セミナー／イベントをオンライン開催する７つのメリット
こんにちは。岩橋ひかりです。
前回の「中止判断その前に。セミナー／イベントをオンライン開催するための10個のヒント」に続いて、今回はオンライン開催するメリットについて書いてみることにします。
私は、オンライン開催だからこそのメリットがあると感じていて。東京都内に住んでいますが、敢えて、オンライン開催することがほとんどです。
というわけで・・・オンライン開催の何がいいのか？ そのメリットについて、主催者側・参加者側それぞれの視点で書いてみます。
オンライン開催を検討されているセミナー／イベント主催者の方にお読みいただけると嬉しいです！
＜主催者側のメリット＞
１）「不参加」という概念がなくなる
イベント開催をする側にとって、最も大変なことの一つが「集客」。
一人でも多くの方に参加していただけるように集客に尽力されたり、また、その後のフォローやリマインドなどにかなりの労力をかけているのではないでしょうか。
しかしながら、どれだけ労力をかけたとしても、”直前の欠席連絡”はつきもの。
でも、オンラインを活用することで「欠席」という概念自体がなくなるんです。
というのも、会場参加ができなくなっても、オンライン参加に切り替えることもできますし、また、リアルタイムでの参加が難しい場合でも、後日動画を見ていただくことも可能です。（動画について詳しくは6,7に書いています）オンラインであれば、当然ですが、どこにいても参加できますし、移動時間やスキマ時間を活用して参加したり、視聴したりことだって可能です。
どんな状況であっても、参加を希望していた方に、セミナー／イベントで提供する情報をお届けできることはもちろん、「欠席」という概念がなくなるのはオンライン開催の大きなメリットの１つです。
（お子さんが一緒でも参加できるのでママにも好評です！）
２）少ない人数で運営することができる
リアルイベントの場合だと、会場での受付、誘導、写真撮影、動画撮影、などなど、開催規模にもよりますが、複数名の運営スタッフを配置する必要があります。
ですが、オンライン開催の場合だと、登壇者の他に、オペレーターが１人いれば運営可能です。
オペレーターの主な役割は、オンライン配信のセッティングや、トラブル時の対応など。動画の撮影はいったん録画ボタンを押してしまえば、その後は写真撮影をするなど何役も兼任することが可能です。
（オペレーターの詳しい役割については 前回記事 に書いてます）
ちなみにオペレーターはこんな感じ。
これは、オンライン✕リアル融合スタイルなので、会場スタッフもいますが、オンライン側はオペレーター１人でまわしてます。
とはいえ、事前準備としては、ZOOMの動作確認（登壇者の写り方、投影資料の見え方の確認等々）はもちろん、電源ケーブルの確保など、リアル開催にはないような準備も色々あります。
慣れていない場合、これらのセッティングに時間がかかってしまうので、準備の時間には余裕を持っておきましょう。また、登壇者と動作確認の事前リハーサルを行うことも大切です。
３）「参加者の声」の収集が容易
オンライン開催の場合、ZOOMに付帯されているチャット機能や、ちょっと上級編になりますが、その他ツールを活用した合わせ技を使うことにより、セミナー中に参加者からの質問や意見、感想などをテキストで収集することができます。（私は、Facebookグループやイベントページを合わせて利用し、参加者からの意見はそちらに書いてもらうことが多いです。）
リアル開催の場合、意見や質問などは、時間にも限りがありますし、数名にのみ発表してもらうスタイルが多いと思うのですが、テキストを活用することで、短時間で参加者全員から意見を出してもらうことも可能です。
参加者としても、参加しテキストで発言することで、アウトプットの機会が増えますし、全員の前で口頭発表するよりも緊張せずに質問できるというメリットもあります。
また、テキストで書いてもらうことで、それが記録としても活用することができます。更に、記録としての活用だけでなく、本人の承諾が前提となりますが、SNSやWEBサイト等にセミナー／イベントの感想をお客さまの声として活用しやすく、今後の集客・口コミにもつながる、主催者にとってはとても嬉しい効果も見込めます。
以上が、主催者側にとってのメリットです。
ここからは、参加者にとってのメリットを書いていきたいと思います。
＜参加者側のメリット＞
４）どこでもにいても参加できる
その言葉通り、どこに住んでいてもインターネットに繋がる環境があれば、イベントに参加できるのが参加者にとって最大のメリットです。
私の経営するMYコンパス社では2年ほど前から、主宰するコミュニティメンバー向けの定例勉強会や一般向けイベントなど、様々なスタイルでオンライン開催しています。（規模は大小様々ですが100回以上開催しています）
