再び起こらないように、システムそのものを変えて、失敗・ミスが起こらない仕組みに切り替えているのです。
あの人は性格が～とか、才能が～とかっていう風に考えてしまいがちですが、実は後天的にその能力を身につけることは可能ということです。

◆失敗・ミスの原因はなにか　

そもそもの失敗・ミスですが、大きく4つの原因があります。
１．注意不足
　文字通り、ケアレスミスってやつです。一番の原因ではないでしょうか？
例えば、数字の打ち間違いとか、メールに添付ファイルを付け忘れた、宛先を間違えた、などなど、、、挙げだすとキリがないです。
２．伝達不良
　意思疎通がうまくいかず起きるケースです。
例えば、上司から「明日の午前中に昨日話した新商品開発のミーティングあるんだけど、資料作っといてくれない？」と頼まれたらどうしますか？
まず、午前中とは何時までか・新商品とはどのプロジェクトなのか(上司が他のプロジェクトと勘違いしてないか)・資料は何枚？誰向けに？パワポなのかワード文書か？といったようにこの一言だけだと明確でないですよね？
そのまま、自分の考えた通りに仕事に取り掛かるととんでもないミスを連発しそうです。
３．計画不良
　自分が立てたそもそもの計画の不良に起因するものです。さらに細かくみると、管理不良、作業不足、能力・経験不足といった感じです。
例えば、いついつまでに○○終わらせといて！と言われたにも関わらず達成できなかった場合です。そもそも自分の能力でできる仕事ではなかった・十分時間があったのに、他の仕事も入り、管理がおろそかだった等々です。
４．学習不足
　その名の通り、知っておくべきことを知らなかったために起こるケースです。例えば、何も知識のない人が勉強せずに株の売買を行い、結果として損を出してしまうといった感じです。

◆失敗・ミスを減らすには

じゃあ、どうやって失敗・ミスを減らすんですか？って話ですが
大前提として、失敗・ミスは減らすことができても０にすることは難しいということです。
また、大事なのは、上述した◆失敗・ミスをしない人とはで紹介したように、ミスをした後の再発防止が肝心となってきます。
なので、ミスをして、申し訳なさそうな顔をして「申し訳ございません。以後気をつけます。」とだけ言って、その場を切り抜けるのはNGです。
起こったことに対して再発防止をしっかり考え、適切に対処して初めて、この言葉を放つべきです。
じゃあ、具体的にどう解決するかですが、2つ紹介します。

①仕組みを変える
失敗・ミスの原因は、やらかした人に原因があると思いがちですが、もしかするとそもそもの作業やマニュアル自体に不備があるケースがあります。
人間の集中力は、瞬間的に高めることはできても、それを機械のように維持させることはできません。となると、作業自体に設計ミスがあったり、マニュアルの一部の作業が煩雑だったり、一方で省略されていたりします。
そのため、現在行っている作業を正とせず、仕組みそのものを簡素化するということも考慮すべきです。ここでのキーワードは「最小化」です。
時間・労力・コストなどあらゆる面で最小を意識するのです。そもそもその作業は必要か？機械やソフトを使って代替できないか？などなどです。
これを見極めることは、仕事の本質を整理し、本当に必要なことだけを残すことで、効率は上がります。

②失敗・ミスの共有
個人レベルで「え、そんなミスが起きたの！？」といった内容でも、部署・会社・世間といったように視点を上げていくと、必ず類似の失敗が起こっています。過去に起こった失敗の原因が分っていれば、同じような失敗の兆候を察知でき、回避するのは比較的に容易になります。
失敗・ミスの共有がきっちりされていれば、同じことは起きないはずですし、共有することで失敗・ミスはプラスに転化できるのです。

◆明日から使えるTips

最後に本で紹介されていた失敗・ミスをしないためのTipsでいいなと思ったものをいくつか紹介します。すぐに使えるものばかりなので参考までに
①忘れ物をしないために
普段の生活の中で、出先で忘れ物に気づいた経験はありませんか？
忘れ物をしないためには、どうすればいいかですが、毎日必ずするこ習慣の中に組み込むのです。例えば、一度した忘れ物の中に、社員証とかってあったりしませんか？よく社員の方が首から、ぶら下げてるやつです。セキュリティ対策をしっかりしている会社だと、それがなければビルの中に入ることができないようになっていると思います。
じゃあ、どうやって習慣に組み込むかですが、ドアノブにかけておくのはどうでしょうか？ドアノブをひねらずに会社に出社することはないですよね？
いやいや、うちの家は引き戸だよっていう場合は、靴の上に置いておくのはいかがでしょうか？このように、毎日の習慣の中に組み込むことができれば、忘れ物は減るはずです。
②たいした事ないことは脳から追い出す
大事な仕事に集中している時に、別の仕事を頼まれたが、ついうっかり忘れてしまったこんな経験ありませんか？だいたいこの仕事って優先順位が低くて、後回しにした結果起きたりしませんか？
こういう時ですが、ポストイットなどの付箋をTO DOリストとして活用することをおすすめします。頼まれた簡単な仕事は、とりあえず付箋に書いて、忘れない場所に貼り付けておくだけです。集中力が必要な仕事に注力できるように、一旦脳から追い出しましょう。その仕事が終わった後で、付箋に書かれた仕事をこなし、終わったら付箋をくしゃくしゃにして捨てればいいのです。

◆終わりに

いかがでしたでしょうか？
最後まで、読んでいただきありがとうございます。
この記事が皆さんのお役に立てれば、幸いです。
また、初めて本のまとめをしてみましたが、どうやったらより短くわかりやすく伝えるかが、私の今後の課題かと思います。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

※上記本の表紙の画像は版元ドットコムからの引用になります。
「本の紹介などのための利用はご自由にどうぞ。」とのことなのでありがたく使わせていただきました。今後も使わせていただきます。https://www.hanmoto.com/
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