コミュニティのメンバーには、子育てしながら働く女性が多く、毎日仕事・子育てで忙しく、自分の時間が取りにくい人であっても、参加できるスタイルを意識。オンラインセミナーをお昼休みに合わせて開催することだってあります。子育て中で忙しい状況であっても、新しいことを学びたい、仲間と交流したいと考える人は多数いらっしゃいます。
特に、地方や海外在住のメンバーからは、東京開催のセミナー／イベントに移動時間ゼロで参加できる機会を、とても喜んでいただいています。
５）多様な参加者との出会い
「どこにいても参加できる」ことによって、リアル開催の場合、その多くが会場周辺にお住まいの方の参加だと思います。
しかし、オンライン開催の場合、ふだん絶対に出会えないような他の地域に住む方々との出会いや交流があることが、オンラインならではのメリットです。
ちなみに、これれまで私達が開催したイベントにどんな場所からのご参加者がいたかというと・・・
日本国内だと、北は北海道から南は沖縄まで。新潟、福井、岐阜、山口、宮崎、などなど、、、全国各地から。
また、海外からは、上海、インド、バンコク、ジャカルタ、マニラ、インド、ボルネオ島、マルタ島、メキシコなどなど、世界各地からご参加いただいています。
毎回、「えー！そんなところから！！今何時ですか？」とかいう話題が飛び出すのは、場の雰囲気を和ませるアイスブレイク的なトークにもなりますし、多様な場所からの参加者の方がいらっしゃることで、オンラインならではの満足感を味わっていただけることも多いです。
日本国内、また世界各地の方々とオンラインで繋がってセミナー／イベントを共有できるのは、主催者としてもとても嬉しいです。
（日経BP社イベントにて。「どこから参加してますか？」の回答フリップ）
６）どんな状況でも参加できる
場所だけでなく、どんな状況にあっても参加できる、というのも参加者にとってはメリットがあります。前述のとおり、私たちのイベントには子育て中の女性が参加いただくことが多いのですが、何度も開催しているうちに、自然と「ながら参加」というスタイルが定着してきました。
子どもと一緒に過ごしながら、授乳しながら。また、お昼休みに休憩＆ランチしながら。それがカフェだったり、ドラッグストアの駐車場の自家用車でおにぎりを食べながらだったり。また、移動中の電車や助手席からだったり。何かをしながらセミナー／イベントに参加するというものです。セミナーに集中してないじゃん！ってツッコミも入りそうですが、子育てで忙しくわざわざ学びの場に出かけることができない層もいて、そういった方々にとても喜んでいただいているのも事実。
オンライン参加の場合、出かける準備をして、移動時間をかけて会場に行くことがないため、参加のハードルが低く、学びの機会を得にくい方にもお届けできる、その可能性を感じています。
さらに、イベントの性質によっては、「耳だけ参加」という参加スタイルが可能な場合もあります。
「耳だけ参加」は、参加者側のカメラ・マイクをオフにし、配信される音声を聞きながら子供の世話や家事など他のことをしているスタイルです。
７）で記載しますが、オンライン開催の場合、後から復習もできるので、このような「ながら参加」、「耳だけ参加」であっても学びの機会として十分に活用できるのです。
７）遅刻や欠席の心配がなく、復習もできる
オンライン開催の場合、例えば、開始時刻に３０分遅れてしまったとしても、終了後に冒頭３０分の動画を見ることもできるし、急遽参加できなくなってしまった場合でも、全てを動画で見ることができます。
リアルタイムに参加できなかったとしても、実際に参加した場合と全く等しい情報を受け取ることができるのです。
また、６）に記載した、「ながら参加」や「耳だけ参加」の場合、集中できる環境で参加した場合と比べると、学びの効果が低くなってしまうことが懸念されます。
ですが動画があれば、後から落ち着いて集中して聞けなかった部分を繰り返し見たり聞いたりすることができます。
リアルタイムで参加した方にとっても、復習のため再度動画を見ることができると好評いただいております。
以上がセミナー／イベントをオンライン開催する７つのメリットでした。
今回の記事、いかがでしたでしょうか？ この記事が誰かのお役に立てれば何よりですし、オンライン開催のヒントに活用いただけると嬉しいです。
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最後に宣伝。
来月、はじめての出版を予定しております。こちらは本業。女性のライフキャリアについて書いていますので、よかったらぜひお読みいただけると嬉しいです。
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